В этой статье коротко описаны этапы жизненного цикла компании и проблемы, с которыми сталкиваются предприниматели на этапе Роста бизнеса. А дочитав эту статью до конца вы узнаете как преодолеть первый управленческий кризис.
Жизненный цикл предприятия
Когда компания только набирает обороты и растет, коллектив напоминает близких друзей, кажется что масштабирование бизнеса и тех функций, которые хорошо получаются происходит гармонично. Однако масштабирование на этом этапе в основном хаотичное и возникает как ответ на требования клиентов и запрос рынка.
Организация как объект менеджмента изучается с 60х годов. Написано много книжек, проверены тысячи гипотез, опробованы сотни инструментов управления. Из существующих на сегодня моделей жизненного цикла предприятия, самой простой для понимания является модель Адизеса. Адизес выделяет 10 этапов жизненного цикла предприятия: увлечение, младенчество, “давай-давай”, юность, расцвет, стабильность, аристократизм, салем-сити, бюрократия, смерть.
Мы уверенно растем, у нас растет выручка, персонал, активы, обороты, но вместе с этим накапливаются незавершенные дела, собирается куча задач, вам приходится доделывать работу за сотрудников. Возникают кризисы управления, такие как:
- Конфликты между сотрудниками по зонам ответственности.
- Не получается объективно оценить результативность сотрудников.
- Не успеваем обучать новых сотрудников, из-за чего качество их работы падает, а нанять опытных - не хватает денег.
- Падает прибыльность на одного работающего сотрудника.
- Поиск необходимой информации занимает уйму времени.
- Все задачи в компании замедляются и общая результативность падает.
- Сотрудники демотивируются, стрессуют - растет текучка
На этом этапе у собственника есть выбор. Либо умерить свои амбиции, перестать наращивать оборот и работать с несколькими постоянными клиентами не мороча себе голову разными системами управления и автоматизациями и жить счастливо. Либо осознать свою роль Владельца, изучить обязанности Владельца и начать уже исполнять функции Владельца, вместо менеджера по продажам или закупщика. Основная функция Владельца бизнеса - это управление, а не подготовка отчета о продажах или сверка расчетов с поставщиками.
Если собственник не осознает своей роли Владельца и не выполняет функции управления, то рано или поздно возникает ситуация, которая может угрожать бизнесу, вплоть до его гибели. Возникает управленческий кризис. Подобные ситуации возникают в бизнесе по многим причинам, но большинство по причине недальновидности руководства и отсутствия базовых знаний об управлении.
Преодоление первого управленческого кризиса начинается с осознания владельцем своей роли. С осознания того, что пока он выполняет функции своих сотрудников и дорабатывает за ними, его компания остается без управления. Здесь надо начать с изучения теории и инструментов управления компанией.
Инструменты управления
Об управлении я писал здесь, вкратце, управление - это воздействие на объект (объект менеджмента) для получения желаемого результата, а инструменты управления необходимы для осуществления воздействия и оценки эффективности.
Когда мы выбираем свою компанию как объект менеджмента, нам так же необходимо понимать желаемый результат (чего и когда мы хотим достичь) и воздействовать на нужные точки с помощью подходящих инструментов.
Инструмент - это то с помощью чего добиваются результата, некое средство. Инструментами могут быть молоток, отвертка, скальпель. У каждого специалиста свои инструменты и своё предназначение. Так и у менеджера есть свои инструменты, это инструменты:
- Целеполагания
- Планирования
- Воздействия
- Наблюдения
- Анализа
Система управления бизнесом (СУ) - это набор инструментов управления, который существует и используется в компании.
Управленческая деятельность - это понимать когда и какой инструмент надо применять. Вы же удивитесь если на первичном приеме у врача он сразу достанет скальпель вместо опроса и составления плана лечения. Но нас не удивляет когда мы используем инструменты воздействия и контроля (скальпель), в то время когда нужен анализ, целеполагание и планирование.
Инструменты управления, особенно для малого бизнеса, должны быть простыми и понятными, чтобы не требовалось много времени на их изучение и внедрение, а эффективность деятельности фирмы зависит от эффективности системы управления. Т.е. от того того насколько точно вы умеете выбирать и использовать подходящий инструмент управления в нужное время. Например
- Чтобы понять чего мы хотим и как добиться? Используем инструменты анализа и планирования (оцениваем текущую ситуацию, ставим цели, планируем результаты, сроки, бюджет).
- Чтобы понять на что воздействовать - инструмент оргсхема (видим где какие функции и в чьей зоне ответственности, либо видим что этих функций нет);
- Чтобы наблюдать и контролировать - на панели управления переходим в таблицу показателей - видим как работают наши функции либо видим что функция мертва.
