Еще одно соображение. Меньше бухгалтеров – больше толку.
Такой «загрублённый» «неправильный» облегченный учет требует меньше сотрудников в бухгалтерии, если их много. Конечно, есть предел минимизации персонала: надо учесть и отпуска, и больничные сотрудников. Учет не должен останавливаться, должно быть замещение выбывших по болезни/отпуску/отгулу сотрудников на участках учета, предусмотренное заранее дублирование функций учета, удаленная работа сотрудников в случае болезни.
Но такой облегченный учет вести легче, проще, изящнее (если позволите так его назвать). В противоположность «вязкому» «болотному» «правильному» учету, который ведут «правильные» бухгалтеры по всем канонам ПБУ и прочих стандартов и/или писем-разъяснений Минфина и НО (налоговых органов).
Зачастую требования стандартов БУ и МФ (НО) не подкрепляются практикой налоговых проверок. В основном, запрашиваются только первичные документы по сделкам закупок и редко-редко что-либо еще...
Само «Уведомление о предоставлении документов» по выездной налоговой проверке, поступающее из Налогового органа, стандартное, и на 3-х листах содержит список более чем 100 видов документов как первичных, так и аналитических, налоговых регистров, бухгалтерских справок, вплоть до сертификатов на продукцию, паспортов основных средств и прочей экзотики. Многие пункты просто дублируют друг друга. Не надо пугаться!
На практике, если спросить проверяющего, что предоставить в первую очередь, он пометит ограниченное количество пунктов, которое вполне по силам. Как подсказывает мой опыт, остальное ему не понадобится.
Уже из помеченных галочками вы в первую очередь выбираете удобные вам для подачи типы документов и начинаете пересылать по ТКС (телекоммуникационные системы связи) с ЭЦП (электронно-цифровой подписью) скан-копии (или иные файлы) в налоговый орган частями (30 МГБ одна отправка – это менее 100 листов сканов) каждый день, в любом удобном порядке, не спеша, растягивая удовольствие.
Таких отправок в день может быть несколько – нумеруйте части через дробь в исходящем номере письма. Например так: «Письмо № 12/34 в ответ на Требование 18907 от 22.02.23» - 34 партия файлов.
Источник сканов документов:
1) или произвести сканирование архивных документов – трудозатраты такие-же как и для копирования документов, можно применять потоковые сканеры для документов (взять в аренду).
2) или использовать хранилище сканированных образов – если сканирование делалось по ходу деятельности компании. Такой подход оправдан, если сканы привязываются к сделкам в программе и откладываются в организованное хранилище на серверах.
В конце отправьте по ТКС полный реестр, где что было в какой части отправки, без излишней детализации: например, по поставщикам: вид документов – поставщик – период (без указания номеров и дат) – номер отправки – дата отправки.
У нас по проверкам работала целая команда – 3 человека при большой помощи архива (подбор документов и их сканирование, 1-2 человека). Марине и Наташе – горячий привет!
Мы творили просто чудеса! Наш рекорд: 12 коробок за 10 рабочих дней - передача в налоговую по выездной проверке. Это и была наша крайняя передача бумажных документов. (А вы умеете нумеровать бумаги принтером? 😊 Мы умеем!)
И при следующей проверке наш новый рекорд: 689 частей отправки по ТКС по 30 МГБ каждая.
Не передавайте бумажные копии – это дополнительные большие расходы для вас и излишнее удобство для проверяющих. Пусть печатают сами у себя в офисе и читают, пусть поработают и потратят ресурсы.
Мой богатый опыт показывает, что они ленятся читать электронные документы.
Пример грамотной работы с НО: очень рьяный и амбициозный налоговый инспектор (метр пятьдесят с кепкой – они наиболее рьяные) решил сразу с начала налоговой проверки вывести нас на штраф 6 млн руб. Как? Очень просто. Штраф начисляется в том случае, если в Требовании по запрашиваемым документам поименованы их конкретные реквизиты: наименование, номер и дата. Так вот он (проверяющий инспектор) из файла, присланного банком по его запросу, вырезал колонки с номерами и датами платежных поручений, слепил из этой информации Требование о предоставлении документов (платежных поручений) в указанный срок и указал 30 000 документов, которые мы должны предоставить. Само Требование было на 50 листах с мелко-мелко напечатанными номерами и датами документов.
Как вы понимаете, предоставить это количество документов просто невозможно. Давайте посчитаем: 2 платежки на лист – в пачке бумаги 500 листов = 1000 платежек на пачку – нужно 30 пачек = 6 коробок бумаги (без учета того, что напечатанный лист толще чистого и обратно в коробку 2500 листов не умещаются). Да, и еще все это надо перенумеровать (а вы умеете нумеровать принтером???) и сшить в дела по 150 листов, надписать, наклеить наклейки, подписать… Невозможно в 5 рабочих дней!
А вот выкачать с помощью программистов электронный архив платежек (с номерами вразброс) легко! Кстати, их оказалось всего 26000 за 3 проверяемых года, и где проверяющий взял еще 4 тысячи ПП для Требования осталось загадкой. Ну ничего: мы просто 4000 платежек вразброс продублировали – «все равно эту фигню никто читать не будет!» (помните такой анекдот из дипломной практики студентов?). Итого 30000 электронных документов «свернули» в ZIP-архив, добавили электронное сопроводительное письмо, скопировав номера и даты из Требования, и отправили в НО. Все прошло без сучка и задоринки! Так был отбит 6-милионный штраф… Страшно представить, что было бы если бы мы все делали «по науке» и предоставляли «по правде»! Нет, вы, как хотите, а я считаю, что «соображалка» нужна даже там, где, казалось бы, все зарегулировано.
Продолжение будет…