В мае 2022 года к нам в компанию с целью описания и систематизации текущих бизнес-процессов, а также автоматизации их с помощью функционала Битрикс24, - обратилась Елена – руководитель отдела производства компании «НОВЫЙ ВЕК».
Управляющая компания «Новый Век» занимается обслуживанием и содержанием многоквартирных домов в Ростове-на-Дону. У компании в управлении 13 домов, в которых живет 1500+ жителей.
На момент обращения в нашу компанию, УК «НОВЫЙ ВЕК» уже работала в CRM системе "Битрикс24", однако система не закрывала все потребности руководства компании по прозрачному отслеживанию бизнес-процессов, аналитики по выполнению план-фактовых показателей и контролю работы сотрудников.
Большую часть функционала Битрикс24 для автоматизации производственно-технического отдела и аварийно-диспетчерской службы компания не использовала , поэтому было принято решение найти интегратора, который комплексно закроет все пробелы и запросы компании.
На первой встрече-консультации менеджер REON рассказал о нашем подходе к реализации проекта, что работу мы начинаем с комплексного предпроектного аудита (ППА), в результате которого составляем подробное предпроектное задание - дорожную карту развития и автоматизации производства на несколько шагов вперед. В предпроектном задании мы фиксируем задачи, сроки, риски и результаты проекта, к которым мы по итогу должны прийти. Благодаря такому предпроектному заданию заказчик максимально прозрачно и на берегу видит, какая работа будет выполнена, в каком объеме, какова ее стоимость, и к какому результату мы в итоге придем после завершения проекта.
В итоге руководству компании понравилась идея создания предпроектного задания, поэтому они решили провести аудит с нашей командой, чтобы понять закрывает ли наше решение все потребности и запросы их компании, и стоит ли продолжать сотрудничество по внедрению CRM системы именно с нашей компанией.
Компания выделила ряд задач на автоматизацию отдела продаж, которые нам предстояло решить:
- настроить возможность отслеживать аналитику по плану/факту работ;
- отслеживать поступление заявок;
- предоставить руководителю возможность быстро получать
необходимую информацию о ходе работ;
- оптимизировать и оцифровать текущий бизнес-процесс продаж в компании и перенести его в Битрикс24 в виде воронок продаж.
Предпроектный аудит на внедрение Битрикс24
1. Во время комплексного предпроектного аудита (ППА) мы провели исследование компании, её продукта, оцифровали текущие бизнес-процессы, описали общую структуру компании и её текущую IT-инфраструктуру, а также выявили перечень задач на построение системы в отделе производства. По сути мы подготовили первую часть предпроектного задания.
То, как это выглядит, - вы можете увидеть ниже.
2. Только познакомившись со всеми аспектами работы компании, - мы подготовили предпроектное задание, то есть дорожную карту того, каким образом должна быть настроена CRM система:
- Какие в ней должны быть выделены бизнес-процессы и по каким направлениям;
- Как эти бизнес-процессы будут связаны между собой;
- Какие сущности будут принимать участие в работе;
- Каким образом будут попадать заявки в систему;
- Какие сервисы и виджеты должны быть дополнительно интегрированы и сколько они стоят;
- Какие автоматизации должны быть настроены;
- Какая телефония подходит и почему;
- Как в целом будет проходить процесс внедрения и адаптации CRM системы;
- На какие этапы будет разбит процесс внедрения;
- В каком формате будет проходить обучение сотрудников и руководства компании, какие темы и модули будут освещены;
- Как будет проходить процесс дальнейшего сопровождения после сдачи проекта и тд.
Именно так руководство компании действительно понимает, что и как будет устроено в рамках её CRM системы: какие задачи она поможет закрыть, как она поможет оптимизировать и автоматизировать работу в отделе производства. Это очень важно для того, чтобы по окончанию проекта ожидания клиента совпали с реальностью.
3. Далее проект-менеджер REON провел защиту аудита перед Еленой (руководитель отдела производства ), обосновал все этапы работы и их стоимость. Благодаря предпроектному заданию директор компании максимально прозрачно и на берегу увидел, какая работа будет выполнена, в каком объеме, какова ее стоимость, и к какому результату мы в итоге придем после завершения проекта.