Есть много инструментов управления, о которых я расскажу в других статьях, а здесь давайте посмотрим как нам преодолеть или вообще не допустить возникновения управленческих кризисов.
Как преодолеть первый управленческий кризис?
Первый управленческий кризис связан с тем, что владелец не знает, что делать, когда на него наваливаются вопросы, с которыми он никогда раньше не сталкивался. Ему не хватает времени в сутках, он не может позволить себе выходные, не может добиться от персонала качества, приходится погружаться в работу сотрудников и доделывать самому. Это сигналы о том, что систему управления надо было внедрять "еще вчера"; о том, что Владелец не исполняет своей роли.
При наличии в компании инструментов управления и возникновения внештатных ситуаций (пожаров), у нас всегда есть возможность изменить в системе что-то конкретное, чтобы не повторять ошибок и не доводить ситуацию до кризиса. Однако при отсутствии такой системы мы не сможем выявить настоящих причин и системно изменить ситуацию.
На этом этапе, до внедрения каких-либо изменений, очень важно разобраться со своими целями, намерениями и замыслом - зачем вообще вы создавали этот бизнес, почему занимаетесь им сейчас, каким видите будущее компании (для этого можно использовать методику OKR - objectives and key results. Это потребуется вам, чтобы не потерять самому не потерять мотивацию в дальнейшем.
После этого можно начинать внедрение системы управления, которая предотвратит возникновение управленческих кризисов, с внедрения всего трёх функций:
- Функция Коммуникации. Для отдачи распоряжений и получения обратной связи, жалоб, идей и предложений от сотрудников. Это не только совещания, на которых вы отдаете распоряжения или приказы, которые вы скидываете в общую группу. Но и умение работать со входящими обращениями (жалобами, идеями и предложениями).
- Направляющая функция. Описание бизнес процессов, контроль качества и скорости производства результатов.
- Функция инспекций. Регулярная проверка всей компании и сотрудников на соблюдение стандартов и устранение выявленных несоответствий.
Это первые 3 функции департамента Развития необходимые всем компаниям, которые стремятся масштабироваться. Результат работы этого департамента - это сотрудники компании, обученные и производящие свои результаты на 100% в соответствии с требованиями к качеству.
На внедрение этих функций может потребоваться много энергии, особенно если коллектив уже давно работает вместе и есть исторически сложившиеся процессы. Вам понадобится много энергии чтобы справиться с сопротивлением. Посоветую запастись терпением и внедрить эти функции до начала любых изменений.
Внедрение только этих трех функций развяжут руки собственнику и позволят двигаться дальше, последовательно и правильно выстраивать систему управления, чтобы не допускать кризисов в управлении.
Дальнейшие шаги по внедрению системы управления в компании заключаются в последовательном создании новых функций с помощью инструментов управления и оптимизации существующих бизнес-процессов:
- Департамент развития, который состоит из отделов По найму и обучению персонала, отдела коммуникации и отдела инспекций. Здесь очень важно найти хорошего HR, который сначала будет находить нужных вам людей и обучать их исполнять свои обязанности, а затем наладит и систему найма.
- Коммерческий департамент, в состав которого входят такие отделы как отдел рекламы и маркетинга и отдел продаж. Здесь в один департамент объединили все функции от которых зависят продажи продуктов компании.
- Финансовый департамент состоит из отделов дохода, расхода и учета. Выстраивая этот отдел, начните с подготовки финансового директора, который сможет внедрить систему учёта денежных и материальных активов вашей компании.
- Производство. В любой компании есть производственные процессы. Те процессы, которые добавляют ценности для конечного потребителя. Состав этого департамента зависит от основного процесса компании. Здесь потребуется составить Карту процессов.
- Департамент качества. Основная цель департамента - обеспечить в компании все условия, чтобы продукты и услуги компании были наивысшего качества. Этот департамент выполняет не только надзорные функции но и разрабатывает модели новых процессов и участвует в решении сложных проблем с помощью функции Совета по качеству.
- Департамент имиджа компании - работает над обеспечением компании положительной репутации среди партнеров и широкой публики, для привлечения новых целевых аудиторий и расширения своего влияния.
- Совет директоров. Главный управляющий орган компании, задающий цели и стратегию компании. Создание Совета директоров - это финальный этап, последний шаг в выстраивании эффективной системы управления и профилактике возникновения кризисов.
Подробнее о каждом этапе создания системы управления в компании я буду писать в дальнейших статьях. А сейчас подпишись, чтобы не пропустить новые публикации. Отвечу на вопросы в комментариях. Поставь лайк если понравилось.
Поделись и получай в подарок 10 инструментов управления.