Ограничения в развитии бизнеса часто обусловлены способностью собственника эффективно делегировать как задачи, так и управленческие функции. Перспектива передачи руля управления и возможность отступить на второй план кажется привлекательной, но встает вопрос о том, как сделать это правильно, чтобы не допустить коллапса при минимальном отвлечении внимания.
Для того, чтобы внедрить правильное управление в своей компании вам достаточно иметь инструменты управления и знания как ими пользоваться. Вы можете скачать 10 инструментов управления бесплатно по ссылке ниже.
Делегирование управления, которое способствует росту компании, действительно возможно и напрямую зависит от понимания собственником основ теории управления. Важно знать, что представляет собой управление и какие составляющие у него есть. Тем, кто меньше заинтересован в теоретических аспектах, предлагаю ознакомиться с выводами в конце статьи либо скачайте инструменты управления бесплатно.
Масштаб бизнеса равен масштабу его собственника
Что значит управлять?
Управление - это целенаправленное воздействие на объект для получения желаемого результата. Например: управление собой, автомобилем, командой, компанией, проектами, портфелем ценных бумаг и т.д.
Это может быть самоконтроль, управление автомобилем, руководство командой, ведение бизнеса, управление проектами или инвестиционным портфелем. Суть управления заключается в том, чтобы направлять и контролировать действия таким образом, чтобы они вели к желаемым результатам.
Давайте рассмотрим пример с автомобилем: мы хотим доехать до определенного места (Точки Б). Здесь автомобиль — это объект, а управление осуществляется через руль, педали и коробку передач. Управляя автомобилем, мы активно влияем на него, выполняя действия вроде поворота руля, нажатия на педали и переключения передач, чтобы добраться до желаемой точки назначения (Точки Б).
Управление - это воздействие на объект
Под Объектом управления мы понимаем любую сущность, которая способна дать нам желаемый результат. Способна - значит обладает всеми необходимыми качествами и характеристиками, чтобы мы получили желаемый результат.
Воздействие на объект условно можно разделить на 2 вида: прямое и непрямое. Прямое воздействие - это когда мы непосредственно воздействуем на объект. Например, руководителем отдела продаж Прямо влияет на менеджеров по продажам. Менеджеры по продажам в данном случае - это наш объект управления. Это прямое операционное управление.
Непрямое воздействие - это делегирование ответственности за результат. Т.е. по своей сути - это передача права воздействовать (полномочий) на объекты в вашей компании для получения желаемого результата. На примере бизнеса, прямое воздействие на сотрудника (объект управления) оказывает руководитель отдела.
Так вот наша цель, как управленцев научиться воздействовать на руководителей так, чтобы получать желаемые результаты от рядовых сотрудников компании.
Но от нас в этом не должен ускользнуть один очевидный факт.
Делегируя управление - передавая полномочия, мы всегда и обязательно согласовываем желаемый результат (точку Б) с объектом управления в начале движения и наблюдаем процесс движения!
Управление - это целенаправленное воздействие.
Без понимания конечной цели, наши действия теряют смысл. Напротив, когда цель определена четко, каждое наше действие приобретает значение в контексте ее достижения.
Целенаправление осуществляется с помощью инструментов планирования. И важно правильно сформулировать правильные цели.
Рассмотрим жонглирующего клоуна. Вряд ли его выступление на кухне принесет какую-то пользу бизнесу. Но переместите его на улицу, где он сможет привлекать внимание прохожих, и вот уже его действия начинают способствовать достижению цели — привлечению большего числа посетителей.
Это подчеркивает, что любое действие может быть полезным, если оно согласуется с четко сформулированной целью. Именно формулирование цели и выбор соответствующих средств и методов для ее достижения являются основой эффективного управления. Без четкой цели управление теряет свою сущность и становится бессмысленным.
В конечном итоге, ключ к успешному управлению лежит в определении и понимании цели. Только такие действия могут быть признаны полезными, которые направлены на ее достижение.
Сформулировать цель и выбрать оптимальный путь её достижения – вот первоочередная задача управления. В отсутствие четкой цели управление не имеет смысла.
Наблюдение
Наблюдение - это не контроль. Наблюдение - это поиск возможностей для роста.
