Всем привет! Ранее я уже рассказывала, что у меня 4 крупных проекта и много заказов на фрилансе. В этой статье хочу поделиться своим опытом, как вовремя выполнять задачи, какие инструменты можно использовать и при этом не выгореть.
Начнем с того, как все структурировать
Самое важное, с чего я всегда начинаю - это быстрый доступ к инструментам, которые я использую в работе.
Во-первых, если это возможно, то я всегда стараюсь скачивать мобильные приложения таск-трекеров, почт и прочего, а также десктопных версии (Так у меня есть Mattermost, mail.ru, гугл дис, Трелло и еще несколько сервисов). Так я уверена, что мне будут приходить уведомления. Плюс если нет доступа к компьютеру, то я всегда могу быстро что-то посмотреть или сделать на телефоне.
Во-вторых, в любой работе я использую Google Chrome и Google сервисы.
Из сервисов использую почти все - почту, календарь, гугл диск и даже гугл формы.
Для каждого крупного проекта у меня свой гугл аккаунт, чтобы в нем делать удобные закладки, а также чтобы не вводить заново все пароли.
В каждом аккаунте у меня есть закладки:
Например, это закладки с личного аккаунта, который я использую для одноразовых заказов, Дзена и 1 проекта.
На гугл диске у меня также все структурировано. Так как с основного аккаунта я в основном организую вебинары, то почти все папки у меня это папки с информацией о вебинарах.
На рабочем гугл диске у меня по-другом. Там у меня сделаны папки по годам, в каждой папке есть папка "проекты", "финансы", "отчеты" и еще несколько других.
Также мой основной мессенджер в любой работе - это Telegram. У меня 2 аккаунта в телеграм. Там я тоже структурирую все по папкам. Вот пример с личного аккаунта:
В папке Personal - все личные сообщения. В папке Teams - все рабочие чаты. В папке "Каналы" - новостные каналы (так как в моей работе очень важен мониторинг новостей). Раньше у меня еще была папка "Unread", но, кажется, у Telegram пропала эта функция.
Дополнительно я закрепляю 5 важных чатов (чат с партнеров, 2 своих личных телеграм-канала и избранные сообщения). В избранных сообщениях я пишу заметки со встреч, чтобы потом их можно было оперативно переслать.
Про Task-менеджеры
Я перепробовала огромное количество Task-менеджеров и самыми удобными для меня оказались Trello и Miro. Расскажу подробнее о них.
Сейчас Трелло я использую больше для хранения информации, так как Miro для меня оказалось удобнее. Я храню там пароли, ссылки на важные ресурсы, документы, шаблоны писем.
Например, у меня есть карточка "Контакты" в ней есть блок "Доступ", в котором хранятся все пароли с разных сайтов, также есть блоки "Реквизиты" и "Почты". В реквизитах данные для оплаты заказов от постоянных клиентов, в "почты" логины и пароли от почт, тк ими я пользуюсь чаще всего я решила их вынести отдельно, чтобы в случае чего быстро найти.
Также есть карточка "Памятки". В ней я храню все рабочие инструкции если что-то вдруг понадобится. И еще несколько рабочих карточек, на которых не буду останавливаться.
Miro, как я уже сказала, я использую как таск-менеджера.
Перед еженедельным планированием я делаю планирования месяца. На скрине выше показаны 4 моих главных фокуса - работа, здоровье, финансы и обучение. В каждом фокусе расписаны ключевые цели и задачи на текущий месяц. Для годового планирования целей я использую гугл таблицы.
Для еженедельного планирования я использую вот такую табличку:
В ней можно ставить неограниченное количество задач на день. После того, как задача выполненная я переношу ее в блок "Done". Если задача не выполнена, то переношу в "Not Done" и в конце дня задача переходит либо на следующий день, либо на следующую неделю. В "untitled" вношу задачи, которые пришли в течение дня и их нужно распределить по неделе. Последняя колонка - главные задачи и цели недели. Выношу их отдельно, чтобы было понимание на чем фокусироваться.
Что еще
Помимо того, что описала выше, я активно пользуюсь гугл календарем. Под каждый проект у меня свой календарь. В него я вношу только встречи, блоком "задачи" не пользуюсь, так как у меня есть Miro.
Календарь у меня синхронизирован с почтой, поэтому когда есть какие-то изменения во встречах, мне приходят уведомления.
Еще в календаре я отмечаю буду ли я в офисе на основной работе, дни, когда у меня выходные и дни, когда я на больничном. Так мне никто не пишет, когда я занята.
Мой календарь для коллег и заказчиков находится в открытом доступе, поэтому они могут назначить со мной встречу просто выбрав свободный слот в моем календаре, даже не согласовывая встречу миллион раз. Это сильно экономит время.
В целом это все. Если есть вопросы, пишите!
