❓Необходимо подтверждать уничтожение персональных данных при достижении целей обработки либо отзыва согласия работника. В организации обработка персональных данных производится с использованием средств автоматизации. Существуют сроки хранения документов (в т. ч. электронных), установленные законодательством, которые продолжают течь и после увольнения работника, например:
• 50 (75) лет хранятся лицевые счета, личные дела, приказы по личному составу; расчеты по взносам на обязательное пенсионное страхование;
• 5 лет — приказы об отпусках, командировках, привлечении к работе в праздничные и выходные дни. (перечень не исчерпывающий — есть и другие документы с длительным сроком хранения).
Поскольку существуют сроки для хранения документов, содержащих персональные данные, и они установлены федеральным законодательством, можно ли считать, что до окончания срока хранения документов цель обработки не достигнута, соответственно, персональные данные не подлежат уничтожению?
🤓 На вопрос отвечает В. В. Рязанцева, эксперт-консультант
❗️ Персональные данные (ПД) субъектов действительно есть во многих документах по личному составу работодателя.
Для хранения документов по личному составу установлены определенные сроки[1] (иные сроки хранения, которые могут распространяться на вашу организацию или учреждение, могут быть установлены другими нормативными документами), которые также распространяются и на документы, которые содержат ПД, обрабатываемые с использованием средств автоматизации.
Если срок хранения ПД не установлен федеральным законом, а также договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект ПД, то хранение ПД должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта ПД, не дольше, чем этого требуют цели обработки ПД[2]. Обрабатываемые ПД подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
В нашем случае есть нормативный документ, которым определены сроки хранения документов по личному составу. Поэтому после прекращения трудовых отношений нужно:
• удалить (уничтожить) те документы, содержащие ПД, которые законодательство хранить не обязывает;
• хранить те документы, в отношении которых архивным законодательством установлены сроки хранения, соблюдая необходимые меры по их всесторонней защите.
По окончании сроков хранения документы следует уничтожить.
Способы уничтожения ПД на электронных носителях:
• удалить файлы без возможности восстановления при сохранении физических носителей или
• уничтожить физические носители (размагнитить, уничтожить микросхемы, диски и т. п.).
Какой способ применить, оператор ПД решает самостоятельно и закрепляет порядок его реализации в своих документах[3].
[1] Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2022); Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
[2] Пункт 7 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-«О персональных данных» (в ред. от 06.02.2023). далее — Федеральный закон № 152-ФЗ.
[3] О том, что учесть и какими документами подтвердить факт уничтожения ПД, читайте в статье В. В. Рязанцевой «Уничтожение персональных данных работников: что изменится с 1 марта» // Кадровые решения. 2023. № 1. С. 47–53.
Материал опубликован в журнале «Кадровые решения», № 11, 2023.
✅Подписчики журнала «Кадровые решения» получают ответы на вопросы бесплатно.