Срочный трудовой договор можно оформить, если это прямо предусмотрено нормами ТК РФ. В документе указывает период действия трудовых отношений, по истечении которого работник подлежит увольнению. Срочный договор можно оформить в бумажном или электронном виде. Цифровой формат подписания документа допустим, если на это дал согласие сотрудник. Оформить срочный трудовой договор в электронном виде, как и другие кадровые документы, можно в сервисе «Добыто. КЭДО».
Читайте, по каким основаниям можно заключить срочный трудовой договор, что указать в содержании документа, в чем заключаются особенности оформления в электронном виде.
Срочный трудовой договор – что нужно знать работодателю
По умолчанию, все трудовые договоры оформляются на неопределенный срок. Это является одной из гарантий законодательства для рядовых работников. Но в ТК РФ есть и ряд оснований, по которым в договоре можно указать точный срок трудовых правоотношений. Чтобы избежать ошибок и штрафов за нарушения законодательства, работодателю нужно знать следующее:
- нельзя произвольно устанавливать срок в трудовом договоре, если это не допускается ТК РФ;
- даже по срочному договору необходимо обеспечить сотруднику все гарантии, от безопасных условий труда до оплачиваемого отпуска;
- если срок трудового договора истек, но работодатель допустил сотрудника до работы, то документ будет действовать на неопределенный период времени;
- оформление срочного договора сопровождается дополнительными действиями, от издания приказа до инструктажей по безопасности.
Еще до подписания договора нужно разъяснить сотруднику все последствия работы с определенным сроком. В противном случае неизбежно возникнут споры, которые могут дойти до суда, прокуратуры или трудовой инспекции.
Сведения о срочных трудовых договорах, периодах работы и начисленных страховых взносах отражаются в отчетности. Учет данных и оформление отчетов входит в перечень основных возможностей сервиса «Добыто. КЭДО». Его можно использовать и для подготовки, согласования и подписания кадровых документов в электронном виде, в том числе срочных договоров с персоналом.
Комментарий эксперта. В содержание срочного договора можно включить любые положения, не противоречащие законодательству, и не ухудшающие положение работника. Примерный шаблон документа есть в базе сервиса «Добыто. КЭДО». Его можно взять за основу, доработать с учетом положений локальных актов предприятия. Хранение договоров обеспечивается даже после истечения срока трудовых отношений.
Условия для оформления трудового договора на определенный срок
Заключить договор с определенным сроком можно только в случаях, перечисленных в ст. 59 ТК РФ. Вот самые распространенные примеры:
- замещение временно отсутствующего сотрудника (длительная болезнь, декретный отпуск и т.д.);
- сезонные и временные работы (например, на летний период для уборки урожая, на время до 2-х месяцев);
- направление на работу за пределами страны;
- работы, не подпадающие под основную трудовую функцию, деятельность работодателя;
- выполнение работ в связи с временным расширением производства или объема услуг (не более 1 года);
- работа в рамках стажировки или практики;
- временная работа по направлению центра занятости.
При заключении договора и в приказе о приеме на работу нужно указать точное основание. Если не сделать этого, то сотрудник сможет добиться оформления документа с неопределенным сроком действия.
Срочные договоры могут заключаться в рамках совместительства. В этом случае важно точно рассчитать норму рабочего времени. В сервисе «Добыто. КЭДО» этот процесс автоматизирован, что существенно облегчит задачу кадровиков. Учет рабочего времени для совместителей можно организовать путем взаимодействия с основным работодателем.
Особенности разработки и подписания срочного трудового договора в сервисе «Добыто. КЭДО»
Электронный кадровый документооборот намного удобнее бумажного. Помимо прочего, упрощается и процесс оформления и подписания трудовых договоров с персоналом. В этой части сервис «Добыто. КЭДО» дает возможность:
- работать с образцами и шаблонами документов, проверенных юристами;
- использовать все виды электронных подписей (работодателю необходимо иметь УКЭП, а сотруднику достаточно оформить простую подпись);
- обеспечить автоматическую регистрацию трудовых договоров, приказов и иных документов по кадрам;
- создать электронный архив для безопасного хранения документации.
