При занесении данных в электронные таблицы, например, при учете закупок или продаж в таком реестре
есть большая вероятность внесения данных о товарах, признаках, поставщиках в разных вариантах написания или с грамматическими ошибками. Это приводит к ошибкам при последующем использовании данных реестра для анализа. Чтобы результаты анализа были корректными необходим тратить время на проверку и исправление ошибок.
И в excel, и в google sheets есть инструмент, позволяющий минимизировать количество ошибок ввода, таким инструментом является "Раскрывающийся список".
Данный инструмент позволяет создать список, в котором текстовые данные отражаются только одним определенным образом.
Рассмотрим работу с раскрывающимся списком на конкретном примере.
Товары, которые заносятся в реестр характеризуются следующими данными.
Даже для нашего упрощенного случая, возможны несколько вариантов наименований одно и того же товара, например "Товар 1", "Тов 1", "Тов.1", "1" и так далее. Кроме того, товары 1 и 4 дополнительно делятся по артикулам, что увеличивает количество возможных вариантов при вводе.
Для ограничения вариантов ввода в обоих названных редакторах предусмотрены раскрывающиеся списки.
В google sheets данный инструмент можно найти здесь или при нажатии правой кнопки мыши.
В excel здесь
В обеих редакторах данные для списка лучше выносить на отдельный лист, по следующим причинам:
- вы получите справочники, в которых кроме названий можно вносить дополнительные данные (например, характеристики товаров);
- на отдельном листе список легче редактировать и вносить новые наименования;
- список можно использовать для других баз данных.
Список для google sheets может выглядеть так как показано выше или так
Для excel нужен такой список
Это связано с тем, что excel не позволяет сделать ссылку сразу на два столбца и связать наименование товара и артикула будет невозможно при отражения данных в первых двух вариантах.
Чтобы сделать раскрывающийся список в google sheets нужно
Тогда мы получим список для наименований
Для артикула нужны такие настройки
Тогда получается такой список
Для excel нужно сделать такие настройки
Необходимо отметить, что в отличие от google sheets, который позволяет делать ссылку на список в таком формате 'справочник поставщик'!$A$2:$A, т.е. не указывать конец диапазона, в excel диапазон может быть только ограниченным определенной ячейкой 'справочник товары'!$B$2:$B$5.
Кроме этого, в google sheets предусмотрена возможность выделения элеиенат списка цветом
В excel выделить цветом в рамках списка нельзя, для этого можно будет использовать потом условное форматирование.
Посмотреть пример в google sheets можно здесь.