Сегодня многие компании вынуждены искать альтернативы зарубежным ИТ-системам и переходить на российские решения. Владимир Демкин, директор по информационным технологиям, организации бизнес-процессов и цифровой трансформации производственной функции AB InBev Efes, рассказал Клубу ОЦО о том, как его компания переходит на локальные IT-системы и на что она делает упор при оптимизации бизнес-процессов.
Приоритеты локализации
Для начала мы выделили следующие ключевые приоритеты локализации.
Непрерывность бизнеса. Главной задачей было не только не остановить деятельность компании, но и не допустить снижения ее эффективности.
Обеспечение безопасности персонала. Для компании безопасность сотрудников — приоритет, который всегда неукоснительно соблюдается.
Замена глобальных поставщиков. Эта задача легла на ОЦО, который совместно с бизнесом помогал искать альтернативных поставщиков и выстраивал новые цепочки поставок, поскольку большая часть закупочных сервисов находятся внутри ОЦО.
Инновации и локализация импортных брендов. Мы внедряем инновационные решения и обеспечиваем локализацию импортных продуктовых линеек.Непрерывность IT-систем. В связи с уходом или остановкой контрактов международных компаний особую значимость приобретает задача локализации IT-решений — поиск отечественных продуктов, разработка собственных систем или применение иных сценариев. Этот приоритет сейчас в активной проработке.
Основные подходы к локализации
До 2022 года нашей основной ERP-системой, критически важной для бизнеса, была система SAP. Помимо нее использовалось множество других зарубежных систем высокой и средней степени критичности. И лишь небольшая часть систем находилась в нашем российском дата-центре и обслуживала отдельные бизнес-процессы внутри страны.
Первым шагом по локализации в феврале 2022 года стало извлечение российских данных из глобальной ERP-системы, создание пустой системы в локальном дата-центре и перенос туда этих данных. На практике это был очень сложный технический проект: необходимо было не только безошибочно определить объекты для копирования и перенести их, но и перенастроить все интеграционные связи с другими системами, что потребовало 4 масштабных тестирования бизнесом новых систем. Помимо этого, все действия необходимо было сделать одновременно, а для этого бизнес необходимо было остановить. В нашем случае остановка заняла 5 дней, что является одним из лучших показателей в таких проектах. Компания стала одной из первых в России, реализовавших локализацию подобного масштаба (см. рис. 1).
Параллельно были локализованы другие системы среднего уровня критичности. Теперь перед Бизнес-сервис центром стоит цель – до середины 2024 года полностью локализовать оставшиеся глобальные решения. Это позволит обеспечить независимость как бизнес-процессов, так и IT-ландшафта от зарубежных вендоров и разработчиков.
Далее рассмотрим основные подходы, на которые мы опирались в ходе локализации наших систем.
Три сценария для каждого решения. Подход к локализации IT-решений базировался на тщательной оценке рисков. В 2022 году компания столкнулась с множеством рисков, некоторые из них реализовались, превратившись в реальные проблемы. Однако, помимо этого, существовали потенциальные риски с высокой вероятностью возникновения, например нарушение каналов связи.
Для каждого решения была проработана стратегия из трех сценариев:
А. Стандартная замена решения на локальный аналог или копирование предыдущего решения.
B. Ускоренный план создания временной системы в течение 1-3 месяцев для замены в случае проблем, включая переход на ручное ведение процессов.
С. План действий на случай внезапного отключения системы, предполагающий немедленный переход на ручное введение данных в шаблонах Excel силами дополнительного персонала.
В настоящий момент благодаря грамотной оценке рисков и работе по их минимизации мы движемся согласно первому сценарию.
Можно сказать, что нам удалось стабилизироваться, поэтому сейчас перед нами стоят следующие задачи.
Поиск новых возможностей. Мы не только перенесли данные в новые системы, но и усовершенствовали бизнес-процессы. Например, при создании локальной системы транспортной логистики бизнес выдвинул множество новых требований, которые были реализованы в новом решении. Это позволило получить дополнительный положительный эффект в виде оптимизации процессов.
