Читайте, как молодому бизнесу использовать виртуальную телефонию для развития и поддержания имиджа. Расскажем, почему стартапам стоит обратить внимание на IP-телефонию и как выбрать поставщика, который не подведет.
Совместимы ли стартапы с IP-телефонией?
Зачем нужна IP-телефония, если есть мессенджеры и обычные телефоны? Дело в том, что они не всегда могут обеспечить такое же качество и аналитику в бизнес-процессах. Ниже обсудим подробнее.
В зависимости от специфики и потребностей стартапа, IP-телефония может дополнять или частично заменять использование мессенджеров и сервисов для видеоконференций. Например, благодаря коллтрекингу будет проще понять, какие рекламные каналы привлекают больше лидов.
Экономия затрат
IP-телефония обычно обходится дешевле традиционной телефонии, особенно когда речь идет о междугородних или международных звонках. Это может значительно сократить расходы стартапа на связь.
Гибкость и масштабируемость
Чем больше будет расти бизнес, тем больше нужно будет принимать звонков — проводить консультации, отвечать на вопросы в техподдержке. Вместе с расширением клиентской базы потребуется более сложная и масштабируемая система связи, способная обслуживать возрастающий объем звонков и коммуникаций. IP-телефония как раз поможет обеспечить такую гибкость и масштабируемость.
Стартап может начинать с минимального тарифа в IP-телефонии, а затем докупать дополнительные линии и функции. Например, речевую аналитику или голосовое меню (IVR).
Пользуясь IP-связью, стартапы могут добавлять номера и голосовые услуги по мере роста компании без необходимости значительных инвестиций в инфраструктуру.
Улучшенная мобильность
С IP-телефонией сотрудники могут получать и совершать звонки с любого устройства, подключенного к интернету, будь то смартфон, планшет или компьютер. Это подходит для стартапов, где команды работают удаленно или находятся в разных городах и странах.
Создание и поддержание имиджа
Многоканальный номер, который работает на собственной виртуальной АТС, — это хороший имиджевый сигнал для клиентов и инвесторов. Если стартап хочет работать с крупными компаниями и масштабироваться в дальнейшем, то собственный номер 8800 покажет, что стартап настроен серьезно.
Например, стартап Qummy, который доставляет питание на жд-рейсы, указал свой федеральный номер на сайте. Очевидно, что это вызывает больше доверия, чем мобильный номер менеджера. Тем более, что стартап настроен работать с крупными компаниями и государственными службами.
Внедрение IP-телефонии в стартапе
Теперь давайте поговорим, как внедрить IP-связь в молодом бизнесе. Начать предлагаем с анализа потребностей: это поможет выбрать оптимальное решение без переплат.
Анализ потребностей
Посмотрим, в каких ситуациях будет целесообразно перейти на IP-телефонию.
- Расширение команды — стартап растет, в команде появляются новые сотрудники, работающие из разных мест.
- Если команда стартапа работает удаленно — IP-телефония обеспечит единый канал связи для всех.
- Если у стартапа есть клиенты или партнеры за рубежом, IP-телефония поможет сократить расходы на международную связь.
- Повышенная нагрузка на колл-центр — появляется потребность в более сложных сценариях обработки звонков, интеграции с другими сервисами или проведении видеоконференций.
Другие потребности зависят от специфики бизнеса. Например, в сезон повышенного спроса вы ожидаете больше заявок по телефону. Либо вы хотите отстроиться от конкурентов и внедрить голосовое меню для более быстрой поддержки клиентов.
Возможно, вы только задумываетесь о том, нужна ли телефония для вашего startup, или вам достаточно только мессенджеров. Тогда стоит начать с малого, протестировать возможности VoIP-решений, и уже потом делать выводы.
Поговорите с командой и определитесь со следующим:
- сколько звонков вы ожидаете в месяц,
- сколько они будут длиться — это поможет понять, что вам выгоднее взять, поминутную или посекундную тарификацию, а может, сразу пакетное предложение,
- сколько сотрудников вы подключите к сети,
- нужны ли вам IVR (голосовое меню), речевая аналитика и коллтрекинг,
- какие интеграции были бы для вас полезны (CRM, ERP и другое).
Эти нюансы помогут вам понять, какой состав услуг заказывать у поставщика связи.
Как выбрать подходящего поставщика IP-телефонии для стартапа
Выбор подходящего поставщика может повлиять на эффективность внутренних и внешних коммуникаций вашей команды. Для начала нужно понять, какие вообще есть решения в IP-телефонии для стартап-компаний. Вот несколько советов, которые помогут вам сделать выбор.
1. Оцените ваши потребности. Определитесь, какие функции IP-телефонии вам действительно нужны. Выпишите ваши пожелания. Количество сотрудников, которым нужны номера, необходимость в международных звонках, интеграция с другими инструментами и сервисами, такими как CRM-системы, и специфические функции, например, автоответчики, очереди звонков, конференц-связь.
