Когда ко мне в первый раз пришли представители вуза, их запрос звучал: "как сделать так, чтобы мы увеличили посещаемость проводимых мероприятий, увеличили набор на образовательные программы, и как вовлекать больше участников в наши активности?"
Вполне логичный запрос. И разбирается он достаточно просто.
Есть правило: каждый контакт и взаимодействие с представителем целевой аудитории должны быть оцифрованы и аккумулированы в единое пространство.
Это звучит достаточно страшно, потому что, если до этого порядка в собираемых контактах не было, то огромной организации/учреждению очень сложно понять, где, что уже хранится и собирается, и как соединить это все в систему. Но на самом деле, запустить эту работу недолго.
Любое событие, которое предполагает привлечение внешней аудитории или имеет ограничение по вместимости, по месту проведения — это посыл к тому, что здесь должна быть регистрация.
И если для онлайн-мероприятий вроде бы все понятно: зарегистрировался – получил ссылку на подключение, то зачем регистрация на просветительские и открытые мероприятия в вузах и школах?
Мы привыкли в нашей обычной жизни приходить на развлекательные или официальные мероприятия по электронным билетам - тогда почему в университетах и школах не применять эту же практику.
Каждый контакт с целевой аудиторией — это возможность отследить путь представителя этой аудитории и его взаимодействия с нами. Мы не только фиксируем частоту и разнообразие контактов, но и можем спланировать новые контакты через интернет-продвижение или имейл-маркетинг, если такие контакты собраны в едином пространстве.
Кроме того, когда мы ставим целью внедрение подходов клиентоцентричности, - то мы понимаем, когда человек регистрируется на мероприятие и вообще первый раз видит дату и время его проведения, он фиксируется на этой информации максимум секунд на 15. Потом забывает. Со стороны организатора мероприятия мы должны напомнить ему средствами дистанционных коммуникаций о том, куда и на что он регистрировался, и лучше несколько раз. Мы должны помочь ему найти место проведения, дать информацию, как проехать и где припарковаться и, в конце концов, отправить материалы и записи встреч.
Это несложно, особенно, если мы озаботились заранее ввести регистрацию и фиксацию контактов в CRM или другую базу данных контактов.
Что делать, когда посетители мероприятий - студенты, преподаватели, школьники, родители и научные сотрудники - приходят на мероприятия без регистрации?
Здесь зависит от масштаба бедствия и массовости мероприятия.
Если это круглый стол, конференция на 30-50 человек – то допустимо сверять по спискам и дорегистрировать на месте, это не создаст помех для прохода и не вызовет неудобств.
Если это день открытых дверей или лекция на несколько сотен, тысяч человек – то включаем маркетинговые инструменты:
1. Даем возможность максимально быстро самостоятельно зарегистрироваться на входе, чтобы войти;
2. Проводим мини-опросы (1-2 вопроса), преимущественно бесконтактным способом;
3. Дарим лид магниты (полезные материалы), которые можно скачать после введения контактных данных в электронную форму;
4. Рассказываем на мероприятии, что всем зарегистрировавшимся отправим материалы и доступ (если такое предусмотрено) к закрытым чатам участников;
5. Применяем технические методы сбора данных о посетителях и тд.
Средств дособрать контакты очень много. И вести эту работу должен отдельный человек, так как работа с персональными данными, как и их сбор, хранение – ответственное и очень чувствительное дело.
Ну, а ответ на вопрос, заданный в начале статьи "как увеличить вовлечение, посещаемость и привлечение на такие мероприятия и последующие активности" - кроется в наличии такой системы в организации.
Если у вас есть вопросы по внедрению подходов клиентоцентричности в учебном заведении, вы можете написать автору сюда:
Почта: centricity@mail.ru, Телеграмм: t.me/ay_onor