CRM применяются в бизнесе для оптимизации работы с клиентами, но также широко используются и для управления персоналом. В рамках программ управления персоналом создается централизованная база данных, содержащая информацию о сотрудниках, их профессиональных качествах, опыте работы, образовании и других важных параметрах.
Читайте, в чем заключается понятие системы управления персоналом, какие предложения автоматизированных сервисов по управлению существуют на рынке, какие преимущества предоставляют такие программы.
Понятие, область применения и основные элементы
Под системой управления персоналом понимается совокупность действий, процессов, мероприятий, направленных на эффективное управление трудовыми ресурсами. Она является неотъемлемой частью бизнеса и находит широкое применение в различных сферах деятельности.
В свою очередь под электронными системами управления персоналом, подразумеваются электронные программные обеспечения, включающие в себя совокупность действий, процессов, мероприятий, направленных на эффективное управление трудовыми ресурсами. Они позволяют автоматизировать процессы отбора и найма сотрудников, учета рабочего времени, оценки производительности, а также разработку и проведение обучения. Программы также обеспечивают единые базы данных о работниках, их квалификации, карьерном росте и других важных информационных аспектах.
Основные элементы
Для эффективного управления кадрами создаются и применяются специальные элементы. Сред них:
- планирование штатной численности(определение количество работников с учетом потребностей компании);
- подбор сотрудников(поиск и подбор нового персонала);
- адаптация новичков(проведение мероприятий для обеспечения качественного вхождения в работу организации);
- обучение и развитие(осуществление действий по развитию и внедрению системы образования на предприятие для повышения уровня профессиональных знаний и развитие навыков);
- иные элементы.
Эти и многие другие элементы реализованы в электронных программах системы управления персоналом. Такие программы объединяют различные компоненты управления и наделены своими особенностями. Рассмотрим основные предложения, которые представлены сегодня на рынке.
Обзор программных продуктов
Сегодня на рынке представлено множество программ, имеющие различный функционал, область применения и т.п. К наиболее популярным относятся:
- СБИС. Управление персоналом — это программный продукт, позволяющий осуществлять деятельность сотрудников и вести электронный обмен кадровыми документами. Основная цель СБИС — собрать штатные сведения в цифровом виде. Программа собирает данные из организационной документации и других источников с помощью интеграционных механизмов.
VK HR Tech — позволяет работникам коммуницировать в формате, похожем на социальные сети и решать организационные задачи. Внутри программы есть возможность изменять сроки выполнения задач, добавлять этапы, задачи.
HR Link — предоставляет возможности для улучшения и организации всеобъемлющих кадровых процессов. Также имеется возможность сохранения и обработка данных с высоким уровнем безопасности. В программе реализован только облачный сервис.
Jump. Finance КЭДО — позволяет создавать и подписывать документацию в цифровом виде, а также хранить персональные данные. Информация может храниться двумя способами: в облачном архиве или на локальном сервере компании. Документы могут быть отфильтрованы по типам, отделам и другим параметрам.
Добыто — предлагает неограниченные возможности для создания и управления кадровыми процессами и документами. Инновационная платформа позволяет осуществить поиск сведений и документации быстро и эффективно. Алгоритм определит наиболее релевантные результаты, что поможет сэкономить время и упростить работу. Сервис позволяет создавать, подписывать и хранить документы, как в облачном хранилище, так и на собственном сервере.
Комментарий специалиста. Главной отличительной особенностью сервиса “Добыто” является встроенный в работу системы искусственный интеллект(“ИИ”). Благодаря ИИ, многие процессы платформы осуществляются оперативно и качественно. Это касается как процесса поиска, так и кадрового функционала. Добыто имеет также множество иных преимуществ.
Отличительные особенности “Добыто”
Анализируя возможности сервиса, можно выделить 10 ключевых функций, которые делают его уникальным:
- Автоматизация процессов предприятия и централизация всех данных.
- Готовые шаблоны и конструктор документов.
- Функция обучения и самообучения.
