С чего начать подготовку мероприятия? Как сделать его успешным и как облегчить себе жизнь, если вам нужен отличный результат при минимальных усилиях? Разбираемся в этой статье.
Многие думают, что секрет успешного мероприятия – в большом бюджете. Деньги важны, но ещё важнее планирование и внимание к деталям. Именно это поможет сделать мероприятие максимально интересным и полезным. Давайте посмотрим, из каких шагов состоит его организация.
1. Определите цель и формат. Формат зависит от цели. Например, если вы хотите сообщить о запуске нового продукта и привлечь инвесторов, проведите презентацию. Если цель – собрать представителей бизнес-сообщества, найти партнёров и клиентов, продемонстрировать экспертность, подойдёт форум или конференция.
2. Выберите площадку. Ориентируйтесь на количество участников, чтобы все могли с комфортом разместиться. Продумайте расположение различных участков и конструкций на площадке: сцены, обеденных и технических зон, фотозоны, локаций для отдыха и т.д.
3. Разработайте программу. Учитывайте интересы аудитории, а также возможности площадки. Заложите в программу время на отдых, обед, общение. Вы должны заранее понимать, что будет происходить на каждом этапе – от сбора участников до завершения мероприятия.
4. Подберите выступающих и ведущих. В зависимости от типа мероприятия понадобятся разные люди. На форум – эксперты из соответствующей сферы. На городской фестиваль – артисты, музыканты. Для всех приглашённых нужно соблюсти технический и бытовой райдер.
5. Проверьте техническое оснащение площадки. Если вы планируете деловое мероприятие в конференц-зале, там чаще всего уже есть необходимое световое, звуковое и прочее оборудование. На нестандартную площадку его придётся привезти.
6. Подберите подрядчиков по монтажу конструкций и декоративному оформлению. Они выполнят застройку площадки, монтаж сцены, установку баннеров и другие работы.
7. Продумайте, как люди будут добираться на площадку. Если она за городом, стоит организовать трансфер.
8. Займитесь продвижением мероприятия. Пусть как можно больше людей узнают о нём, купят билеты, расскажут в СМИ и соцсетях.
9. Подготовьте раздаточные и рекламные материалы, сувениры и подарки.
10. Обеспечьте участников питанием. Кофе-брейк, фуршет или полноценный обед – это способ отдохнуть между выступлениями спикеров и завести полезные знакомства.
11. Проведите мероприятие. Планированием и подготовкой дело не ограничивается: в назначенный день нужно следить за таймингом и обеспечивать техническую поддержку. При необходимости – решать возникающие проблемы.
12. Соберите обратную связь. Всегда важно анализировать, как прошло мероприятие. Это поможет взять на заметку удачные решения, чтобы в следующий раз всё улучшить и оптимизировать бюджет.
Организацию мероприятия можно сравнить с головоломкой из множества кусочков. Мы перечислили далеко не всё, есть ещё десятки важнейших деталей.
Что делать, если у вас недостаточно опыта или просто нет времени на подготовку? При этом вам нужно достичь задуманной цели, не потерять деньги и по возможности что-то заработать. А ещё сделать так, чтобы всем всё понравилось и о мероприятии написали хорошие статьи в разных изданиях.
Вариант, который снимет всю головную боль – обратиться в event-агентство полного цикла. Агентство «Прожектор» предлагает готовое решение – организацию мероприятия под ключ, от идеи до проведения. Все пункты, которые перечислены выше, мы возьмём на себя.
У «Прожектора» большой опыт – более 100 успешно проведённых мероприятий в Рязанской области и ЦФО. Мы можем организовать любые события:
- форумы и конференции
- открытия и презентации
- корпоративные мероприятия
- выставки и ярмарки
- городские праздники и фестивали
- онлайн и гибридные мероприятия.
Наша команда работает с событиями разного масштаба – на несколько сотен или на несколько тысяч участников. В день проведения мы сопровождаем мероприятие на месте, а после – готовим отчёты и закрываем необходимую документацию. Гарантируем полное соответствие вашим целям, нешаблонный подход и постоянную поддержку опытной команды.
Чтобы обсудить детали, заполните заявку по ссылке. Мы свяжемся с вами, сориентируем по бюджету и предложим варианты проведения.
Подписывайтесь на наш канал – здесь делимся идеями, полезными советами по организации мероприятий и рассказываем о трендах event-индустрии.