СНИЛС – это страховой номер индивидуального счета. Он является одним из идентификаторов личность гражданина, применяется в различных сферах деятельности. При оформлении на работу и в период трудовых отношений СНИЛС важен для подготовки документов и отчетности, учета стажа, начисленной зарплаты и страховых взносов. Также указанный идентификатор можно использовать для подтверждения личности при регистрации в различных программах и сервисах, связанных с кадровыми процессами.
Читайте, зачем нужен СНИЛС для работников и кадровиков, в каких документах необходимо указывать страховой номер, как его оформить через работодателя.
Что такое СНИЛС простыми словами
Понятие СНИЛС появилось в России еще в 1996 году, когда вступил в силу Федеральный закон № 27-ФЗ. Он предусматривал переход на систему персонифицированного учета в сфере социального и пенсионного страхования. Для этих целей на каждого гражданина открывался индивидуальный лицевой счет. Его номер и является СНИЛС.
Самые важные моменты, связанные с присвоением и использованием СНИЛС:
- ранее страховой номер присваивался по мере открытия лицевого счета по заявлению граждан, но сейчас это происходит автоматически, по факту рождения ребенка;
- лица, не имеющие СНИЛС, могут открыть счет по заявлению через работодателя, либо напрямую в Социальный фонд РФ (СФР);
- СНИЛС присваивается пожизненно, поэтому страховой номер не меняется даже в различных жизненных ситуациях (только в отдельных случаях, предусмотренных законом, допускается закрытие лицевого счета);
- так как СНИЛС оформляется персонально на гражданина, страховой номер используется для подтверждения личности.
Изначально, основной сферой применения СНИЛС были трудовые отношения, система учета данных о взносах и стаже работников. Сейчас целей использования страхового номера намного больше. В частности, его можно указывать при регистрации на портале «Госуслуг», на других государственных и коммерческих платформах. По СНИЛС осуществляется назначение пособий и мер поддержки от государства.
Комментарий эксперта. Трудовые отношения и кадровые процессы также напрямую связаны с использованием СНИЛС. Страховой номер будет важен и при работе с сервисом кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО». СНИЛС применяется для учета всех данных по сотрудникам, подготовке отчетности и внутренних документов, для множества иных целей. Путем идентификации по страховому номеру может осуществляться доступ работников к электронным сервисам.
Сфера применения СНИЛС
Если речь идет о кадровых процессах в организации, то номер СНИЛС будет использоваться:
- при оформлении всех документов, связанных с трудовыми отношениями (помимо прочего, сюда входят и трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним);
- при ведении кадрового учета и внутренней документации;
- при начислении зарплаты, расчете и перечислении страховых взносов;
- для направления обязательных отчетов по работникам, сведениям об их труде, стаже, взносам;
- для подготовки различных справок по запросу сотрудников (например, выписка со сведениями о периодах работы).
Если организация использует в работе сервис «Добыто. КЭДО», то там достаточно один раз ввести все данные о сотруднике (в том числе страховой номер). Далее они будут подставляться во все документы по мере необходимости. По СНИЛС у работодателя могут запрашивать различную информацию при назначении пенсий, проверке отчетности, уточнении данных по персонифицированному лицевому счету. Со стороны работника страховой номер указывается в первичных документах на трудоустройство (анкета, заявление и т.д.).
Почему СНИЛС важен при оформлении трудовых отношений и в кадровых процессах
Используя СНИЛС, государство автоматизирует и упрощает процессы социального, пенсионного страхования. На лицевом счете отражаются данные:
- о самом работнике (ФИО, дата и место рождения, реквизиты паспорта и т.д.);
- о периодах трудовой деятельности, общем и специальном стаже;
- о начисленных и фактически уплаченных обязательных взносах;
- о добровольных взносах, показателях их инвестирования;
- о периодах нетрудоспособности, начислении и выплате различных пособий.
СФР вносит и обновляет указанные сведения на лицевом счете по мере их поступления от работодателя, самого гражданина. Основной объем информации предоставляется в разных отчетных формах. Для их заполнения можно использовать сервис «Добыто. КЭДО».
