Компаниям и индивидуальным предпринимателям в соответствии с действующим законодательством необходимо обеспечить хранение кадровых документов даже в случае реорганизации, закрытии бизнеса. Для отдельной кадровой документации сроки хранения достигают 75 лет. Как организовать архивное хранение, какие сроки предусмотрены для каждой группы кадровых документов, требования к помещению и варианты организации архива – рассмотрим детально данные вопросы.
Читайте, какие процессы предусматривает архивное хранение кадровых документов, кто занимается этим в компании, чем помогут электронные сервисы КЭДО.
Зачем нужно хранить кадровые документы
Кадровые документы необходимо хранить определенный законом срок для решения следующих задач:
- Разрешение трудовых споров между работодателем и сотрудником.
- Предоставления информации по запросу о том, что сотрудник действительно работал в компании в определенный период (справку с места работы можно получать и у бывших работодателей) для устройства на новую работу.
- Восстановление трудовой книжки в бумажной форме.
- Получение компенсаций в случае несчастного случая на производстве.
- Предоставление информации о трудовом стаже сотрудника для оформления пенсии и др.
- Предъявление контролирующим органам при проведении проверок.
Сколько хранятся кадровые документы
Для начала определим, какие есть виды хранения кадровых документов:
- Текущее. Документация, которая используется в настоящий момент (по которой не закончено делопроизводство), со сроком хранения менее 10 лет. Такие документы хранятся непосредственно в отделе кадров в металлическом шкафу или сейфе. Специальные условия не требуется, только лишь обеспечить сохранность и защиту от доступа к ним посторонних.
- Архивное. Кадровые документы, по которым срок хранения не истек, через 10 лет передаются в архив. Здесь есть ряд обязательных требований как к подготовке к передаче документации, так и к самим помещениям архива, где обеспечивается хранение.
Текущее и архивное хранение кадровых документов можно организовать в сервисе «Добыто. КЭДО».
Текущее хранение кадровых документов подразумевает следующие сроки:
- Графики отпусков – 3 года.
- Правила внутреннего трудового распорядка – 1 год после замены.
- Табели и журналы учета рабочего времени – 5 лет.
- Отчеты о командировках – 5 лет.
- Уведомления, предупреждения сотрудников – 3 года.
- Заявление сотрудников о выдаче документов, связанных с их работой (справки с места работы) – 1 год.
- Документы о дисциплинарных взысканиях – 5 лет.
- Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охране труда – 3 года.
Архивное хранение организуют для следующих документов:
- Документы по личному составу (трудовые договора, документы о приеме на работу, увольнении, переводе, совмещении, личные карточки, счета сотрудников и др.) – 75 лет, если они были оформлены до 2003 г., 50 лет – при оформлении с 2003 г.
- Личные дела руководителей и сотрудников (заявления, копии приказов, включая выписки, копии личных документов, анкеты и др.) – 75 лет, если они были оформлены до 2003 г., 50 лет – при оформлении с 2003 г.
- Табели, журналы учета рабочего времени при тяжелых и опасных условиях труда – 75 лет, если они были оформлены до 2003 г., 50 лет – при оформлении с 2003 г.
- Невостребованные подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, аттестаты, дипломы и пр.) – 75 лет, если они были оформлены до 2003 г., 50 лет – при оформлении с 2003 г.
- Документы о несчастных случаях на производстве – 45 лет.
- Постоянно хранятся штатные расписания, до востребования – личные документы сотрудников.
Мнение эксперта. Если накапливается много временной (текущей) кадровой документации, то никто не запрещает передавать ее во внутренний архив компании. Часто так делают для документов со сроком хранения 3-5 лет, которые не требуются постоянно – например, нужны только при проведении проверок контролирующими органами.
Как организовать архивное хранение кадровой документации
Для начала компания должна определить порядок подготовки, передачи, хранения и учета кадровых документов в архив. Можно воспользоваться правилами, утвержденными Приказом Росархива № 77 от 31.07.2023 г., но для негосударственных организаций их соблюдение не является обязательным – работодатель вправе самостоятельно определить такие правила, закрепив их локальным нормативным актом, например – в положении об архиве.
