Последние годы тема работы над личной эффективностью набирает популярность как в бизнес-сообществе, так и в социальной среде. Всё больше и больше людей стремится к тому, чтобы использовать своё время максимально эффективно, ведь время это самый ценный, а главное невосполнимый ресурс, который имеется у людей. И тратить его на бесполезные вещи непозволительная роскошь.
Ранее мы писали про «пожирателей времени», которые поглощают время в больших количествах и не дают достигнуть поставленных целей. Главным же пожирателем времени является лень, которая не даёт развиваться и тянет человека вниз, как якорь. И для того, чтобы избавиться от бесполезного времяпрепровождения необходимо работать над собой.
Личная эффективность – это с одной стороны использование времени на действительно важные дела, а с другой, ещё и умение выполнять максимум задач при минимуме усилий. В идеале это пропорция 20/80 (принцип Парето). Когда при 20% усилий получаешь 80% результата. Это позволяет жить полной жизнью и иметь возможность развиваться.
Как вы уже поняли, самое главное в работе с личной эффективностью это правильное распределение времени на важные дела. А как его правильно распределять мы сейчас расскажем и в качестве примера приведем небольшой кейс.
1. Анализ
Первое с чего стоит начать это анализ. Это необходимо для понимания того, куда уходит время. Для того чтобы провести качественный анализ, в течение нескольких дней понаблюдайте за собой, за своими привычками, поведением, занятиями, тем, как вы решаете задачи и как долго. Как часто вы отвлекаетесь и сколько времени у вас уходит на ненужные дела. Все свои наблюдения записывайте, чтобы понимать, как и на что вы расходуете своё время. По итогам этих наблюдений проведите анализ. Он покажет, сколько времени уходит в пустоту, а сколько на важные дела.
Кейс: Сергей менеджер, который работает в офисе 5 дней в неделю по 8 часов в день. У него есть мечта прочитать 3 книги по маркетингу. Это поможет его профессиональному росту. Он их купил 2 месяца назад, но никак не может их начать читать, так как ему не хватает времени. Его это беспокоит. Поэтому он решил разобраться, что ему мешает читать книги. Он решил наблюдать за собой в течение недели. По итогам наблюдений он провел анализ использования своего времени и выяснил, что по приходу домой он ужинает, а потом идёт играть в любимую танковую онлайн-игру чтобы расслабиться. Игра его очень затягивает и ближе к вечеру, глядя на часы, он говорит себе, что начнёт читать на следующий день. Но на следующий день друзья по игре зовут его «немного расслабиться после работы и часок поиграть». Естественно игра затягивает, и Сергей снова откладывает свои планы. И все планы переносятся «на завтра». Таким образом, Сергей выявил своего «пожирателя времени», которого он даже не пытается контролировать.
2. Постановка целей
Следующий этап постановка целей. Это необходимо, в том числе и для самодисциплины. Для правильной постановки целей рекомендуем использовать технологию SMART, о которой мы писали в одной из наших статей ранее.
В нашем случае Сергей поставил себе важную цель прочитать 3 книги по маркетингу за 6 недель. Прочтение этих книг поможет его профессиональному росту.
3. Приоритеты
Далее необходимо отделить важные задачи от тех, которые отвлекают от достижения поставленных целей. Для этого можно использовать «матрицу Эйзенхауэра», которая помогает структурировать задачи по приоритетности и определить какие задачи действительно важные.
Возвращаясь к менеджеру Сергею. Он определил для себя важной, но не срочной (у него есть 6 недель) задачей прочтение книг. Это соответствует его основной цели. А вот онлайн-игры он определил как не важную и не срочную задачу, которая у него отнимает львиную долю личного времени. Теперь ему остается составить план действий.
4. Планирование
Следующий этап это составление плана достижения целей. Планирование в данном случае заключительный, но самый важный этап, так как именно от него зависит насколько успешно вы осуществите задуманное.
Вернёмся к менеджеру Сергею. Ему необходимо прочитать 3 книги за 6 недель. Для него это важная, но не срочная задача, так как есть запас времени. Но она для него является приоритетной. А игры это не важно и не срочно. Поэтому он решил спланировать использование своего личного времени следующим образом. На ужин и отдых, после работы он выделил 1,5 часа. В это время он готовит ужин, сидит в соцсетях мессенджерах, общается с друзьями. Далее он выделяет 2,5 часа для чтения книги. После чего готовится ко сну, и ложиться спать. Так как он всё-таки любит поиграть в онлайн-игры, заходить в них он будет только вечером в выходные дни по 4 часа в день, но только при условии, что он 3 часа посвятит чтению книг. Для контроля над собой, он каждый раз ставит таймер, чтобы всё делать вовремя и не потратить лишнее время на ненужные дела.
Вот собственно и всё!
Выполнив эти шаги можно добиться значительных результатов в работе над собой и эффективным использованием личного времени. На примере нашего кейса мы показали, как это можно сделать.
Подводя итог отметим, что для того чтобы эффективно использовать своё время, помимо тех шагов которые мы описали, необходимо в первую очередь принять волевое решение. Именно оно является основой. Не изменив свои «вредные привычки» нельзя добиться результата и всегда можно переносить важные дела «на завтра» и так ничего не сделать на протяжении всей своей жизни. И конечно важно осуществлять контроль за тем, на что тратится время и не позволять себе тратить его на бесполезные вещи.
И помните, что время ресурс невосполнимый и его правильное распределение открывает большие возможности.
Упущенное время – упущенные возможности.