Для каких задач руководителю нужен ассистент?
Разбираемся вместе с Юлией Рычковой, CEO PA Academy, занимающейся обучением личных ассистентов.
Есть задачи развивающие и поддерживающие.
Развивающие – это про стратегию, достижение целей по ключевым метрикам, развитие бизнеса. К поддерживающим относятся простые ежедневные задачи, которые обеспечивают текущий уровень или поддерживают стратегические: таблицы, календарь, организация встреч и так далее.
Поддерживающие задачи как раз можно и нужно в первую очередь доверить личному ассистенту.
Какие бывают ассистенты?
Ассистент может быть уровня исполнителя: качественно брать и выполнять задачи в срок.
И уровня PRO, когда он – полноценный партнер, который может запустить самостоятельно отдельное направление.
Какие качества важны для ассистента любого уровня?
- развитые коммуникативные навыки, коммуникабельность. Умение ясно и четко излагать свои мысли устно и в переписке;
- стрессоустойчивость и готовность работать в режиме многозадачности;
- умение взять ответственность за задачу на себя;
- организованность и способность эффективно распределять усилия;
- внимание к деталям;
- честность, надежность;
- человек совпадает с вами по ценностям.
Качества ассистента уровня PRO:
- стремится к росту, саморазвитию;
- обладает гибкостью и высокой скоростью мышления, изобретательностью;
- заряженный и замотивированный, для него понятен и важен результат, а не процесс. Готов к роли младшего партнера, а не просто исполнителя.
- обладает системным мышлением, может расставлять приоритеты;
- самостоятельный и проактивный.
Ассистента с такими качествами можно научить принимать решение в ряде простых ситуаций. В сложных случаях он должен приходить с вариантами решения, а не с проблемой.
На что обратить внимание при найме?
- Четкость соблюдения дедлайнов.
Это можно оценить еще на этапе отбора: вовремя ли подключается к встрече, высылает тестовое задание. Лучше отдавать предпочтение кандидату, который делает все это чуть раньше дедлайна, а не минута в минуту.
- Опрятный внешний вид.
Как ассистент пришел на встречу, если собеседование в офисе, или как он выглядит на созвоне в Zoom.
- На связи ли кандидат в мессенджере.
Оперативность ответа на ваш вопрос обеспечивает чувство надежности, защищенности, делает ассистента опорой и поддержкой.
- Коммуникабельность.
Насколько четко излагает мысли в переписке, грамотная ли речь.
Важное качество ассистента – уметь общаться на равных с сохранением субординации. Если ассистент находится в позиции «маленького человека» и боится своего руководителя, сложно построить открытые рабочие отношения и получить честную обратную связь. Хороший ассистент может заметить процессы в компании, требующие оптимизации, и честно сказать об этом, предложить решение.
- Уровень и профиль ассистента.
Попросите кандидата перечислить три самые сложные вещи, которые он сделал как ассистент за последний год.
- Убедитесь в надежности и честности кандидата
У ассистента будет доступ к множеству ваших данных, логинам и паролям. В договоре обязательно нужно прописать условия конфиденциальности, но в любом случае это должен быть благонадежный человек.
Оценить, насколько вы можете доверять кандидату, легко и быстро можно с помощью сервиса по проверке от компании SpectrumData. Уже через несколько минут после запроса вы получите развернутый отчет по важным параметрам: наличие долгов, кредитный рейтинг, действительность документов, аффилированность и многое другое.
Вы сможете получить 4 отчёта с разными блоками информации, чтобы выбрать наиболее подходящий для вас. Оставить заявку на тестовые отчёты можно по ссылке.
Вам могут быть интересны эти статьи 👇🏻