Все знают про тайм-менеджмент, но далеко не все его применяют.
Тайм-менеджмент настолько раскручен, что звучит уже как навязанная идея. А как известно, человек любит сопротивляться навязанным идеям из-за стремления к независимости, сомнений, негативного личного опыта и других причин.
Кроме того, если человек не понял сути, не разобрался в инструментах, не осознал пользы для себя, то вся полученная информация и знания быстро улетучиваются.
Тайм-менеджмент может не прижиться, если нет необходимости практиковаться, потому что нет конкретных требований. Знания дали, но требований к применению нет, контроля тоже.
Как внедряем тайм-менеджмент?
1. Через преимущества.
Человек осознанно стремится формировать у себя полезные привычки. Тайм-менеджмент - это одна из них, которая улучшает качество профессиональной жизни и карьеры.
- Планирование, календарь, список задач и другие инструменты помогают избежать стресса от того, что забыл, опоздал, не подготовился, попал в цейтнот…
Стресс зачастую возникает не из-за того, что не выполнил какую-то задачу, а из-за последствий, которые могут возникнуть в результате невыполнения этой задачи. Например, если человек не успел выполнить работу вовремя, он может испытывать стресс из-за страха наказания или из-за того, что ему придется работать сверхурочно, чтобы компенсировать опоздание. Также стресс может возникать из-за чувства вины или беспокойства о том, что другие люди узнают о его ошибке.
- Повышение карьерных возможностей за счет управления временем. Сотрудник, который забывает о задачах, не умеет расставлять приоритеты, опаздывает на встречи, вряд ли обратит на себя внимание руководителя с целью продвижения по карьере, скорее наоборот.
- Улучшение отношений с коллегами. Коллега, на которого можно положиться, быстрее находит свое место в коллективе. Никому не нужен тот, кто может подвести в самый ответственный момент.
- Улучшение качества работы. Работа, сделанная в авральном режиме, редко бывает качественной, а значит легко прослыть бракоделом. А это влечет за собой финансовые потери в виде сокращения премий и даже увольнения.
- Повышение самооценки. Умение управлять своим временем дает уверенность в своих силах и способность контролировать свою жизнь.
- Улучшение качества жизни. Незапланированный отдых обычно не приносит удовольствие, наоборот может привести к чувству неопределенности и беспокойства.
2. Через обучение и развитие.
Самодисциплина редко кому дана от природы, всему надо учиться, вникать в суть.
Вспомните как в школе: если заучить наизусть, но не понять, значит очень быстро забыть. То, в чем разобрался, легко вспоминается через годы.
Понимание сути тайм-менеджмента позволяет увидеть все необходимые элементы и связи между планированием и результатом , а также найти наиболее эффективные инструменты.
Вот небольшая подборка книг, авторы которых помогут освоить тайм-менеджмент и внедрить его в практику:
- “Тайм-драйв: как успевать жить и работать” - Глеб Архангельский
- “Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе “от звонка до звонка”, жить где угодно и богатеть” - Тимоти Феррисс
- “Экстремальный тайм-менеджмент” - Николай Мрочковский
- “Работай меньше, успевай больше” - Лора Вандеркам
- “Жизнь на полной мощности! Управление энергией - ключ к высокой эффективности, здоровью и счастью” - Джим Лоэр
- “7 навыков высокоэффективных людей” - Стивен Кови
Кроме книг, есть обмен опытом с коллегами, тренинги, семинары, различные приложения, личные методики.
3. Через практическое применение и контроль.
Надо пробовать разные методики, выбирать ту, которая больше подходит под конкретную деятельность и даже характер. Выбор инструмента должен соответствовать следующим правилам:
- Доступность. Можно открыть быстро, с любого устройства, в удобном формате.
- Информативность. Возможность учесть все важные аспекты планирования: суть, дату, время, особенности выполнения, отметка о результате, история переносов и причины, план и ход выполнения для поэтапных задач, отметка приоритетности и срочности.
- Периоды планирования. Горизонты планирования могут быть разные, все зависит от характера деятельности, но список задач на день рекомендуется практически всем.
Есть еще один важный момент для внедрения тайм-менеджмента на сотрудников- это должно быть не рекомендацией, а правилом. Возможна свобода выбора инструментов, но без выбора делать - не делать.
Распространенные инструменты тайм-менеджмента, которые можно рассмотреть для внедрения.
- Календарь с индивидуальными настройками
- SRM-системы
- ToDoList
Что еще важно?
Даже при тотально планировании необходимо быть гибкими, не бояться изменять свои планы или приоритеты, если это необходимо, не бояться просить помощи руководителя и коллег.