Наблюдение необходимо, чтобы мы во-первых понимали правильно ли мы движемся, во-вторых, чтобы корректировать маршрут в случае изменения дорожной ситуации. Например, мы можем узнать, что по маршруту появился затор и принимаем управленческое решение - изменить маршрут (планирование); доносим до водителя необходимость смены маршрута (воздействие) и продолжаем вести наблюдение за движением по дороге (наблюдение).
В другом примере, например в горах мы можем столкнуться со сложным участком дороги и если ваш опыт больше опыта водителя, вы можете взять прямое управление объектом в свои руки, чтобы преодолеть препятствие с минимальными рисками - и это тоже управленческое решение и это прямое воздействие.
В данном случае Посредником в управлении выступает Водитель (операционное управление), а желаемым результатом управляет Заказчик (стратегическое управление).
Делегирование управления
Делегирование - это передача возможности воздействовать на объект для достижения желаемого результата. Когда возникает необходимость делегирования управления? Очевидно, что тогда, когда желаемый результат не связан с непосредственным управлением, а результаты достигаемые объектом являются частью бОльшего желания управляющего.
Например, точка Б - это промежуточный пункт, где мы должны встретиться с друзьями и отправиться дальше в точку С. В этом примере, желаемый результат точка Б никак не связан с необходимостью управлять автомобилем самому. Данный результат является промежуточным пунктом (вехой) на пути к бОльшему результату.
Ваш уровень управления соответствует вашему желаемому результату. Т.е. мы можем управлять как автомобилем, так и водителем или целым автопарком водителей. Всё зависит от желаемого результата, от тех целей которые вы ставите перед собой и вашим бизнесом.
Уровень управления вашей компанией соответствует уровню целей, который вы ставите перед собой и своим бизнесом!
Для непосредственного управления автомобилем и достижения желаемого результата в виде личного транспорта вам достаточно первого уровня управления (физический контакт - непосредственное управление физическим объектом), но что если вы хотите заняться чем-то другим в дороге? Можно нанять водителя, сесть в поезд или самолет.
Функции управления.
Во первых давайте определимся: «Что конкретно мы хотим делегировать? Функцию планирования, воздействия, контроля или все вместе?»
Затем: «Кому мы делегируем исполнение? Кому делегируем воздействие? Кому делегируем наблюдение? Кто подходит на каждую из ролей наилучшим образом?»
Для того чтобы осуществлять воздействие во первых необходимо понимать какой результат воздействия мы хотим получить. И как мы поймём, что наше воздействие действительно приводит к желаемому результату? А может вообще нет необходимости воздействия? Эти и другие подобные вопросы помогает нам снять наблюдение за объектом управления. В нашей компании мы используем панель управления на каждом уровне управления.
Для правильного делегирования операционного управления в компании вам надо понять на каждом уровне:
- Кто и как определяет маршрут - большие и малые желаемые результаты (показатели должности)? - планирование, личные показатели.
- Кто и как у вас выдает права водителям (право занимать должность)? - обучение, ввод в должность.
- Кто и как наблюдает за маршрутом движения? - панель управления и совещания по показателям.
- Кто и как воздействует на объект? Какое воздействие может оказывать, границы полномочий, почему должен воздействовать - должностная инструкция, мотивация.
Всё это приземляем на показатели деятельности объекта (показатели эффективности сотрудника, отдела, компании). Каждый ответственный за показатель регулярно (ежедневно, еженедельно) заполняет результат в конце рабочего дня в таблицу показателей. А мы всё это видим на Панели управления.
А скачать 10 инструментов управления в можете бесплатно по ссылке ниже
Т.е. когда мы говорим, что используем Панель управления компании для Управления компанией. На самом деле мы имеем ввиду, что пользуясь панелью управления компанией мы можем наблюдать за работой всех объектов управления (на каждом её уровне) и принимать управленческие решения по воздействию на каждый конкретный объект. При этом и мы и объект управления ясно понимаем цель нашего воздействия и можем оценить результат.