2. Исследуйте предложения, сравните тарифы и условия. Посмотрите, какие поставщики IP-телефонии популярны в России, и изучите отзывы о них. Важно выбрать надежного провайдера с хорошей репутацией, который заботится о безопасности данных и предоставляет связь без сбоев. Сравните цены и тарифные планы разных поставщиков, обратив внимание не только на стоимость услуг, но и на то, что включено в каждый пакет.
3. При сравнении тарифов обратите внимание на возможности масштабирования. Ваш стартап будет расти, поэтому важно, чтобы выбранный поставщик мог предложить гибкие решения для масштабирования услуг.
Сначала можно выбрать поминутную или посекундную тарификацию. Если вы планируете принимать больше 1 000 звонков в месяц, может быть выгоднее перейти на тариф с фиксированным пакетом услуг.
4. Проверьте возможности интеграции. Если вам важна интеграция IP-телефонии с другими бизнес-инструментами (CRM, ERP, платформами для видеоконференций), уточните, какие интеграции поддерживает поставщик.
Как интегрировать IP-телефонию с другими инструментами стартапа
Интеграции ускорят работу ваших сотрудников и помогут им эффективнее обмениваться результатами. Можно запланировать интеграцию с CRM-системой, инструментами управления проектами, платформами для email-рассылок, чат-ботами.
Большинство современных IP-телефонных систем предлагают API для интеграции с другими сервисами. Это может потребовать некоторой настройки со стороны вашей IT-команды или внешних разработчиков. В целом в этом нет ничего сложного.
Например, в amoCRM есть виджет Novofon, благодаря которому легко подключить вашу виртуальную АТС к CRM.
Обычно у сервиса, который поставляет услуги IP-связи, есть подробные инструкции по интеграции виртуальной АТС с другими сервисами.
Безопасность IP-телефонии для стартапов
Если стартап не позаботится о безопасности IP-телефонии, это может привести к ряду серьезных проблем, которые могут негативно сказаться на бизнесе. Вот некоторые из потенциальных рисков:
- прослушивание звонков — может привести к утечке интеллектуальной собственности и конфиденциальной информации,
- DDos-атаки — из-за огромного числа запросов система будет перегружена и не сможет обрабатывать звонки;
- вредоносное ПО и фишинг — влекут последствия в виде утечки данных, паролей и т. д.
Эти риски грозят потерей репутации, судебными исками от пострадавших клиентов, штрафами от государства. Как следствие, будут потеряны и бюджет, и доверие инвесторов, а это критически важно для молодого бизнеса.
Для минимизации этих рисков стартапу важно регулярно проводить аудит системы, обновлять программное обеспечение и обучать сотрудников основам кибергигиены. Давайте подробнее посмотрим, как защитить IP-телефонию стартапа и снизить риски репутационных потерь.
Защита от внешних угроз
Используйте шифрование для защиты голосового трафика. Протоколы, такие как SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) и TLS (Transport Layer Security), помогут защитить ваши данные от перехвата.
Настройте фаервол и сетевой экран для фильтрации нежелательного трафика и защиты от атак. Убедитесь, что правила фаервола настроены так, чтобы блокировать неавторизованный доступ к вашим IP-сервисам.
Регулярно обновляйте ПО вашей телефонной системы, а также операционные системы и ПО на устройствах, используемых для звонков. Установка последних патчей безопасности помогает защитить систему от уязвимостей.
Не лишним будет создавать резервные копии конфигураций и данных вашей телефонной системы. Это обеспечит возможность быстрого восстановления в случае сбоев или атак.
Обеспечение конфиденциальности
Нередко причины взломов IP-систем до смешного банальны: администраторы и пользователи устанавливают примитивные логины и пароли вроде admin, user или password. Поэтому убедитесь, что все учетные записи и устройства защищены сложными, уникальными паролями. Регулярно обновляйте пароли и используйте менеджеры паролей для их хранения.
Проводите тренинги по безопасности для сотрудников, чтобы они знали о потенциальных угрозах, таких как фишинговые атаки, и понимали, как важно защищать информацию о звонках и контактные данные. Подробнее об этом читайте в нашей статье о безопасности IP-телефонии.
Применение этих простых мер позволит создать надежную защиту для связи в вашем стартапе, минимизировать риски внешних атак и обеспечить конфиденциальность разговоров команды между собой или с клиентами.
Что в итоге: почему стартапу будет полезно перейти на IP-телефонию?
Использование мессенджеров может быть удобным и экономичным решением на ранних этапах или для внутренних коммуникаций. Но по мере роста стартапа переход на IP-телефонию может предложить гораздо больше возможностей для эффективной работы и обслуживания клиентов:
- удобная интеграция с CRM или ERP-системами,
- более точная аналитика и отслеживание клиентского пути благодаря коллтрекингу,
- возможность создавать более прозрачные отчеты для партнеров и инвесторов,
- защита от киберугроз и улучшение сервиса для клиентов.
У Novofon есть множество бизнес-решений для стартапов. Откройте для себя все возможности современной телефонии для цифровизации ежедневных задач.