«При нехватке людей начинает раскручиваться спираль роста зарплат без привязки к производительности труда»– Дмитрий, на ваш взгляд, насколько остро стоит вопрос нехватки кадров на рынке?– Уверен, что данная проблема стоит достаточно остро. В подтверждение моих слов достаточно ввести в поиск слова «дефицит кадров» и увидеть десятки, если не сотни заголовков в ресурсах с бизнес-тематикой. И большинство из материалов были опубликованы за последний год. «Кадровый голод и рост затрат…», «Проблема дефицита кадров будет сохраняться», «Нехватка кадров становится острее» – количество и частота появления публикаций с такой проблематикой в деловой прессе только подчеркивает актуальность данной проблемы для бизнеса. Об этом свидетельствует возрастающее количество запросов, которые получает наша компания от партнеров. – В каких сферах сегодня наблюдается дефицит кадров и как это отражается на бизнесе?– Этот вопрос сегодня актуален для всех сфер экономики. Однако если мы проанализируем список ТОП-15 крупнейших работодателей с открытыми вакансиями в Беларуси за последний год, то увидим там 13 компаний из ритейла.Не понаслышке знаем, что постоянный поиск и набор персонала происходит в сетевом фастфуде.О чем говорит подобное количество открытых вакансий в отрасли? О том, что у компаний не укомплектован штат и при сложившихся в организациях бизнес-процессах они не могут оказывать услуги в полном объеме и со стабильным уровнем качества. А если и могут, то поддерживают желаемый уровень сервиса и качество работ лишь периодически, и то в стрессовых условиях для всего бизнеса. При этом возрастает количество форс-мажорных ситуаций. Как результат: недовольные сотрудники, которые начинают искать новую работу, снижающееся качество обслуживания, недовольные покупатели и бизнес, который не может развиваться и расти. – И что дальше? Как обычно работодатели справляются с нехваткой сотрудников? – Дальше? Дальше начинают бороться за доступных сотрудников на рынке. А в условиях, когда спрос превышает предложение, начинает расти цена. При этом ростом одних зарплат дело не ограничивается. Дополнительно начинают расти затраты на поиск персонала и на службу HR. Возрастают затраты (времени и денег) на постоянное обучение новых сотрудников. Также в условиях нехватки сотрудников приоритетом для бизнеса становится и удержание текущего персонала, что также приводит к пересмотру заработной платы. И мы получаем классическую ситуацию, когда затраты на персонал растут, производительность труда падает, а проблема дефицита практически не решается.Пока проблема не закрыта, работодатели латают дыры имеющимся ресурсом. В процессе общения с нашими потенциальными клиентами не раз слышали про такие кейсы, когда часть персонала из одних городов периодически командируют в другие. При этом затраты возрастают кратно, ведь дополнительно появляются такие расходы, как транспорт, жилье и командировочные. Это все реальные ситуации. Фото: unsplash.com Хочу отметить, что нехватка рабочих – не только наша проблема. По разным причинам (экономический рост, демография, пандемия и т.д.) с ней сталкивались и сталкиваются работодатели по всему миру. Однако западные компании борются с проблемой дефицита, работая не только над привлечением и удержанием сотрудников, но и над постоянным увеличением производительности их труда. На западе, где каждая рабочая единица стоит дорого, давно поняли, что имеющийся ресурс нужно использовать максимально эффективно. Бизнес постоянно ищет и регулярно внедряет новые решения, пересматривает существующие процессы и организовывает их таким образом, чтобы сотрудники были максимально загружены работой. Сейчас утрирую, но менеджер постоянно озадачен вопросом: «Что можно сделать, чтобы объем работ, который выполняли десять сотрудников, был выполнен, например, девятью?». – Что вы имеете в виду? – Я имею в виду, что на проблему, которая сегодня стоит перед белорусским и российским бизнесом, можно и нужно посмотреть с другой стороны. А именно не «Где взять людей?», а «Что мы можем поменять в своих бизнес-процессах, чтобы более качественно использовать уже имеющихся?». Я сейчас говорю про то, что в мире активно используются и внедряются программные решения, которые помогают компаниям оптимизировать и автоматизировать процессы управления персоналом для увеличения производительности труда и снижения потребности бизнеса в дополнительных сотрудниках. Если говорить про ритейл в частности, то крупный западный сетевой ретейл давно внедрил и использует WFM-системы. Также сейчас мы наблюдаем активный рост количества запросов на WFM-решения и от российского бизнеса.