Надумали автоматизировать бизнес? Прочитайте эту статью прежде чем вносить изменения.
Автоматизация бизнес-процессов напоминает чем-то ремонт дома. Полученный результат не всегда соответствует ожиданиям. После того как работа выполнена бывает так, что вы неправильно спланировали расположение розеток, не рассчитали место под бытовую технику на кухне, а неправильно уложенный ламинат вздулся через неделю.
Так и с автоматизацией бизнеса. Только в этом случае любое неверное решение может стоить вам «тройной» цены и потери прибыли.
Сегодня расскажем о 5 самых распространенных ошибках внедрения автоматизации.
Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение оборудования и программного обеспечения, которое помогает упростить и ускорить ежедневную рутинную работу в офисе, магазине, на складе или производстве.
Ошибка 1. Отсутствие цели.
В самом начале реализации проекта нужно определить цели и ожидаемые результаты. Вы должны четко понимать: зачем нужна автоматизация вашему бизнесу, как она упростит работу персоналу, какую пользу принесет. Однако далеко не все управленцы уделяют должное внимание этому этапу. Некоторые внедряют новые продукты, «потому что у конкурентов это есть, и чем мы хуже?» А на выходе получают решение, которое не отвечает поставленным задачам, содержит ненужные функции или требует бесконечных доработок.
Пример: Для увеличения оборота владелец торговой компании решил внедрить CRM-систему. На предприятии работает 6 человек, а 90 % всех заявок приходят от «теплых» клиентов, которые хотят что-то купить. В итоге CRM-система не принесла нужного эффекта. Менеджеры и ранее справлялись с обработкой заявок, а теперь им приходится тратить больше времени, чтобы дублировать данные в новую систему. Вместо того, чтобы установить простое ПО для товарного учета и внедрить программу лояльности, владелец бизнеса потратил деньги на ненужный софт и только усложнил работу персонала.
Ошибка 2. Хаос в организации
Автоматизация хаоса — деньги на ветер. В конечном итоге все придется переделывать или тратить время на доработки, что приведет к многократному увеличению затрат.
Пример: В компании по продажам лакокрасочных материалов возникла проблема со сбором и отгрузкой заказов. Сотрудники долго искали нужные товары, допускали ошибки при комплектации. Владелец компании принял решение: автоматизировать склад. Перед этим нужно было:
- Организовать адресную систему хранения.
- Настроить ордерную схему учета.
- Поделить помещение на зоны, присвоить ячейкам адреса.
- Провести тотальную инвентаризацию остатков.
Но собственник бизнеса решил сэкономить время и обойтись без адресного хранения. На складе внедрили терминалы сбора данных (ТСД), настроили обмен с 1С. Но скорость сбора заказов увеличилась всего на 5 %. На поиск нужных позиций по-прежнему уходит много времени, так как товары продолжают лежать на полках бессистемно.
Ошибка 3. Самостоятельная автоматизация
Кажется, что автоматизация процессов управления и учета в небольшом магазине — это просто, и можно справиться самостоятельно. Но на практике такие решения часто приводят к дополнительным тратам.
Пример: Владелец бизнеса решил самостоятельно автоматизировать 3 кассовые зоны в своем новом мультибрендовом магазине одежды. Для каждого рабочего места он закупил POS-моноблок, фискальный регистратор (ФР), кассовую программу, сканер штрихкодов и другую периферию.
При установке и подключении оборудования выяснилось, что моноблоки и ФР несовместимы друг с другом, а в выбранной программе отсутствуют важные инструменты: создание отчета о продажах после закрытия смены, функция списания, инвентаризации и др.
Владельцу магазина пришлось продать моноблоки на 35 % дешевле и купить новые, а также поменять кассовую программу.
Ошибка 4. Собственник бизнеса не учитывает будущие потребности компании
Цель автоматизации — не только закрыть текущие потребности, но и обеспечить развитие компании. Важно понять, какие задачи вам придется решать в ближайшей перспективе, чтобы избавить себя от ненужных расходов в будущем.
Пример: В розничном магазине внедрили простую программу для ведения складского учета и подключили к ней бюджетный 1D-сканер. Выбранный софт не интегрируется с Честным ЗНАКом (ЧЗ) по API и не позволяет полностью автоматизировать учет маркированных товаров. А через полгода в ассортименте магазина появились текстильные изделия, подлежащие прослеживанию через ЧЗ. Возможностей программы недостаточно — сотрудник магазина тратит несколько часов, чтобы оформить приемку и вручную отправить данные в ЧЗ. В итоге владельцу бизнеса пришлось покупать новую программу, заново вводить номенклатуру и настраивать учет.
Ошибка 5. Купили новый продукт, но не интегрировали его с учетной системой
Если программы на предприятии не синхронизированы, часть операций придется выполнять и контролировать вручную. Вы не получите максимального эффекта и ожидаемой выгоды от автоматизации.
Пример: В торговой точке установили новую онлайн-кассу, но штатный IT-специалист не смог интегрировать ее с товароучетной системой. В итоге сотрудникам магазина приходится тратить лишнее время, чтобы:
вручную обновлять остатки в конце дня;
вводить информацию для формирования аналитических отчетов: по выручке, прибыли, среднему чеку, рейтингам товаров;
менять цены в кассовой программе (при изменении стоимости в «товароучетке»).
При синхронизации кассы и учетной системы все эти операции выполняются автоматически.
Команда К)Сервис поможет автоматизировать бизнес без лишних трат. Звоните по телефону +7 (833) 271-50-77.