Бухгалтер – кто он? Налоговый агент? Часть 11, дисциплина сбора документов, ЭДО

Очень важный аспект работы бухгалтерии – это сбор первичных документов с подразделений, в которых они появляются в бумажном виде или в которые приходят с ТМЦ или по почте. И исходящие (по продажам) и входящие (по закупкам).

1) По Продажам – договоры, спецификации, допсоглашения, счета, УПД/СФ/накладные/акты на продажу, подписанные сторонами, с печатями. Все должно сканироваться, прикрепляться в программу к заказу/клиенту/договору (1С, например) и/или выкладываться на общий сервер по правильно организованным папкам, чтобы всем, кому надо, они были доступны и тем более - бухгалтерии. А бумажный вариант срочно передавать в бухгалтерию. Если территориально отделы сидят в едином офисе, пусть в комнате продавцов стоит пластиковый ящик «В бухгалтерию» и каждый кто идет в ту сторону – приносит документы бухгалтерам и складывает в пластиковый ящик «Продажи». Если офисы территориально разделены, надо все документы по сделке упаковать в конверт, надписать по какой сделке и передать на пересылку в бухгалтерию или сразу в архив.

2) По Закупкам - договоры, спецификации, допсоглашения, счета, УПД/СФ/накладные/акты на покупку, подписанные сторонами, с печатями. Закупки бывают многих видов и во многих точках компании, начиная от закупок товаров и ТМЦ/услуг, кончая командировочными, которые собирают чеки в столовых и ресторанах. Но принцип единый: собрать, отсканировать, выложить на сервер в дереве папок в специально организованную папку (подразделение – далее либо поставщик, либо ФИО ответственного – далее либо дата, либо сделка по другому признаку, хоть по номеру сделки) и бумажные документы (договор, спецификация, допсоглашение, счет, УПД, СФ, акт/накладная – полностью подписанные и проверенные) в конверт или прозрачный файл, надписать и передать в бухгалтерию с первой же возможностью.

3) Иные документы – аналогичным «макаром».

Отступление про ЭДО:

ЭДО (Электронный документооборот) очень удобно и непонятно, как можно этому сопротивляться и противостоять? Если ваша бухгалтерия против ЭДО – надо задуматься о смене всех бухгалтеров, которые против. Вы, как руководитель, в конечном счете, только выиграете от этих замен в долгосрочной перспективе.

Против ЭДО те, кто много документов делают «Задним» числом, мухлюя с ними. Разве это про вас?

ЭДО с налоговыми органами работает давно и успешно.

ЭДО с контрагентами – это современно, прогрессивно, это настоящая автоматизация, экономия ресурсов (людских, принтеров, картриджей, бумаги, времени на подписание, проштампование, конвертов, марок, места для хранения, время на раскладывание, время на копирование и пересылку в налоговую инспекцию по встречной или выездной проверке и т.п. – всего и не перечислишь сразу сходу).

При первой же возможности подключайте ЭДО с контрагентами. Скопом это не сделаешь, только по одному настраивать. Поэтому степ-бай-степ надо начинать уже сейчас. Это даже не обсуждается.

Если мухлюете с продажами – подключайте с поставщиками, а продажи не трогайте. Здесь нет законодательного требования вести бизнес только с ЭДО или только без ЭДО, возможны любые варианты, хоть только 1 поставщик с ЭДО, а все остальное нет. Просто надо срочно начинать подключать по одному каждого контрагента. Без долгих разговоров. Всех, кого удастся.

Продолжение будет…