С сервисом работают не только кадровики, но и другие специалисты организации. В частности, срочный трудовой договор могут согласовывать представители отдела, куда оформляется сотрудник, либо службы безопасности. В электронном виде документ будет максимально быстро передаваться между всеми участниками процесса согласования.
Комментарий эксперта. Обучение навыкам работы требуется даже для самых простых программ и приложений. Если компания внедряет сервис «Добыто. КЭДО», специалисты службы поддержки помогут кадровикам освоить все функции, правильно настроить нужные опции. В процессе работы пользователи смогут задавать вопросы, чтобы оперативно решить возникающие задачи.
Проверка оснований для заключения договора
Подбирая сотрудника для заключения срочного трудового договора нужно убедиться, что для этого есть соответствующие основания. Заключение по данному вопросу могут подготовить кадровики или юристы. Если поиск ведется через стороннюю компанию (например, рекрутинговое агентство), срок трудовых отношений для соискателей будет предусмотрен соглашением.
Перечень необходимых действий, которые могут потребоваться для проверки оснований и подготовки срочного договора:
- анализ сведений и документов от претендента на работу;
- оценка квалификационных требований, знаний и навыков на свободную должность;
- проведение собеседований, предварительных тестов и иных аналогичных мероприятий.
Сотруднику разъясняется, по каким причинам с ним будет заключен срочный трудовой договор, а не документ с неопределенным периодом действия. Например, работодатель указывает точную дату, когда на предприятие выйдет основной работник после декретного отпуска. Это позволит временному специалисту заранее подготовиться к поиску новой работы.
Если в компании оформляются срочные договоры с несколькими сотрудниками, важно точно отслеживать даты их окончания. Если вовремя не уведомить сотрудника о прекращении трудовых отношений и не уволить его в соответствие с ТК РФ, то договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Учет по указанным показателям можно вести в сервисе «Добыто. КЭДО».
Комментарий эксперта. Если срок действия договора не будет превышать 2 месяцев, то работодатель не вправе устанавливать испытание. При продолжительности трудовых отношений от 2 до 6 месяцев, испытательный срок может составлять не более 2 недель. При заключении договора со сроком от 6 месяцев работодатель сам определяет, нужно ли испытание, как долго оно будет проводиться.
Содержание и форма документа
Законодательство не содержит специальных требований к содержанию срочных трудовых договоров. Поэтому их нужно оформлять по общим правилам. Специфика подготовки данных документов в том, что в содержании необходимо обязательно указать:
- даты начала и окончания трудовых отношений, либо порядок их определения (например, если основной работник выйдет из декретного отпуска раньше или позже намеченного дня);
- трудовая функция, связанная с временным характером работы (например, весь объем должностных обязанностей, которые исполнял основной работник);
- особенности расчета зарплаты, количества дней отпуска (эти показатели также зависят от характера и особенностей работы);
- продолжительность испытательного срока, проверки его итогов.
В ТК РФ указано, что трудовые договоры оформляются в письменном, и не устном виде. При этом письменная форма может заключаться и в подписании электронного документа. Так как этот вариант удобнее, быстрее и проще, работодатель может запросить согласие сотрудника на использование цифрового документооборота. После согласования и подписания работник получит договор в виде файла. Он будет заверен УКЭП работодателя и простой подписью гражданина. Алгоритм работы с разными видами ЭП удачно реализован в сервисе «Добыто. КЭДО».
Для заполнения срочного трудового договора в электронном виде потребуются следующие документы и сведения:
- паспортные данные гражданина;
- сведения о месте регистрации и фактического проживания;
- документы о семейном положении, наличии несовершеннолетних детей;
- документы об образовании, квалификации, специализации, знаниях и навыках;
- справки и характеристики с прежних мест работы;
- реквизиты карты или счета, куда будет переводиться заработная плата.
