Бухгалтер – кто он? Налоговый агент? Часть 12, трудности, подвиги

Знаете, в чем трудность любых нововведений в бухгалтерии???

Еще не догадались?

В том, что никто кроме бухгалтеров ЭТО НЕ СДЕЛАЕТ!

Это нельзя сделать извне бухгалтерии!

А они порой ничего менять не хотят(

Они ДОЛЖНЫ САМИ - ДОБРОВОЛЬНО - СЛОМАТЬ свой устоявшийся порядок! И САМИ - ДОБРОВОЛЬНО - ПЕРЕСТРОИТЬСЯ на новые рельсы.

Причем сделать это между периодами подготовки отчетов (минимум 4 месяца в год их лучше вообще не трогать – январь, апрель, июль, октябрь). Чтобы они сумели сдать отчеты, несмотря ни на что.

Да, перестройка — это подвиг. И его надо сделать.

Некоторые вещи в облегчении учета не требуют специальных подготовительных мероприятий. Сначала ИНОГДА делать неправильно, но проще. Потом снова и снова.

Что может сделать руководство компании?

1) Если в компании есть технолог (или иное лицо, разрабатывающее бизнес-процессы – алгоритмы работы – инструкции – технологические карты - технологии – кто-нибудь, то в первую очередь попросить его обеспечить инструкциями по работе с документами отделы, с которыми сотрудничает бухгалтерия, и наладить дисциплину получения-сканирования-выкладывания на сервер-передачи документов. Это первый шаг. На таких документах должна быть пометка на конверте или прозрачном файле «ОТСКАНИРОВАНО, ВЫЛОЖЕНО, ПРИКРЕПЛЕНО В 1С». Эти документы в потоке должны отличаться от остальных бумажных.

Шаг за шагом, подразделение за подразделением – параллельно обеспечивая и полноту сбора документов (без пропусков, все-все документы), и их срочность передачи в бухгалтерию к учету. Документы не должны валятся на столах менеджеров – только в бухгалтерии. При увольнении должен быть обеспечен процесс сдачи документов по твоим сделкам и пометки, у каких контрагентов застряли документы.

2) Если в вашей компании распределенная ответственность, то проводить документы по программе учета (1С, например) могут и исполнители сделок – и по продажам - это даже обязательно, и по закупкам ТМЦ/услуг. Но сканирование и передача документов в бухгалтерию/архив обязательна и в этом случае.

Продажные документы в торговой компании (которых много по объему в количественном выражении) могут сразу идти в архив на раскладку по датам – месяцам – кварталам по пакетам (не надо подшивать в папки – только время тратить), минуя бухгалтерию, существенно экономя ее ресурсы. Все-таки сотрудник архива стоит на рынке труда меньше, чем бухгалтер, и его легче найти.

3) Поговорить с главным бухгалтером и разрешить ему облегчить учет, четко обозначив, что материальную ответственность главный бухгалтер за новые технологии не понесет.

Продолжение будет…