Ежедневные отчеты менеджеров отдела продаж

Успех любого бизнеса зависит от множества факторов, но одним из ключевых является эффективность работы отдела продаж. Ежедневная отчетность позволяет контролировать результаты работы менеджеров, анализировать их успехи и неудачи, а также выявлять слабые места. Сегодня поговорим о том, почему ежедневные отчеты так важны для успешного функционирования отдела продаж и какие преимущества они дают самим менеджерам и руководителю отдела продаж.

Как составить шаблон ежедневного отчета?

Процесс составления ежедневного отчета для менеджера отдела продаж очень прост:

• Отчет должен содержать ключевые показатели должности, относящиеся к ее Ценному конечному продукту, т.е. те показатели, за которые данный сотрудник получает заработную плату.
• В отчет можно включить пункт ИТОГО, где будут суммироваться показатели за отчетный период.
• Отчет должен быть достаточно подробным. Это обеспечивает прозрачность выполненной работы сотрудником и не требует дополнительных обсуждений.
• Отчет должен отправляться в электронном виде. Например, в корпоративный чат специально созданный с этой целью.
• Отчет должен сохраняться, чтобы к нему всегда можно было вернуться.
• Рекомендуем включить в отчет стоку с выводом о том, как прошел день сотрудника. Это служит хорошей платформой для обсуждения и обратной связи между руководителем и сотрудником, что способствует улучшению коммуникации и созданию благоприятной рабочей атмосферы. Руководитель оперативно реагирует на проблемы сотрудника, помогает и поддерживает его.

Правила заполнения ежедневного отчета сотрудниками отдела продаж

При внедрении ежедневной отчетности в ваш отдел продаж опишите "Правила заполнения" этого отчета сотрудником. Здесь также все просто:

• Отчет обязательно должен начинаться с даты, к которой он относится.
• Напишите когда отчет должен быть отправлен. Например: "Отчет отправляется ежедневно в чат, не позднее, чем через час после окончания рабочего дня".
• Напишите куда ваш менеджер должен отправлять этот отчет. Например: "Сотрудник должен отправлять отчет в электронном виде в корпоративный чат "Отчеты".
• Отчет должен быть правильно заполнен сотрудником и содержать все необходимые показатели. При внедрении ежедневных отчетов в отделе продаж приведите примеры правильного и неправильного заполнения, тогда вообще все станет предельно ясно.
• Если это необходимо, укажите какая строка должна содержать ссылку на результат.
• Напишите о важности заполнения маленького вывода о том, как прошел рабочий день сотрудника. Также приведите пример того, кк может быть заполнен этот пункт отчета: "Сегодня прошли 2 важные встречи с клиентами, возникли трудности при отработке возражений на переговорах".

Пример шаблона ежедневного отчета менеджера по продажам

Пример шаблона ежедневного отчета лидоруба

Преимущества для руководителя

• Контроль работы сотрудников: Руководитель может понять, чем был занят его сотрудник целый день. Ежедневные отчеты позволяют руководителю отдела продаж контролировать работу своих сотрудников и оценивать их производительность.
• Оценка эффективности: На основе анализа ежедневных отчетов руководитель может выявлять тех сотрудников, которые не справляются с поставленными задачами, и принимать соответствующие меры. Это может включать проведение бесед с сотрудником, предоставление дополнительных ресурсов или обучение, а в некоторых случаях - увольнение сотрудника.
• Экономия времени руководителя: Вместо того, чтобы тратить время на сбор информации и расспросы своих сотрудников кто и что делал и какие у сотрудников проблемы руководитель может использовать готовые отчеты, которые содержат всю необходимую информацию. Это позволяет сократить время на выполнение рутинных задач и сосредоточиться на более важных вопросах.
• Оперативная поддержка и помощь сотрудникам: Ежедневные отчеты позволяют руководителю оперативно реагировать на возникающие проблемы и трудности, а также предоставлять помощь и поддержку сотрудникам. Это может включать в себя консультации по сложным вопросам, поддержку в решении конфликтов и т.д. Таким образом, руководитель может обеспечить более эффективную работу сотрудников и помочь им достигать лучших результатов.
• Повышение производительности сотрудников: Проверка работы сотрудников каждый день может повысить их производительность, так как они будут знать, что их работа находится под постоянным контролем. Это мотивирует сотрудников быть более ответственными и сосредоточенными на выполнении своих задач.
• Обучение и развитие сотрудников: Отчеты подсвечивают проблемы в работе того или иного сотрудника, а РОП без труда может увидеть их в ежедневных отчетах и предоставить сотруднику возможность своевременного обучения и развития необходимых навыков.
• Оперативная работа отдела контроля качества (ОКК): По отправлении ежедневного отчета руководитель понимает, что рабочий день данного сотрудника закончен, а ОКК может приступать к проверки итогов его работы в CRM-системе.
• Снижение стресса: Отчеты помогают снизить уровень стресса, так как предоставляют структурированный способ отслеживания работы сотрудников.

Преимущества для менеджеров

• Конкуренция внутри отдела продаж: Менеджеры видят результаты друг друга. Более слабые начинают стремиться к показателям сильных менеджеров, а сильные менеджеры "наращивают обороты", тем самым стараясь всегда оставаться в лидерах по показателям.
• Постоянный контроль своих показателей: Заполняя ежедневный отчет, каждый менеджер видит и понимает сколько ему нужно еще сделать для достижения плана. Цифры всегда перед глазами.
• Самоорганизация и планирование: Менеджер четко оценивает ситуацию и правильно распределяет свои силы и ресурсы для достижения определенных показателей к отчетному дню.
• Определение приоритетов: Ежедневные отчеты позволяют менеджерам определить приоритеты в своей работе. Это помогает им сосредоточиться на наиболее важных задачах и избегать отвлекающих факторов.
• Самообразование: Менеджер может самостоятельно проанализировать свои отчеты и обратив внимание на наиболее встречающиеся проблемы, найти свои "точки роста". Хороший специалист, стремящийся к высоким показателям начнет "прокачивать" свои навыки, посредством чтения специализированной литературы, участия в тренингах, семинарах и т.д.
• Постоянная и своевременная обратная связь от руководителя: На основе обратной связи от руководителя сотрудник может скорректировать свои действия, чтобы повысить эффективность работы.
• Снижение стресса: Ежедневные отчёты могут помочь снизить уровень стресса у менеджеров, так как они предоставляют структурированный способ организации и отслеживания своей работы.

Ежедневные отчеты являются простым и эффективным инструментом для мониторинга работы менеджеров отдела продаж. Их внедрение не только повышает эффективность работы команды, но и улучшает коммуникацию между руководством и сотрудниками, что в свою очередь способствует достижению общих целей компании.

Удачи и больших продаж!

************

Построение отделов продаж под ключ!