Пользователи систем электронного документооборота (СЭД) иногда забывают, что с их помощью можно не только управлять документами, но и настраивать типовые и уникальные бизнес-процессы.
На самом деле, использовать такую СЭД как 1С:Документооборот на 100% – означает не только загрузить в нее все документы компании. Не менее важно автоматизировать с ее помощью как можно больше рутинных задач и процессов взаимодействия между сотрудниками.
Более того, многие процессы, в центре которых находится движение документов, в 1С:Документообороте можно автоматизировать гораздо быстрее и эффективнее, чем в ERP, BI или других системах, установленных в компании. Для этого зачастую достаточно внести изменения в настройках СЭД и маршрутах обработки документов. А интеграция СЭД в единую информационную среду компании принесет максимум дополнительных выгод.
1С:Документооборот автоматизирует не только классические процессы делопроизводства, от создания до архивирования документов. Ниже мы приведем несколько примеров, как система упрощает и ускоряет рабочие процессы в различных подразделениях компании.
HR-служба: от "охоты за головами" – до сопровождения в карьере
1С:Документооборот позволяет автоматизировать создание заявок на подбор персонала на основе различных шаблонов требований к вакансиям.
В системе можно настраивать маршруты обработки резюме, включая проведение первичного интервью HR-специалиста с кандидатом, отправку тестового задания, согласование интервью с непосредственным руководителем и т.д.
Автоматизация в 1С:Документообороте ускоряет подготовку офферов, трудовых договоров и соглашений, а также весь процесс приема на работу: от регистрации документов сотрудника до выдачи ему логинов и паролей.
Также в системе можно запускать и контролировать задачи, связанные с адаптацией сотрудника, согласовывать его заявки на обучение, аттестацию, отпуск и т.д.
Мы сами в 1С-КПД используем 1С:Документооборот для управления всеми этими процессами. Система экономит много времени и сил наших сотрудников.
Юридический отдел: узнать о контрагентах всё
В этой сфере возможности 1С:Документооборота не ограничиваются согласованием и заключением договоров.
Например, в системе можно проводить оценку контрагентов. По умолчанию доступен сервис 1С:Контрагент, предоставляющий актуальные реквизиты любой фирмы и ее досье (сведения из ЕГРЮЛ, бухгалтерской отчетности, проверок госорганов, анализ финансового состояния). Также к СЭД можно подключить сервис мониторинга событий 1СПАРК Риски, позволяющий узнать о планах реорганизации или ликвидации фирмы раньше, чем эти сведения появятся в ЕГРЮЛ.
Также у наших клиентов пользуются популярностью возможности 1С:Документооборота по автоматизации закупочных процедур, продлению договоров, подготовке допсоглашений.
Бухгалтерия: от платежек – до отчетов
Если не считать организации финансовых архивов, три наиболее популярных сценария использования 1C:Документооборота среди бухгалтеров:
- согласование заявок на платеж;
- обработка электронных авансовых отчетов;
- подготовка отчетов для руководства.
ИТ-служба: отдельная система Help Desk больше не нужна
В 1С:Документообороте можно автоматизировать обработку заявок сотрудников на техническую поддержку, ремонт техники или ее апгрейд. Маршруты прохождения заявок могут быть настроены, например, в зависимости от типа проблемы, с которой столкнулся пользователь.
Это лишь малая часть бизнес-процессов, которые могут быть настроены в 1С:Документообороте с учетом разных аналитик, реквизитов и условий. У нас в 1С-КПД, например, настроены и работают порядка 90 шаблонов процессов.
Будем рады, если поделитесь собственным опытом, зададите вопросы в комментариях или по телефону: +74956400093.