Если на работу устраивается гражданин, у которого нет СНИЛС (также встречается крайне редко), то для его получения необходимо:
- оформить заявление на имя работодателя, который организует подачу обращения в СФР;
- дождаться 14 дней (обычно все действия занимают меньший срок), получить свой страховой номер индивидуального счета.
Еще несколько лет назад граждане получали страховое свидетельство с номером СНИЛС. Сейчас такая практика уже отменена, хотя ранее выданные документы сохранили силу. Страховой номер можно запросить и узнать на «Госуслугах», через личный кабинет на сайте СФР, в МФЦ, через работодателя. Также в любой момент можно сформировать выписку со сведениями лицевого счета, где тоже будет указан СНИЛС.
Комментарий эксперта. СНИЛС, как и сведения из лицевого счета, относится к персональным данным граждан. Поэтому работодатель обязан соблюдать правила работы с такими сведениями, защищать их от несанкционированного доступа и разглашения. Обеспечить надлежащий уровень защиты для кадровых документов и сведений поможет сервис «Добыто. КЭДО». Он соответствует требованиям нормативных актов, стандартов ГОСТ и ISO.
Идентификация работника
Уникальность номера СНИЛС позволяет использовать его как идентификатор личности гражданина. Это будет важно и в кадровых процессах, при оформлении бумажных или электронных документах. Вот несколько примеров, когда работодатель использует страховые номера граждан:
- при оформлении документации, от трудовых договоров до отчетных форм;
- для предоставления вычетов, начисления пособий и заработной платы;
- при ведении внутреннего кадрового учета;
- при проведении проверок со стороны СФР, налоговых органов, трудовой инспекции и прокуратуры.
Сам по себе, СНИЛС не дает какую-либо персональную информацию о сотруднике. Но она будет доступна при получении сведений их лицевого счета. Для этого нужен индивидуальный страховой номер.
Работодатель не присваивает, не меняет и не аннулирует СНИЛС своих сотрудников. По сути, указывая страховой номер, компания и кадровики устраняют необходимость описания всех персональных данных работника. Например, в отчете по взносам достаточно указать ФИО гражданина и его СНИЛС. Далее эта информация будет учтена на лицевом счете после сопоставления страхового номера.
Учет данных о стаже, доходах и взносах работниках
На работодателя возлагается множество обязанностей, связанных с предоставлением персонифицированных сведений по персоналу. Сюда входит информация о стаже, обязательных и добровольных страховых взносах. При передаче всех сведений и документов в государственные структуры компания указывает номера СНИЛС. Корректировка данных также осуществляется по страховому номеру работника.
Помимо прочего, в сервисе «Добыто. КЭДО» ведется учет и составляется отчетность с указанием СНИЛС:
- по периодам трудовой деятельности;
- по разграничению общего страхового стажа, труда с вредными и опасными факторами;
- по специальным периодам (отпуска, временная нетрудоспособность и т.д.);
- по внутренним показателям (учет рабочего времени и т.д.).
Страховые взносы рассчитывают и перечисляют исходя из размера заработной платы. Чтобы эти данные были отражены на лицевом счете сотрудника, работодатель обязательно указывает номер СНИЛС. Так как в большинстве случаев отчетность подается в электронном виде, система автоматически разносит сведения по лицевым счетам граждан.
Ошибки в указании страхового номера повлекут невозможность надлежащего учета данных на индивидуальном счете. Это нарушает права граждан. За указанные действия работодателя могут привлечь к ответственности (например, за предоставление недостоверных сведений, нарушениях при заполнении отчетных форм). Избежать таких проблем поможет сервис «Добыто. КЭДО», где кадровики и другие специалисты могут работать со всеми видами отчетности, учетной документации.
Комментарий эксперта. В сервисе «Добыто. КЭДО» реализованы удобные функции по сбору, проверке и систематизации всех данных по персоналу. Это поможет автоматизировать оформление документов, подписывать из с использованием электронных подписей. Сами сотрудники тоже получают ограниченный доступ к сервисам. Для регистрации и создания учетных записей используется номер СНИЛС, либо другие идентификаторы.