Наращивание экспертизы. В процессе локализации мы повышаем компетенции внутренней IT-команды, которая полностью взяла под свое управление и контроль IT-ландшафт компании.
Результаты локализации IT-решений
Можно выделить 4 ключевых результата этого проекта.
Полное соответствие законодательным нормам. Запуск новых проектов, связанных с обработкой и хранением персональных данных, полностью ведется на территории РФ, удовлетворяя всем необходимым требованиям.
Снижение рисков нарушения непрерывности бизнеса. Переход на собственные разработки и локальные системы позволяет минимизировать угрозы, связанные с внешними факторами, а также обеспечивает высокую скорость реакции на любые проблемы.
Рост производительности. Новые локальные решения базируются на современных IT-технологиях и развернуты на мощных высокопроизводительных серверах, обеспечивая высокую отдачу систем.
Ускорение развития и адаптации. Управляя всем IT-ландшафтом собственными силами, компания сократила цикл от выявления потребности до внедрения решения. Это обеспечивает устойчивое развитие и быструю настройку систем под меняющиеся запросы бизнеса.
Цифровизация и оптимизация бизнес-процессов
Параллельно с локализацией зарубежных систем в AB InBev Efes активно развивают собственные цифровые инструменты и решения для нужд Бизнес-сервис центра (подробно о BPM-системе и Единой информационной сервисной платформе компании Клуб ОЦО уже рассказывал. – Прим.ред.)
Хотелось бы остановиться на подходах к оптимизации и цифровизации бизнес-процессов, которые мы применяем. У нас есть несколько ключевых элементов, которые нам здорово помогают (см. рис. 2).
Сбор инициатив. Операционная команда собирает идеи по улучшению процессов — как от бизнес-подразделений, так и от сотрудников Бизнес-сервис центра. Затем эти предложения отправляются в единый реестр для дальнейшей работы.
Анализ и приоритезация. Этой работой занимается трансформационная команда, в которую входят эксперты, тесно взаимодействующие с ОЦО и непрерывно изучающие возможности повышения эффективности процессов. В проектную команду входят как сотрудники центра, знающие процессы, так и представители бизнеса с глубоким пониманием нашей работы. Для IT-отдела они также выступают бизнес-заказчиком, способным сформулировать требования по изменениям процессов или внедрению IT-решений. По факту бизнес привлекается только для согласования ключевых изменений.
Реализация. Внедрение улучшений и автоматизацию выполняет IT-команда, состоящая в основном из внутренних специалистов с большим опытом трансформаций.
При выборе и оценке варианта улучшения бизнес-процесса помогает простая матрица: степень надежности по горизонтальной оси и стоимость по вертикальной.
Самый надежный, но и самый дорогой вариант — автоматизация процессов в основных системах, требующая больших инвестиций и трудозатрат на проектирование и реализацию.
Второй путь — роботизация рутинных операций. Роботы прекрасно справляются, но нуждаются в грамотном применении и управлении, поэтому важно тщательно рассчитывать их окупаемость.
Еще один простой и быстро реализуемый инструмент — макросы. У нас макросы создаются централизованно и регистрируются в реестре, что позволяет контролировать процесс их выпуска. Команда разработала онлайн-библиотеку макросов, позволяющую сотрудникам загружать нужный макрос с портала, после чего обновления или изменения автоматически распространяются на рабочие компьютеры.
На сегодняшний день приоритет для трансформационной команды — упрощение и оптимизация бизнес-процессов, после чего часто уже и не требуется автоматизация.
Резюме
Поэтапная локализация IT-систем и цифровизация бизнес-процессов, как показывает опыт AB InBev Efes, — вполне осуществимая задача для российских компаний.
Благодаря этой работе обеспечивается бесперебойность бизнеса и его развитие даже в непростых условиях. Одновременно снижается зависимость компании от внешних рисков и угроз, повышается ее управляемость и эффективность за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.