Для ряда профессий и должностей установлены обязательные требования по состоянию здоровья. В таких ситуациях работник сам предоставляет подтверждающие документы, либо проходит медицинское освидетельствование за счет работодателя.
Подписанный срочный трудовой договор передается в работу специалистам отдела кадров. Документ подлежит обязательному учету и регистрации. По факту приема на работу может потребоваться уведомление государственных органов, направление отчетности по персоналу. Эти действия можно выполнить в сервисе «Добыто. КЭДО».
Регистрация трудового договора
Каждая организация сама выбирает правила регистрации трудовых договоров и иных кадровых документов. Возможные варианты:
- внесение сведений о заключенных договоров в бумажные журналы, которые ведет отдел кадров;
- регистрация в общей системе делопроизводства организации;
- регистрационный учет в автоматическом режиме, с использованием сервиса «Добыто. КЭДО».
В последнем варианте из списка договор будет зарегистрирован автоматически и сразу после подписания обеими сторонами. Система присвоит документу регистрационный номер, внесет эти данные в электронный журнал. Иные документы, которые оформляются при трудоустройстве, также будут привязаны к договору (например, приказ руководителя компании).
Другие действия и документы при заключении срочного трудового договора
Оформление и подписание срочного трудового договора связано с рядом других кадровых процессов. Работодателю предстоит:
- издать приказ о приеме на работу (доводится до сведения сотрудника под роспись);
- внести запись в электронную или бумажную трудовую книжку;
- провести первичных инструктажей, оформить подтверждающих актов;
- организовать мероприятия по допуску к работе, обеспечению безопасных условий труда.
Несмотря на срочный характер предстоящей работы, компания может проводить комплекс мероприятий в рамках онбординга. Она предусматривает адаптацию к коллективу и условиям труда, ознакомление с корпоративной культурой и этикой иные действия. Чтобы упростить эти мероприятия, рекомендуем использовать сервис «Добыто. Знания».
Дополнительные возможности сервиса «Добыто. КЭДО»
Оформление трудовых договор является важной, но далеко не единственной возможностью сервиса «Добыто. КЭДО». Отдел кадров и другие подразделения компании смогут:
- разрабатывать, согласовывать и подписывать различные кадровые документы в электронном виде;
- использовать полезные ресурсы для совместной работы, постановки задач и контроля за их выполнением;
- вести учет по различным показателям кадровой деятельности;
- заполнять и сдавать отчетность в цифровом формате;
- проводить опросы, онлайн тестирование, иные мероприятия с персоналом;
- создавать электронный архив для хранения кадровой документации.
Подключив к сервису «Добыто» сотрудников, работодатель предоставит им возможность самостоятельно запрашивать и проверять сведения, документы о трудовой деятельности. Если предстоит увольнение после истечения срока действия договора, все процедуры также можно провести в электронном виде.
Заключение
- Срочный трудовой договор заключается при трудоустройстве на определенный период времени. Ситуации, когда это возможно, регламентированы нормами Трудового кодекса РФ.
- Срочный договор можно оформить и подписать в электронном виде. Но для этого необходимо получить согласие работника. Со стороны работодателя документ подписывается посредством УКЭП.
- Чтобы быстро оформить и подписать трудовой договор, можно использовать систему кадрового электронного документооборота. Оптимальным решением для любой организации станет внедрение сервиса «Добыто. КЭДО».
FAQ
С кем можно заключить срочный трудовой договор?
Договор с определенным сроком действия можно оформить только в случаях, прямо предусмотренных ТК РФ. Это может быть замена отсутствующего работника, сезонные работы, стажировка или практика, иные обстоятельства.
Какая форма предусмотрена для срочных трудовых договоров?
Трудовой кодекс РФ обязывает оформить договор в письменном виде. При этом допускается использование электронной формы. Работодатель подписывает договоров посредством УКЭП, а сотрудник с использованием простой электронной подписи.
Нужно ли хранить срочные трудовые договоры?
Даже если срок действия договора истек, его нужно хранить не менее 50 лет. Для этого можно использовать электронный архив, созданный на базе сервиса «Добыто. КЭДО».