Оформление отчетности
Без указания СНИЛС невозможно оформить и подать обязательную отчетность по персоналу, Страховой номер необходимо отражать:
- в обычных (основных) отчетах, которые сдаются ежемесячно, ежеквартально или по итогам года;
- в расчетах страховых взносов;
- в корректирующих формах, которые направляются для изменения ранее представленных сведений;
- в пояснениях к отчетности (по мере необходимости);
- в ответах на запросы СФР, контролирующих и надзорных органов, судов.
При трудоустройстве сотрудник дает письменное согласие на обработку персональных данных. Это позволяет указывать личные номера СНИЛС в отчетах и иных документах по кадрам.
Использование СНИЛС при регистрации в программах и сервисах, для предоставления доступа к электронным ресурсам
Для работы с электронными сервисами и программами можно регистрироваться с помощью электронных подписей. Рядовым работникам не всегда целесообразно выпускать УНЭП или оформлять УКЭП. Для доступа к программам им достаточно завести простую подпись. Для этого можно использовать и СНИЛС, номера личных телефонов и т.д.
СНИЛС нельзя назвать полноценным аналогом электронной подписи. Страховой номер изначально не является средством подписания документов, обмена данными. Но с помощью СНИЛС можно:
- регистрироваться с оформлением учетной записи в системе КЭДО;
- участвовать в мероприятиях по обучению и повышению квалификации;
- пройти регистрацию для получения доступа к базам знаний, корпоративным библиотекам;
- участвовать в различных онлайн-программах (по СНИЛС осуществляется разовая или постоянная регистрация).
Точный порядок предоставления доступа по СНИЛС или иным идентификаторам зависит от особенностей программы, сервиса или портала.
Особенности работы со СНИЛС в сервисе «Добыто. КЭДО»
«Добыто. КЭДО» можно использовать для всех направлений кадровой работы. Соответственно, почти каждый процесс, мероприятие или документ будет связан с персональными данными работников, к которым относится и СНИЛС. С сервисом могут работать:
- представители руководства компании (обычно с использованием УКЭП);
- специалисты отдела кадров, других подразделений и служб (для многих действий достаточно выпустить УНЭП непосредственно в «Добыто. КЭДО»);
- рядовые сотрудники (используют простую электронную подпись, которую можно получить по СНИЛС и другим данным).
Если руководитель или другой представитель организации обращается за получением УКЭП (усиленная квалифицированная подпись), ему нужно обязательно предоставить СНИЛС. Наряду с этим требуется паспорт, а также иные документы, определенные Законом № 67-ФЗ, правилами удостоверяющего центра.
Если вам нужен надежный, современный и удобный сервис для кадрового документооборота, выбирайте «Добыто. КЭДО». С основными возможностями можно ознакомиться в бесплатной демоверсии.
Заключение
- СНИЛС – это страховой номер индивидуального лицевого счета. Он уникален, входит в состав персональных данных граждан, используется для верификации личности.
- Для работы с кадрами СНИЛС нужен при оформлении документов и обязательной отчетности, ведения учета, выпуска электронных подписей. Также уникальный страховой номер можно использовать для регистрации и создания учетных записей, предоставления доступа к онлайн-сервисам.
- Специалисты отдела кадров указывают СНИЛС во всех документах, имеющих отношение к работнику, его трудовым отношениям, персонифицированным данным. Если у сотрудника нет страхового номера и лицевого счета, он может оформить его по заявлению через работодателя.
FAQ
Зачем нужен СНИЛС работнику и работодателю?
Страховой номер нужен для передачи сведений персонифицированного учета в СФР. В частности, это будет информация о стаже, условиях труда, начисленных и удержанных страховых взносах. Также СНИЛС используется при ведении кадрового учета, оформлении многих документов.
Можно ли оформить СНИЛС через работодателя?
Сейчас у большинства граждан изначально открыт индивидуальный лицевой счет и есть страховой номер. Менять эти данные при трудоустройстве не требуется. Но если СНИЛС нет, заявление на его оформление можно подать напрямую через работодателя.
Относится ли СНИЛС к персональным данным работника?
Да. страховой номер включен в состав персональных данных граждан. Поэтому для работы с такой информации нужно сначала оформить письменное согласие сотрудника. Соответственно, в обязанности работодателя входит соблюдение правил обработки и хранения персональных данных.