В общем случае организация архивного хранения кадровой документации осуществляется в несколько этапов:
- Утверждение соответствующего локального нормативного акта об архиве;
- Выделение помещения, отвечающего требованиям для архива;
- Приобретение и установка модуля «Добыто. КЭДО», если требуется хранение электронных документов по кадрам;
- Подготовить документы для передачи на архивное хранение;
Каждый этап рассмотрим подробнее.
Положение об архиве
Архив – отдельное структурное подразделение со своими ответственными лицами и сотрудниками. Основой существования данного подразделения является утвержденное положение об архиве. Поэтому при организации архивного хранения в компании необходимо следующее:
- Подготовка положения об архиве. В локальном нормативном акте необходимо определить ответственное лицо, состав подразделения, порядок передачи документов на архивное хранение. Положение об архиве утверждает руководитель компании. Поскольку в архив передается не только кадровая документация, то ознакомить с данными локальным нормативным актом необходимо всех сотрудников компании.
- Подготовка должностной инструкции архивиста. Как и для других сотрудников компании, в должностной инструкции указываются права и обязанности, трудовые функции и пр. Допускается отсутствие должностной инструкции, если вся информация по должности указана в трудовом договоре (приложении к трудовому договору).
- Внесение изменений в штатное расписание. В штатном расписании необходимо добавить должности архивиста, ответственного лица.
Также важна подготовка годового плана и плана-графика приема документов в архив. В годовом плане определяется, что архив, как структурное подразделение, будет делать в течение календарного года. План-график отображает информацию о том, какую кадровую документацию по плану нужно передать на архивное хранение. Оформить план можно в модуле «Добыто. КЭДО».
Помещение для архива
Полные требования к помещениям или зданиям для архивного хранения документов, в т.ч. и кадровой документации, перечислены в ст. 15 № 125-ФЗ. Отметим лишь следующее:
- Не допускается обустройство архива в подвале или на чердаке здания, вблизи лабораторных, производственных помещений.
- Хранить кадровую документацию нужно на металлических стеллажах, в металлических шкафах или сейфах. Нельзя устанавливать стеллажи вплотную к внешним стенам.
- Требуется обеспечить защиту от солнечного света – недопустимо попадание прямых солнечных лучей на документы.
- В помещениях архива следует поддерживать постоянную температуру воздуха и влажность: 17-19 °C при относительной влажности 50-55 %.
- Не допускается прохождение через помещение труб водоснабжения, водоотведения.
Мнение эксперта. При большом объеме бумажных документов и невозможности выделения помещения, отвечающего предъявляемым к архивам требованиям, можно воспользоваться услугами архивного хранения в специализированных архивных учреждениях (внеофисное архивное хранение). Но эффективнее будет перейти на кадровый электронный документооборот, перевести архивные документы в электронную форму и хранить в электронном архиве модуля «Добыто. КЭДО». Это проще, дешевле, безопаснее.
Подготовка документов для передачи в архив
Документы по личному составу передаются в архив на протяжении следующего календарного года после вывода их из кадрового документооборота, но не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводства. Точный срок определяется в соответствии с частотой использования в компании таких документов.
Перед передачей документы в бумажном виде располагают в хронологическом порядке, нумеруют. Если ранее в документах уже была проставлена нумерация, то она перечеркивается, и проставляется заново для архивного хранения. Далее однотипная документация подшивается в папки. В папку первым листов вкладывается внутренняя опись, последним листом – лист-заверитель. Что касается личных дел, то их необходимо освободить от скрепок и скоб, расположить в хронологическом порядке, прошить.
Электронный архив для кадровых документов
Архивное хранение возможно для кадровых документов не только в бумажном, но и электронном виде. При этом требования к электронным архивам, как правило, более жесткие. В основном при архивном кадровых электронных документов руководствуются 2-мя нормативными актами:
- Приказ Росархива № 77 от 31.07.2023 г.
- Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2023 г.
Изначально не были строго утверждены форматы файлов электронных документов, поэтому работодатели использовали и PDF, и DOCX и др. В настоящий момент хранить кадровые документы в электронном виде необходимо только в формате PDF/A для основной части, файлы приложений, если имеются, описание в XML, файлы электронных подписей, машиночитаемые доверенности.
Для основной части указывается вид документа, заголовок или аннотация, сведения о режиме доступа. Для описания с метаданными – результат проверки подлинности электронной подписи, объем, наименование файлов, их форматы и дата последних изменений, срок хранения и дополнительные сведения при необходимости. Файлы приложений могут содержать текстовую информацию, графические данные, таблицы.