- Доступность системы для работников.
- Упрощение работы кадровых специалистов.
- Коммуникация внутри компании.
- Всесторонняя поддержка специалистами.
- Безопасность данных предприятия.
- Возможность интеграции с другими системами.
- Искусственный интеллект.
Каждая функция отвечает за те или иные процессы в компании.
Автоматизация процессов и централизация данных
“Добыто” позволяет автоматизировать множество рутинных задач, таких как обработка заявок на отпуск, распределение рабочего времени и т.д. Например, на основе информации о запланированных отпусках, программа выявляет возможные пересечения дат между сотрудниками. Данная функция определит необходимость осуществление переноса отпуска, если даты пересекаются у коллег одного отдела. Таким образом, вместо того чтобы составлять и корректировать графики отпусков вручную, использование “Добыто” позволит автоматизировать обработку заявок и подготовку графиков отпусков, что поможет сэкономить время и снизить вероятность ошибок.
Кроме того, вся персональная информация на сервисе может храниться в одной системе, что упрощает доступ к необходимым сведениям для менеджеров и кадровых специалистов. Они могут быстро найти данные о занятости персонала, контактных данных, истории отпусков и т.п. Благодаря этому, процессы принятия решений и планирования становятся более эффективными и точными.
Готовые шаблоны и конструктор документов
Программа позволяет создавать договоры на основе готовых шаблонов. Вы можете подготовить документ любой сложности, просто заполнив необходимые поля. Кроме того, в сервисе представлена возможность самостоятельного конструирования нужного документа. Интерфейс подготовки договоров интуитивно понятен и удобен для любого пользователя.
Обучение и доступность
Функционал “Добыто” позволяет создавать заметки, тесты и задания. Заметки могут быть в любом формате — текстовом, графическом. Они могут быть организованы в папки, а также ими можно делиться с коллегами. Используя заметки, вы можете создавать задания и тесты.
Кроме того, в программе реализована возможность создания курсов, применяя заметки в качестве основы. В тестировании в рамках курсов, пользователю нужно выбрать правильный ответ из предложенных вариантов. После прохождения тестирования пользователь получит правильное решение.
Важно отметить также, что настройка работы сервиса занимает не более 10 минут и при этом не нужно иметь специальных познаний для подключения к нему. Работать в программе возможно, в том числе, без доступа к интернету.
Упрощение работы
Система обеспечивает возможность создавать и редактировать сведения о штате в удобном и простом интерфейсе. Можно добавлять новых сотрудников, обновлять их контактную информацию, изменять должности и отделы, а также вносить другие изменения.
“Добыто” также упрощает весь процесс ведения учета рабочего времени. Кадровые специалисты могут отслеживать рабочее время, контролировать отсутствие по различным причинам (болезнь, отпуск и т.д.) и вести учет отработанных часов. Это значительно упрощает процесс расчета заработной платы и учета отпусков.
Комментарий специалиста. Система управления персоналом упрощает работу кадровых специалистов, облегчая создание и редактирование данных, ведения учета рабочего времени и отпусков. Это помогает повысить эффективность работы отделов и компании в целом.
Коммуникация и техническая поддержка
Сервис обеспечивает коммуникацию между сотрудниками, в том числе через встроенные системы чата. Такие инструменты позволяют сотрудникам обмениваться сообщениями, обсуждать идеи, задавать вопросы и делиться информацией в режиме реального времени. Удобное и быстрое общение, улучшает связь между коллективом, способствует более эффективному сотрудничеству и повышает общую производительность.
В сервисе также обеспечена всесторонняя техническая поддержка специалистами. Большинство вопросов, задаваемых пользователями, уже есть в базе “Добыто”. В случае, если останутся неразрешенные проблемы, специалисты службы поддержки всегда доступны и готовы помочь в кратчайшие сроки.