«В нужное время, в нужном месте, в нужном количестве (ни больше ни меньше) работали нужные люди»– Что такое WFM?– Дословно это Workforce Management – управление рабочей силой. WFM – это системы, которые за счет автоматизации помогают более эффективно закрывать все 5 базовых функций управления: планирование, организацию, мотивацию, координацию и контроль. Такие системы нужны, чтобы повышать производительность труда.Развитие этих систем начиналось с простой функции контроля. Для того чтобы контролировать приход и уход сотрудников, еще два-три десятилетия назад на западе стали появляться первые программы по автоматизированному учету рабочего времени персонала. Особенно активно эта тема развивалась в странах, где была почасовая оплата труда. Затем западный бизнес все чаще стал задаваться вопросом: «А зачем нам просто контролировать присутствие сотрудника на рабочем месте? Было бы круто, чтобы у нас в нужное время, в нужном месте, в нужном количестве (ни больше ни меньше) работали нужные люди. Т.е. чтобы люди в свое рабочее время не просто отсиживали положенные часы, а были оптимально загружены работой и приносили максимальный результат». Тем самым бизнес сформировал запрос на автоматизацию таких управленческих функций, как планирование и организация. С развитием мобильных приложений в последующем были автоматизированы функции координации и мотивации. Аналогичный путь прошла и наша система TARGControl. Только с учетом накопленного в мире опыта и развития технологий мы прошли его чуть менее чем за 10 лет. – Вы 10 лет назад поняли, что на нашем рынке будет потребность в подобном продукте? – Если честно, то мы тогда и не знали про такой продукт. Начинали с разработки СКУД (систем контроля и управления доступом), работали над алгоритмами и оборудованием для биометрической идентификации людей Bioscan. Потом мы увидели, что на постсоветском рынке начал формироваться запрос на системы УРВ (системы учета рабочего времени). К 2018 году Bioscan перерос в TARGControl. Мы были одними из первых, кто предложил рынку облачный сервис в сфере СКУД, УРВ, который продавался по подписке. Появились первые клиенты, обратная связь и постоянная работа над развитием и совершенствованием продукта. Во многом благодаря нашим первым клиентам, в особенности белорусским франчайзи KFC, мы накапливали экспертизу и опыт, видели современные подходы и мировые стандарты в сфере управления персоналом. Так постепенно, с учетом новых запросов от клиентов, изучением продуктов на американском и европейском рынках, наша программа трансформировалась в полноценную WFM-систему, и работы по развитию решения продолжаются. Фото: Кирилл ЕвсеенкоТак получилось, что, работая с компаниями, которые используют передовые практики в управлении персоналом, мы создали продукт раньше, чем в Беларуси появился рынок. Фактически потребность только формируется. По поступающим запросам мы видим, что на рынках Беларуси и России именно сейчас, в условиях возрастающего дефицита кадров, к бизнесу приходит осознание того, что для успешного функционирования и развития надо менять подход к оперативному управлению. – Почему вы верите, что WFM поможет решить проблему нехватки кадров?– Конечно, небольшой компании с 20 сотрудниками, которые работают с 8 до 17, подобная система вряд ли поможет. Но если мы говорим про средний и большой бизнес, где сотни или тысячи сотрудников работают по сменным графикам на разных позициях и объектах, то здесь я просто уверен. Вы знаете, как сейчас выстроены процессы планирования рабочих графиков и учета рабочего времени на большинстве наших предприятий и организаций? ТОП-менеджеры даже не подозревают, какие есть резервы для оптимизации.