В январе-феврале этого года занималась внедрением сервиса автоматизации Управленческого учета "Финтабло" в компании, у которой есть действующий бизнес - кафе десертов, и намечается открытие второго кафе, с более широким ассортиментом. Пока на новое направление потрачена кругленькая сумма инвестиций, скоро открытие.
Проблемы, с которыми обратился клиент:
- основной учет в сервисе Iiko, в котором ведут учет большинство кафе и ресторанов. Но заниматься корректной настройкой отчетов было некому, поэтому основные отчеты по управленческому учету велись в Google-таблицах. При этом у бизнеса 6 "кошельков" - 2 расчетных счета; 2 бизнес-карты, которые привязаны к р/счетам; касса и сейф. Не было возможности оперативно узнать, сколько в наличии живых денег, исключая внутренние перемещения средств. Да еще желательно, чтобы все остатки можно было посмотреть в одном месте;
- большой объем денежных операций, трудоемкая обработка банковских выписок, перенос данных в Google-таблицы. Расчет зарплаты постоянных сотрудников и курьеров - тоже в таблицах. Все время финансового директора было занято обработкой данных, на анализ состояния дел и принятие решений времени уже не оставалось.
На встрече с финансовым директором было решено внедрить 2 отчета - ДДС и ОПиУ. Планирование - платежный календарь, бюджет ДДС и бюджет доходов и расходов решили оставить на потом, сначала нужно разобраться с "горящими" задачами.
На первой рабочей встрече разработали список статей для ДДС, распределили их по видам деятельности - операционная, финансовая, инвестиционная., Определили направления бизнеса.
На второй встрече внесли все статьи расходов, счета бизнеса, зафиксировали остатки по каждому счету. Затем создали автоправила, по которым все операции по счетам будут автоматически разноситься по статьям расходов и направлениям.
На третьей встрече сформировали готовый отчет о движении денежных средств, смогли посмотреть корректность отнесения расходов по статьям и направлениям бизнеса. После заполнения данными февраля появится возможность анализировать расходы горизонтально, по статьям расходов - с целью выявить какую-нибудь аномалии и оперативно задать вопросы ответственным за эту статью расходов.
Следующая задача - внедрение отчета о прибылях убытках.
На четвертой встрече разнесли статьи расходов по типам для ОПиУ - общепроизводственные, административные и коммерческие. В соответствии с этим разделением все операции будут разнесены в нужные разделы отчета о прибылях и убытках. Выручку и себестоимость можно было взять из отчетов в системе Iiko, эти цифры можно вносить в отчет о прибылях и убытках вручную. Таким образом была сформирована основная часть отчета.
Осталось решить, каким образом в системе Финтабло будет отражаться зарплата, налоги и амортизация.
На пятой встрече с клиентом решили, как будут отражаться расходы на открытие нового кафе, каким образом зафиксировать расходы прошлого года, какая сумма амортизации основных средств будет ежемесячно отражаться в отчете о прибылях и убытках. Блок "Зарплаты" решили не задействовать, поскольку расчет зарплаты для разных сотрудников ведется по разным схемам - у кого-то оклад, у кого-то есть бонусная часть. Выплаты производятся еженедельно, дважды в месяц или ежемесячно, поэтому было решено создать дополнительные статьи расходов Зарплата производственного персонала, Зарплата административного персонала и Зарплата коммерческого персонала. Были созданы автоправила, по которым зарплата сотрудников разносилась по соответствующим статьям. По налогам - был задействован блок Налоги, в котором были запланированы перечисления налогов, находящихся в ОПиУ ниже операционной прибыли. Таким образом, была создана структура отчета о прибылях и убытках, в соответствии с которой в дальнейшем будет формироваться этот отчет.
Итак, подведем итоги:
В течение 1,5 месяцев (если бы не занятость финансового директора. срок можно было бы сократить), за 5 рабочих встреч, которые длились от 30 до 60 минут, была разработана структура двух основных отчетов управленческого учета - ОДДС и ОПиУ. В результате наш клиент получил систему, благодаря которой:
- высвободил 2/3 своего рабочего времени;
- все денежные потоки были собраны в одном месте;
- появилась возможность оперативно оценивать рентабельность двух направлений - действующего и нового кафе:
- стало возможным оперативно отслеживать отклонения по статьям расходов;
- в онлайн-режиме видеть остатки денежных средств по всем "кошелькам";
- исключить человеческий фактор при составлении отчетов.
Мои контакты:
Записаться на бесплатную консультацию
Телефон +7(910)422-43-79