Рано или поздно почти любая компания сталкивается с этим явлением. Она может расти и требовать больше площади для новых сотрудников, а может уменьшаться, может находить новую, более интересную локацию для себя или просто оптимизировать свои затраты на аренду. То есть, это обычный процесс, связанный с жизнедеятельностью, просто короткий и достаточно стрессовый для многих. И от того, как компания и ответственные сотрудники подойдут к этому процессу, он будет болезненный или комфортный.
Конечно, у разных компаний и масштабы переездов разные. Кому-то нужно переместить 10-20 сотрудников, с рабочими столами и документами, а кто-то едет с бухгалтерией и производством в полном составе. Как же сделать этот процесс максимально безболезненным.
Во-первых - оценка масштабов бедствия. Считаем людей, имущество, оборудование. Если переезжает небольшое количество обычных офисных сотрудников, у которых из имущества стол и стул, с ними проще, можно справиться силами компании - разбираем столы, собираем имущество в коробки, которые обязательно нужно подписать, едем на место, собираем столы, помогает сотруднику разобрать коробки. Весь переезд можно осуществить за ночь или выходные, чтобы не прерывать сильно рабочий процесс. Если у сотрудников много имущества (к примеру, документация у бухгалтерии) или тяжелое оборудование - нужно готовить план разборки, сборки и запуска на новом месте, критичность использования этого оборудования. К некоторым переездам готовятся задолго - запускают новые сервера ИТ-инфраструктуры на местах, станки перевозят частями, чтобы прерывать процесс производства не в полной мере, а частично. Каждый переезд индивидуален, от людей до имущества.
Во-вторых, оценка степени дальности переезда. Бывают переезды в рамках одного офиса или бизнес-центра. Это как в другую комнату или этаж. Тут можно и за час справиться. А еcть варианты в другое здание, на другую улицу или в другой город. Были варианты и в другую страну, но это отдельная песня, достаточно сложная и её необходимость зачастую бывает под сомнением. Если с переездом в рамках здания несколько проще, хотя и есть нюансы (например, оборудование, которое завезли и смонтировали при ремонте или через оконный проём, потому что его размеры велики), то переезд уже в соседнее здание, улицу или город - сложнее. Оценив количество перевозимого, подумайте над размерами машин, которые будут перевозить и их количеством, наличием гидроборта (опускающаяся платформа у грузовых машин для удобства разгрузки). Машина должна спокойно подъезжать к обоим вашим офисам, проезжать в арки и, иметь необходимые допуски по въездам в нужную часть города (центр Москвы, например). При наличии тяжелого оборудования выяснить на точках загрузки-разгрузки наличие погрузчиков, рокл и проемов для прохода/проезда в новый офис (хотя это нужно оценивать еще на стадии вопроса о переезде, но это не всегда принимается в расчет).
В-третьих, обязательно составить план переезда, описание перевозимого в каждом этапе имущества, назначить ответственных лиц за контроль отправки и приемки имущества на местах. В моменте потом искать кого-то будет сложно. Легче беспорядок предупредить, чем предотвратить.
Для перевозки специфического оборудования обязательно должен присутствовать кто-то из ответственных за него, чтобы правильно отключили, демонтировали, правильно смонтировали, запустили.
Все коробки, всё оборудование, имущество должно быть подписано, чтобы потом не искать хозяев.
Всё, что может быть повреждено – стеклянное, пластиковое и т.д., должно быть упаковано соответствующе – пупырчатая пленка, картон, обрешетка. Не забывайте к оборудованию приложить (приклеить, закрепить) пульты, специфические кабели и блоки питания, чтобы потом не искать.
В-четвертых, внимательно подходите к выбору компании-перевозчика, если таковая используется. Читайте отзывы, интересуйтесь у коллег, у других компаний. Это – один из залогов спокойного переезда. Но, помните, компании даже с самыми лучшими отзывами могут иметь не очень хороших сотрудников. Смотрите за всеми, исходя из презумпции виновности. Лучше упаковать сильнее, чем получить осколки по приезду, нести ровнее, брать для переноски тяжелого больше людей. Это всё – ваше имущество, а не их, вам не нужны никакие разборки с компанией-перевозчиком потом, лучше все сделать хорошо сейчас.
Заранее подумайте о вопросах безопасности. Если в офисах пропускная система, запросите у перевозчика заранее данные на людей, номера машин. Все организационные моменты лучше решать заранее, чтобы в дальнейшем лишь контролировать процесс.
В-пятых. Сроки. Сформировав план, адекватно подумайте над сроками его осуществления. Иногда можно и нужно разделять переезд на этапы, например, архив бухгалтерии, за редкостью использования перевезти заранее или какое-то оборудование, которое часто не требуется и может быть легко перемещено. Кроме того, с разделением переезда на этапы, можно использовать и разные силы для этого – самостоятельно перевезти одно и отдать компании-перевозчику другое. Но, бывает, что сроки переезда ограничены (к примеру, надо срочно освободить офис) и нужно сделать это максимально быстро с наименьшим вредом для работы офиса.
Сам процесс.
Серьезные переезды, между зданиями и улицами одного города, да и между городами, оптимально организовать на выходных. В пятницу, во второй половине дня или сразу с утра сотрудникам нужно раздать коробки для переезда (лучше это сделать накануне, чтобы уже начали собираться). Также максимально рано нужно начать демонтаж оборудования, разборку мебели по ситуации. Подготовить всё максимально так, чтобы в субботу приехали перевозчики и оперативно поработали, а не тратили ваше время на разборку стола или ещё какого-то момента, который остался. Чем тщательнее подготовитесь, тем проще будет. Привлекайте к процессу сотрудников из смежных подразделений, к примеру, ИТ – для контроля за перевозкой их оборудования и помощью при развертывании рабочих мест в новом офисе. В одиночку можно не уследить за разбитой вазой или (с чем никому не желаю встречаться) тайком украденным имуществом. Да, бывает и такое, в суматохе коробок можно упустить пропажу ценных вещей. Внимательно пересмотрите видео с камер наблюдения после процесса переезда, чтобы поймать на горячем, есть такое будет иметь место.