Да, существуют учетные программы вроде 1С, где есть штатное расписание и базовый график работ, но оперативное планирование и вывод людей на смены… Как и 50 лет назад, сейчас в ходу бумажные графики и заметки-пометки, написанные от руки в ежедневниках и тетрадках зав.магазином, администраторов, мастеров и т.д. В лучшем случае графики ведутся в таблицах Excel. Фото: targcontrol.comВсе это делают определенные люди на основе своего опыта и компетенций. А вот все ли из них имеют достаточно опыта и компетенций? Хватает ли им времени для качественной проработки большого объема информации? Это уже другие вопросы. Да и зачастую графики строят по уже сложившемуся в голове шаблону, и человеку сложно выйти за эти рамки и что-то поменять. Вдобавок ко всему могут возникать различные форс-мажорные ситуации: от болезней до прогулов. И, конечно, не забываем про обычную человеческую усталость, спешку, невнимательность. Могут ли специалисты, при наличии всех факторов, одинаково хорошо спрогнозировать нужную численность персонала и составить оптимальный график работ? Вряд ли. А если мы еще усложним задачу и попросим при планировании учитывать неравномерную потребность в людях в течение дня и возможные ограничения в доступности самих сотрудников? Суть системы WFM как раз и состоит в том, что она быстро и беспристрастно обрабатывает очень большое количество информации, которое человеку эффективно обработать просто невозможно в ограниченном промежутке времени. Постоянно обучающийся на BIGDATA искусственный интеллект системы спрогнозирует предстоящий объем работ в соответствии с существующими в компании стандартами и имеющимися ограничениями, моментально переберет тысячи вариантов и составит график, который максимально задействует имеющийся персонал, равномерно распределив нагрузку в течение рабочего дня. Если, например, штатных работников не хватает, система может опубликовать открытые смены, уведомить доступных и подходящих сотрудников с других объектов, которые могут эти смены закрыть и дополнительно заработать. Наш бизнес привык отталкиваться от штата, но мы предлагаем взглянуть на ситуацию под другим углом и идти от стандарта обслуживания клиентов, стандартов выпуска. То есть вместо того, чтобы просто распределять имеющееся количество сотрудников по сменам, мы предлагаем выводить людей на смены в соответствии с реальной потребностью бизнеса, не нарушая трудовое законодательство и минимизируя профицит и дефицит сотрудников на каждом временном отрезке в течение дня.«Меньшим числом работников вы сможете закрывать больший объем работ»– За счет чего система WFM может принести компании пользу? На чем поможет сэкономить или что оптимизирует?– Первый условный пример. Вы владеете тремя магазинами одного формата, в каждом из которых у вас работает по 30 человек. Два магазина приносят выручку примерно по 300 000 руб., а один, допустим, 230 000 руб. Если вы продолжите составлять графики от существующего штатного расписания, а не от выполняемого объема работ, то в третьем магазине люди будут оставаться на 20% меньше загружены работой, чем в первых двух. Если графики будет составлять система WFM, опираясь на данные стандартов обслуживания и объем работ, очень скоро вы придете к тому, что оптимизируете численность в третьем магазине и оставите работать 25-26 человек. В итоге вы получите рост производительности, снижение затрат (на фонд оплаты труда) и, соответственно, улучшение финансовых показателей.