Согласно ТК РФ Статьи 136 обязанностью любой организации является выплата заработной платы сотрудникам, которые трудятся в этой организации. Помимо этого каждому сотруднику накануне предоставляется расчетный листок, в котором достаточно подробно указывается информация от составных частях заработной платы, о размерах иных сумм, начисленных сотруднику, полагающихся к удержанию, а также сколько в конечном итоге должно быть выплачено сотруднику за указанный период времени.
Казалось бы не самая сложная задача на первый взгляд, но расчет заработной платы не так прост как кажется на первый взгляд, в нем есть множество нюансов. Обычно в компании есть отдельный человек - бухгалтер по расчету заработной платы, который осуществляет сразу несколько задач помимо указанных или целая служба, если компания крупная и штат сотрудников большой. Давайте посмотрим стандартный функционал по направлению данной работы.
Примеры с описанием функционала взяты их обычных объявлений о вакансиях на сайтах поиска работы.
1. Бухгалтер по расчету заработной платы - обязанности и функционал
Обязанности:
работа в ЗУП по расчету заработной платы, отпускных, больничных и т.д. (численность персонала 80 чел.)
увольнение, прием сотрудников, работа с исполнительными листами, приказы, договора,
Отчеты в контролирующие органы по З/П и персоналу
Или еще пример:
Обязанности:
Начисление и расчет заработной платы сотрудникам компании
Расчет отпусков, командировок, Больничных листов, компенсаций
Выдача справок, консультирование сотрудников по расчетам
Своевременная подготовка и сдача отчетности в налоговую
Ну и еще один вариант для разнообразия:
Обязанности:
Прием, увольнение ,перевод сотрудников.
Расчет оплаты труда, больничных листов, отпускных, премий , разовых выплат.
Формирование списков , ведомостей на выплату , подготовка и отправка уведомлений в ФНС, отчетность в СФР, ФНС по заработной плате.
Ключевыми навыками при этом являются несколько вещей для выполнения указанной работы: знание бухгалтерского и налогового учета в части блока «расчеты с персоналом по оплате труда» и трудового законодательства, а также непосредственно программ - 1С бухгалтерия и 1С ЗУП, в которых и ведется обычно учет всех действий по сотрудникам.
Работа по начислению заработной платы не ограничивается только расчетами в рамках стандартных окладов, указанных в трудовом договоре. Есть множество всего того, что обычный сотрудник, получая заработную плату даже не видит и не задумывается о том многообразии действий, которые выполняет тот, кто ответственен за начисления. Например,
- Проверка и составление табелей учета рабочего времени. Тут все понятно - кто, сколько отработал, присутствовал и отсутствовал на работе, болел, ходил в отпуск, ездил в командировку и т.д.
- Расчет заработной платы, отпускных, больничных, различных компенсаций, алиментов, пособий по уходу за ребенку, беременности и родам и т.д.- помимо выполнения обязанностей по основному месту работу сотрудник может работать по совместительству, уехать в командировку, болеть, находиться в отпуске оплачиваемом и неоплачиваемом. И в каждой ситуации своя база для расчета, период, а еще есть отдельные коэффициенты, которые применяются в расчетах в зависимости от условий труда, вредности производства, места расположения работы, которые также необходимо учитывать.
- Выдача справок, консультирование сотрудников по расчетам. Здесь я думаю все понятно. Если вы получили расчетный листок, вы имеете право обратиться за консультацией и пояснениями по расчету - по предоставлению корректных сведений о том, почему именно так была начислена в этом месяце заработная плата, почему в нее не вошла та или иная сумма или, наоборот, добавлена.
- Начисление и расчет налогов с ФОТ: организация обязана уплачивать страховые взносы, исполнять роль налогового агента по удержанию и перечислению в бюджет НДФЛ, а также своевременно предоставлять отчетность в фонды. Это также большой пласт работы, за невыполнение которого компании грозят штрафы
- Отражение данных по начисленным суммам в бухгалтерском учете и проверка правильности отраженных операций (счета 70, 73, 69, 68, 20, 26)
Подчиненность такого сотрудника может быть как непосредственно бухгалтерской службе, так и службе персонала, фактически же эта деятельность стоит на стыке ведения кадрового и бухгалтерского учета, поэтому в зависимости от внутренней организационной структуры объем задач может варьироваться, так же как и подчиненность. Иногда расчет заработной платы полностью выведен в службу персонала.
2. Риски, которые обычно отслеживаются по направлению расчета и начисления заработной платы в компании
Функционал данной службы помимо всего прочего подразумевает обеспечение контроля необоснованной выплаты средств в процессе расчета заработной платы и отсутствие манипулирования процессом расчета внутри организации. Вот несколько примеров того, какие риски "контролируются" в данном направлении:
- Отсутствие сотрудников-призраков в платежных ведомостях, когда в них отсутствуют лица, не работающие в организации и заработная плата перечисляется в обоснованном объеме
- Корректный учет рабочего времени на основании правильно заполненных табелей учета рабочего времени, в том числе касающихся сверхурочной работы
- Выплата агентских вознаграждений на основании верных расчетов по выплате комиссий и бонусов за выполнение плана продаж и т.д.
- Ставки заработной платы проверяются на корректность и соответствие документам ( трудовому договору, доп.соглашениям и т.д.)
- Контроль выплат по авансам в соответствии с установленными лимитами расходования средств, а также обоснованности заявляемых расходов, под которые требуется выплата аванса
- И многое другое
3. Зачем вообще нужны контроли по направлению расчета и начисления заработной платы?
Наличие контролей в компании по направлению начисления и выплаты заработной платы помогает обеспечить компании нескольких вещей:
- отсутствие у компании необоснованных расходов и выплат
- корректные выплаты сотрудникам в соответствии с трудовым законодательством
- отсутствие токсичной среды на рабочем месте
Причем если с первыми двумя все понятно, то на последнем пункте я остановлюсь подробнее. Отсутствие точек контроля по расчету и начислению заработной платы может привести к падению доверия между работодателем и работником, что в конечном итоге скажется не только на падении морального духа и производительности компании, но и приведет к текучке кадров - новые сотрудники будут приходить и уходить.
Как известно, самое главное в компании - это люди и именно те, кто работают в компании формируют ее будущий облик своими действиями. Мир не совершенен и никто не застрахован от того, что что-то пойдет не так, другой вопрос - чего именно становится больше - прозрачности, повышения качества работы, развития правильных систем мотивации или, наоборот.
Меня всегда волнует, как была посчитана моя собственная заработная плата и насколько обосновано то, почему начислили ту или иную сумму, а также как повели себя люди, в случае наличия ошибки - попытались ли скрыть или исправить ситуацию, посоветовали ли мне самой лечить нервы или извинились и признали недопустимость подобных ситуаций в будущем.
4. Опрос - исследование
В связи с этим я решила провести небольшое исследование. А как бы поступили вы, если бы вам некорректно начислили заработную плату - недоплатили какую-то сумму и не предоставили корректных пояснений о причинах ошибки или не признали бы ошибку в расчетах:
- устроили бы скандал
- уволились бы в тот же день или в самое ближайшее время
- пожаловались бы высшему руководителю
- смолчали бы и продолжили работать - может в следующий раз сами исправят
- смолчали бы и продолжили работать - деваться-то некуда, пусть хоть так платят
Буду признательна за ваши ответы на вопросы, пишите их в комментариях!
Всем добра!