Безопасность данных и интеграция
“Добыто” предлагает для хранения сведений специальный дата центр, который соответствует строгим требованиям и сертификациям, таким как ГОСТ 57580, 152-ФЗ, ISO 27001/27017/27018/27701. В нем можно хранить все документы и информацию. Кроме того, пользователь может использовать свои собственные серверы для хранения. Внесенные сведения автоматически сохраняются, в том числе осуществляется их резервное копирование.
“Добыто” предлагает гибкую настройку и интеграцию сервиса. Сервис может интегрироваться с такими популярными корпоративными системами, как 1С, Битрикс24 и многими другими.
В программе реализована также возможность применения всех видов подписи, от простой, до квалифицированной. Документы можно подписывать с любого электронного устройства.
Искусственный интеллект
«Добыто» имеет ряд технологических особенностей, которые делают программу незаменимым помощником в управлении персоналом. Одна из них — искусственный интеллект. Используя информацию, которая обрабатывается в сервисе, искусственный интеллект может создавать новый материал для обучения. В результате, пользователи могут получить презентации, статьи, должностные инструкции и другой материал для дальнейшего изучения в базах знаний или на рабочем месте.
Кроме того, в “Добыто” есть чат-бот с которым можно общаться. Это позволит не только получать нужную информацию, но и использовать его для решения рутинных задач, например, создания вопросов для интервью или написания отчетов.
Система поиска в «Добыто» обеспечивает быстрый и удобный доступ к нужной информации. Благодаря использованию искусственного интеллекта, поиск идет по похожим словам или первым буквам введенного слова. Это позволяет быстро находить нужные сведения и сэкономить время на их поиске.
Преимущества применения системой управления персоналом
Применение программы по управлению кадрами имеет ряд преимуществ. Среди них:
- улучшение качества работы сотрудников. Система позволяет руководству более эффективно управлять работой подчиненных, выявлять и решать проблемы, связанные с их работой. Результатом такого управления является повышение качества работы, что приводит в итоге к росту производительности и прибыли организации;
- оптимизация процессов управления. Программа позволяет рационализировать процессы управления кадрами. Автоматизация многих рутинных операций, таких как составление отчетов, подготовка документов и контроль над сроками выполнения задач. Все это позволяет руководству сосредоточиться на стратегических задачах;
- создание привлекательной рабочей среды. Корректная организация сервиса может помочь создать привлекательную и комфортную рабочую среду. Например, организация системы мотивации и стимулирования, разработка программ обучения и профессионального развития, а также создание благоприятного микроклимата в коллективе. Все это может привести к достижению лояльности работников и повышению их мотивации;
- иные преимущества.
Комментарий специалиста. Применение системы управления персоналом в организации обеспечивает множество преимуществ. Например, повышение производительности, улучшение качества работы и оптимизация управленческих процессов. Перспективы применения программ по управлению персоналом включают в себя эффективное использование современных технологий, развитие руководящих и управленческих навыков, а также создание благоприятной корпоративной культуры. Организации, уделяющие должное внимание этим аспектам, смогут привлекать и удерживать лучших специалистов.
Вывод
Системы управления персоналом являются неотъемлемой частью успешного развития любой организации. Они позволяют эффективно координировать работу сотрудников, оптимизировать процессы найма, обучения и мотивации персонала. Благодаря правильно настроенным системам, компании могут привлекать высококвалифицированных специалистов, а также повышать уровень сотрудничества и командной работы.
«Добыто» позволяет качественно и эффективно управлять кадровыми процессами и документами, при этом адаптируясь под ваши потребности. С удобным поиском документов, вы легко найдете нужные материалы. Стоимость программы доступна для организаций любого масштаба.
Часто задаваемые вопросы
В чем заключается цель применения системы управления персоналом?
Ответ: Основная цель — эффективное управление и развитие кадровых ресурсов.
Могут ли сервисы интегрироваться с другими программами?
Ответ: Большинство сервисов имеет такую возможность. Например, “Добыто” может интегрироваться с более, чем 30-ю системами.
Где можно получить квалифицированную электронную подпись?
Ответ: Ее возможно приобрести в удостоверяющем центре ФНС.