Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это основная информация о трудовой деятельности и стаже человека, которую формирует работодатель на каждого сотрудника, включая совместителей и удаленщиков.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) есть у всех, кто работал на 1 января 2020 г. или устроился на работу позже. Если отказаться от ведения бумажной трудовой, вся новая информация о работе будет храниться только в электронном виде. Работодатель должен выдать бумажную трудовую на руки сотруднику после того, как тот решит перейти на ЭТК.
Если в бумажной трудовой нет отметки о том, что сотрудник отказался от неё в пользу электронной, то он или подал заявление о сохранении трудовой на бумаге, или вообще ничего не писал. Поэтому ведите трудовую книжку как обычно. Работник сам должен решить, подавать ли ему заявление на сохранение бумажной трудовой. Если он сделает это повторно, ничего страшного: вы просто получите отрицательный протокол, если в CФР уже есть эти сведения.
Как внести запись в трудовую книжку при переходе на электронную трудовую.
Когда сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения. В трудовую книжку сотрудника внесите запись в следующем порядке:
– поставьте порядковый номер записи;
– дату выдачи трудовой книжки на руки;
«Подано письменное заявление (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)»;
– поставьте дату подачи заявления с указанием числа, месяца, года.
При этом, если места в трудовой книжке в разделе Сведения о работе не осталось, то согласно п. 32 раздела V Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек". В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, который является ее неотъемлемой частью, оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Работодателю придется завести вкладыш, ради записи о переходе на электронную книжку.