Шкафы и полки в архиве компании заполнены до отказа документами. В течение какого срока обязательно хранить документацию компании? Как правильно отсчитать период хранения? Что грозит компании, если она досрочно уничтожит документы? Расскажем обо всем по порядку.
Несметное количество документов в архиве или в ином помещении – не является неизбежной участью каждой компании. Если компания вовремя не избавится от огромного количества бумаг, то в дальнейшем ей будет сложно найти нужный запрашиваемый документ, да и площади для хранения потребуется больше.
КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ В КОМПАНИИ?
По общему правилу за организацию хранения документов несет ответственность руководитель предприятия (п.1 ст.7,ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ). Так, на директоре лежит обязанность выделить отдельное помещение под хранение документации либо стеллажи под архив, специальные шкафы. А главный бухгалтер должен обеспечить сохранность этих документов. Так, на чеки, выцветшие с течением времени, должны быть заранее сделаны ксерокопия (письмо Минфина РФ от 03.04.2007 г. №03-03-06/1/209). Перед отправкой документов в архив должен быть составлен реестр переданных документов, номенклатура дел, сделана подшивка.
Коммерческие компании, в отличие от государственных структур, не обязаны создавать архив. Тем не менее, для сохранности документов целесообразно выделить отдельное помещение или комнату.
Полномочия по хранению документов руководитель может своим распоряжением передать другому сотруднику.
Только в приказном порядке работнику нельзя вменить обязанности по хранению документов, ведению архива. Как правило, с ответственным работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописывается его функционал: прием на хранение документов, ведение специального журнала, фиксирующего даты приема и уничтожения документов.
Для того чтобы документы сохранили свой первоначальный вид, необходимо обеспечить определенные условия для их хранения. Чтобы не было порчи и разбухания документов, необходимо поддерживать определенную температуру в помещении и параметры влажности воздуха.
В качестве основы в процессе организации архива либо иного отдельного помещения можно взять порядок, прописанный в разделе VII «Организация хранения архивных документов» Правил, утв. приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236.
КАКИЕ УСТАНОВЛЕНЫ СРОКИ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ?
Для того чтобы не запутаться в сроках хранения документации, необходимо имеющиеся документы классифицировать по их видам. Ведь каждому виду документов соответствует свой срок хранения.
- бухгалтерские;
- кадровые;
- банковские;
- налоговые, в т.ч. служащие основанием для начисления страховых взносов;
- акты проверок налоговиков, страхователей;
- акты проверок аудиторов;
- документы, связанные с учредителями или акционерами компании;
- договоры с поставщиками и покупателями.
В каждой большой группе документов есть свой перечень документации, у которой может срок хранения различаться.
Сроки хранения документов установлены едиными как для бумажных документов, так и электронных. Особый порядок установлен для документов, которые составляют государственную тайну. Для них предусмотрен особый порядок хранения.
СКОЛЬКО ХРАНИТЬ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ?
Сроки хранения бухгалтерских документов определены в разделе 4 «Учет и отчетность» в подразделе «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня, утв. приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236.
Обозначим основные из них:
СКОЛЬКО ХРАНИТЬ НАЛОГОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ?
Сроки хранения кадровых документов определены в разделе 4.3 «Налогообложение» Перечня.
Обозначим основные из них:
СКОЛЬКО ХРАНИТЬ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ?
Сроки хранения кадровых документов определены в разделах 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение» Перечня.
Обозначим основные из них:
СКОЛЬКО ХРАНИТЬ УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ?
Сроки хранения кадровых документов определены в разделе 1.3.3 «Управление и распоряжение имуществом» Перечня.
Обозначим основные из них:
КАКАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ?
За нарушение порядка и сроков хранения первичных документов штраф на должностных лиц составляет от 5 тыс. до 10 тыс. рублей (п.1 ст. 15.11 КоАП РФ).
Если документы утрачены, то компанию могут оштрафовать (п.1 и п.2 ст.120 НК РФ):
- на 10 тыс. рублей, если утрата произошла в течение одного налогового периода;
- на 30 тыс. рублей - в течение более одного налогового периода.
Если же занижена налоговая база из-за отсутствия документов, то размер штрафа составит 20% от неуплаченных налогов, но не менее 40 тыс. рублей (п.3 ст.120 НК РФ).