После чего руководство «НОВЫЙ ВЕК» уже приняло окончательное решение о продолжении работы с нашей командой, и мы стартовали работу по настройке Битрикс24.
Реализация проекта: оцифровка бизнес-процесса продажи
После первого этапа нашей работы - аудита, мы выделили три основных бизнес-процесса работы в отделе производства:
- “ПТО”;
- “Работа с заявками”;
- “Уборочные работы”.
1. Первый бизнес-процесс, который мы описали и реализовали в виде воронки продаж в Битрикс24, - связан с работой “ПТО” (производственно-технического отдела).
Данная воронка была выделена для ведения работ инженера по закрепленным домам для выполнения плановых работ.
2. Следующая воронка – "Работа с заявками".
Описана для работы с обращениями жильцов, дома которых закреплены за компанией. Бизнес процесс данной воронки делится между двумя сотрудниками: диспетчер либо секретарь, инженер.
3. Воронка “Уборочные работы” была создана для того, чтобы мастер отслеживал корректный ход проведения уборочных работ в закрепленных домах\дворах.
Настройка Битрикс24
1. На основе прописанной карты проекта, мы приступили к базовой настройке Битрикс24:
- подключили пользователей
- разграничили права
- импортировали текущую клиентскую базу в систему
- настроили 3 конверсионные воронки
- настроили карточки “Сделка” и “Контакт”
- настроили автоматические действия системы в зависимости от стадии ведения сделки: создание задач, туннели продаж;
- настроили поля в карточках контактов, компаний и сделок для фиксации важной информации.
1. Подключили к CRM системе IP-телефонию от Ростелеком, чтобы все телефонные обращения автоматически фиксировались в CRM системе, а все разговоры записывались в карточке клиента.
Теперь как руководитель, так и сами менеджеры смогут прослушивать телефонные разговоры для корректировки своей работы и выявления недочетов скрипта.
Кроме того, при входящем звонке текущего клиента в компанию, - звонок будет автоматически отправлен на ответственного за сделку менеджера. Пропущенные звонки также попадают в систему в статусе "незавершённые", а у менеджера высвечивается задача перезвонить и перевести сделку на следующий этап воронки.
2. Провели интеграцию Битрикс24 с WhatsApp, чтобы автоматически фиксировать все заявки с данных соцсетей и мессенджеров.
После того, как заявка попадает в систему, - на менеджера автоматически ставится задача "Связаться по обращению клиента и взять его в работу". Таким образом, ни одно обращение не будет потеряно или забыто сотрудником.
Также администраторам не нужно использовать сторонние приложения и гаджеты, чтобы общаться с пациентами через WhatsApp. Вся коммуникация происходит внутри диалогового окна Битрикс24.
3. Провели по два учебных курса по работе в Битрикс24: на первом обучении были освещены все разделы системы: бизнес-процессы, аналитика, настройки, а во время второго - мы ответили на накопившиеся в ходе работы вопросы.
Все обучение записывается и в дальнейшем передается руководству компании для быстрого ввода в должность новых сотрудников.
Результаты внедрения
После сдачи проекта с компанией «НОВЫЙ ВЕК» мы не прощаемся! Ещё в течение 1 месяца мы бесплатно сопровождаем компанию, консультируем по всем возникшим вопросам и вносим необходимые правки в работу системы. Нам важно не просто внедрить Битрикс24, а научить менеджеров и руководство эффективно работать в ней!
Поэтому REON даёт пожизненную гарантию на внедрение CRM! Если после сдачи проекта что-то не работает по нашей вине - моментально исправим. Всегда.
Хотите автоматизировать процесс продаж и выстроить прозрачную аналитику по работе с клиентами? Запустить процесс повторных продаж и монетизировать клиентскую базу?
Запишитесь на бесплатную консультацию по построению отдела продаж и внедрению CRM! Консультация станет первым шагом на пути построения прибыльного отдела продаж!