Второй пример. Вы владеете теми же тремя магазинами, в них работают те же люди, и эти магазины приносят примерно одинаковую выручку. Но объем работы в течение дня – не постоянная величина и имеет как пики, так и ямы. В одни часы у вас в магазинах появляются очереди и пустеют полки, а в другие сотрудники практически ничем не заняты. Чтобы выйти на более высокий уровень производительности и максимально загрузить сотрудников, нужно начать использовать гибкие смены, выводя дополнительный персонал только в нужные моменты. На рынке труда всегда есть люди, которые готовы посвятить работе только часть дня (например, студенты) или подработать в свой выходной. У кого-то свободно утро, у кого-то день, у кого-то вечер, кто-то может по вторникам, а кто-то хочет по субботам. Например, у кассира из вашего магазина А завтра выходной, а в магазине Б на завтра в пиковую нагрузку есть открытая смена на 4 часа. Если кассиру А хочется подработать, он может откликнуться на эту открытую смену. Имея инструмент, который позволяет оперативно прогнозировать, планировать, организовывать, координировать и учитывать, работодатель может эффективно использовать труд таких людей. Решение WFM приведет к тому, что меньшим числом сотрудников вы сможете закрывать больший объем работ. С одной стороны, минимизируете непроизводственные потери рабочего времени, с другой – минимизируете потери из-за нехватки персонала. Изображение носит иллюстративный характер. Фото: impactguide.net Теперь перенесите эти примеры на среднего белорусского сетевого ретейлера, в котором работает около 5 тысяч человек. И вы увидите, что реально штат может быть оптимизирован на 300-400 человек, а экономия на ФОТ по году составит не менее 6-8 миллионов рублей.Главная польза WFM-систем в том, что они помогают найти баланс между тем, что нужно бизнесу, чего хотят люди, и тем, что требует законодательство.«В идеале собираемся прийти к тому, чтобы с системой можно было работать с закрытыми глазами»– Как обычно происходит процесс внедрения системы? Сколько времени это занимает? И сколько стоит?– Для внедрения системы должна быть команда, заинтересованная в результате. Сперва мы встречаемся с заказчиком, чтобы оценить его потребности. На встрече презентуем наш базовый функционал – рассказываем, как устроена система и чем она может помочь. Далее, если клиенту это интересно, мы заключаем с ним договор и проводим пилотный проект. Условно говоря, если у человека сеть на 50 ресторанов, то мы запускаем «пилот» на одном или двух объектах. Обычно на подготовку адаптированного под нужды конкретного бизнеса «пилота» уходит около двух месяцев.В рамках пилота мы проводим первичное обучение, помогаем настроить систему и внести необходимые данные (при необходимости на этом этапе можем сделать интеграцию нашей системы с учетными системами заказчика) – и партнеры тестируют продукт. Если они видят результат, то, соответственно, мы разворачиваем WFM на всю их сеть. На стороне клиента − только администрирование и ведение системы, на нашей стороне − все остальное, включая техподдержку. Весь продукт находится на внешних серверах − если у клиента возникают какие-то вопросы, мы можем оперативно подключиться и решить их.Что касается стоимости, то она зависит от количества тарификационных единиц – то есть от количества персонала.– Требует ли система обучения сотрудников?– Ничего сложного в работе с системой нет. Да, нужно потратить немного времени на обучение, но все это проходит с нашей поддержкой. Отмечу, что мы постоянно совершенствуем наш продукт и в идеале собираемся прийти к тому, чтобы с системой можно было работать, что называется, с закрытыми глазами.– Вы работаете только на белорусском рынке?– Изначально по учету рабочего времени мы охватывали рынок постсоветских стран, а также работали с компаниями из стран Балтии, Польши, Германии. По системе WFM наш основной фокус сейчас – это Россия и Беларусь. На сегодня у нас параллельно идет несколько «пилотов» с очень крупными российскими компаниями, в Беларуси по WFM мы работаем только с франшизой KFC. – Как вы планируете развивать систему в дальнейшем? Есть ли планы по возможному расширению функционала?– Мы постоянно развиваемся, тестируем новые идеи, изучаем конкурентов, прислушиваемся к пожеланиям наших клиентов. Вообще этот рынок у нас только формируется. Собственники бизнесов видят, что есть проблемы с персоналом, с его загруженностью и эффективностью. Ответом на эти вызовы как раз и являются автоматизированные программы.