При внедрении личных таблиц показателей с Панели управления, обязательно обязательно обязательно помните, что каждый показатель показывает не только насколько хорошо или плохо работает человек, но и то насколько хорошо или плохо вы способны получать желаемые результат от объекта управления.
Проанализируйте свою деятельность. Что из ваших действий привело к такой ситуации? Какие действия мы можем предпринять чтобы привести объект к желаемому состоянию? Как мы поймём что мы научились добиваться от объекта желаемого результата?
Управление на практике
Для того, чтобы осуществлять управление, нам необходимо выполнять всего 3 функции:
1. Целеполагание/планирование.
2. Воздействие.
3. Наблюдение.
От того насколько качественно выполняются эти 3 функции зависит эффективность всей компании в целом, которую можно оценить по Операционной эффективности сотрудников (ЧП/кол-во сотрудников). Если нужна отдельная статья или видео, как рассчитать операционную эффективность, пишите в комментариях.
Повысить эффективность управления можно с помощью трех типов инструментов:
- Инструменты планирования (стратегическое, операционное, финансовое и пр.).
- Инструменты воздействия (ЗП, KPI и мотивация, история и репутация бренда, нематериальная мотивация и пр.)
- Инструменты наблюдения (таблицы личных показателей, панель управления, командная панель развития, регулярные отчеты, аудиты и т.п.)
Каждый из перечисленных типов инструментов я разберу в дальнейших статьях и видео на канале, поэтому подписывайтесь, чтобы не пропустить полезную информацию, которую можно применять на практике.
Важно! Выбор инструментов управления и их сложности обязательно должен соответствовать Уровню на котором применяется инструмент и этапу развития компании.
К примеру на уровне управления отделом, мы не будем требовать от сотрудников строить стратегические планы - это задача уровня ТОП менеджмента. Мы будем требовать от сотрудников понимания цели и осуществлять наблюдение за их результатами. Когда компания маленькая вы можете передать каждому устно, наблюдать за результатами и воздействовать при необходимости.
Но, что делать когда компания растет и уже не хватает времени каждому новому всё объяснить и за всеми уследить? Пора учиться пользоваться инструментами управления:
- Инструментами планирования - чтобы доносить свои желания и цели до всех сотрудников компании на каждом её уровне. На первом этапе это может выглядеть как список задач на листочке с датами и ответственными.
- Инструментами воздействия - чтобы добиваться необходимых результатов от всех сотрудников компании на каждом её уровне. Для начала достаточно зафиксировать на листочке, разобрать каждую строчку с сотрудником и донести по роспись основные цели, функции, результаты и мотивацию должности.
- Инструментами наблюдения - чтобы видеть все результаты работы сотрудников компании на каждом её уровне и корректировать воздействие. Для начала достаточно проведения ежедневных пятиминуток с отчетами сотрудников о своих результатах за прошлый день и планах на текущий.
Как правильно делегировать управление?
- Понимая, что управление состоит из трёх функций необходимо:
Научиться пользоваться средствами/инструментами управления (инструменты планирования, воздействия, наблюдения), которые соответствуют вашему уровню развития. - Внедрить средства/инструменты управления.
- Наблюдать и корректировать воздействие.
- На практике (если уже определены цели, миссия и видение компании) для правильного делегирования управления потребуется:
Организующая схема (ОС). Это схема организации, со всеми функциями, их ценными конечными продуктами (ЦКП), расположенные в правильной последовательности. - Должностные инструкции, в которых закрепляется ответственность за каждый ЦКП организующей схемы.
- Панель операционного управления. То место куда стекаются все данные по всем ЦКП компании. По каждому важному для компании результату (ЦКП) необходимо иметь метрики и получать по ним регулярные данные.
- Система мотивации. И зарплатная и стимулирующая части выплат должны быть строго привязаны к данным в Операционной панели управления.
- Обеспечить ежедневное заполнение показателей. Для этого удобно пользоваться личными таблицами показателей.
- Обеспечить получение еженедельного отчета с анализом и предложениями от управляющих.
Если какая то функция управления не выполняется или вас не устраивают результаты, так это и есть ваша точка роста и развития!
Помните, масштаб вашего бизнеса всегда равен масштабу вашего развития, а 10 инструментов управления вы можете скачать ниже.