Можно выделить 3 типа электронных архивов в зависимости от места хранения документов:
- Локальный электронный архив. Хранение документов на материальных носителях компании – на жестком диске ПК, USB-накопителе, локальном сервере и пр.
- Облачные системы хранения электронных документов (СХЭД). Специализированные системы, предназначенные для хранения кадровой и иной документации компании. Должны соответствовать требованиям 152-ФЗ в части защиты персональных данных, а серверы СХЭД должны располагаться на территории Российской Федерации.
Электронный архив в составе системы кадрового электронного документооборота. При использовании системы «Добыто. КЭДО» электронные документы при обмене и так сохраняются на сервере оператора. Также в таких системах может быть реализована полноценная интегрированная СХЭД с возможностью загрузки и выгрузки, быстрого поиска, учета кадровых электронных документов.
Мнение эксперта. При передаче электронных кадровых документов в систему хранения электронных документов важно привести все документы к единым форматам и содержанию – в противном случае электронные документы не будут приняты системой. Важно, чтобы было 2 обязательных структурных элемента: файл основной части документа, файл описания с метаданными о документе, файлы приложений к электронным документам и файлы электронных подписей.
Реализация электронного архива в системе «Добыто. КЭДО»
При ведении электронного документооборота, включая кадрового ЭДО, компания использует ту или иную систему КЭДО. При этом в систему может быть интегрирована функция электронного архива. Все документы, которыми происходит обмен в системе кадрового электронного документооборота, могут храниться неограниченное время, и при необходимости выгружены для внутреннего использования или предоставления в контролирующие органы.
В электронных архивах модуля «Добыто. КЭДО» предусмотрены следующие функции:
- Загрузка электронных документов в электронный архив – например, анкеты, заявления сотрудников и прочие документы по личному составу.
- Фильтрация – отображение электронных документов по типу, дате и иным критериям.
- Быстрый поиск по архиву.
- Автоматическая регистрация кадровых документов, поступающих на архивное хранение.
- Выгрузка документов.
Одно из главных требований, предъявляемых к электронным архивам, где хранятся документы по личному составу – обеспечение конфиденциальности, надлежащей защиты персональных данных. Все системы КЭДО от российских разработчиков, в том числе модуль «Добыто», соответствуют требованиям 152-ФЗ, и их серверы расположены на территории РФ.
Заключение
- Кадровые документы в соответствии с действующим законодательством имеют разный срок хранения – 1, 3, 5, 45, 50, 75 лет. Работодатель обязан обеспечить сохранность и защиту кадровых документов, в особенности – документов по личному составу при организации архивного хранения.
- Традиционное архивное хранение кадровых документов имеет место быть, но при переходе на кадровый электронный документооборот процесс существенно упрощается. Возможно несколько вариантов организации электронных архивов – локально на материальных носителях компании (съемные носители информации, ПК), специальные ПО (системы хранения электронных документов) или системы кадрового электронного документооборота.
- Сокращаются сроки передачи документов в архив – в системе КЭДО такая передача осуществляется автоматически. Можно за пару кликов найти нужные электронные документы, причем – как по названию, так и по тексту, периоду, получателю или отправителю и иным критериям. Обеспечивается конфиденциальность, гарантируется сохранность кадровых архивных документов, хранящихся на сервере оператора ЭДО.
FAQ
После истечения срока хранения архивные кадровые документы обязательно подлежат уничтожению?
Нет – можно продолжить хранить их в архиве, если это требуется работодателю.
Что делать с кадровыми документами длительного хранения при ликвидации компании?
В соответствии со п. 10 ст. 23 Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. в случае, если негосударственная организация прекращает свое существование (ликвидация, включая банкротство), все документы, хранящиеся в архиве, а также документы по личному составу, документы, срок хранения которых не истек, передаются в упорядоченном виде в государственный или муниципальный архив. При этом упорядочиванием кадровой документации занимается ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий.
Система хранения электронных документов и система кадрового электронного документооборота – разные решения для работы с электронными документами?
По назначению, функциональным возможностям – это совершенно разные системы, используемые в кадровом электронном документообороте. При этом системы КЭДО могут иметь встроенный электронный архив.