В этой статье я познакомлю вас со стилями Word.
Стили редактора Word – тема, очень хорошо описанная в интернете (сейчас я предпочитаю больше англоязычные источники, поскольку они дают более полную картину Word).
Когда я сам изучал стили лет 15 назад (тогда еще в Word 2003), то у меня не возникло особых сложностей с освоением базовых операций со стилями Word (применение, создание, изменение и т.д.), но было тяжело с отдельными вопросами, например: с автоматической нумерацией заголовков, шаблонами и отображением стилей в окне «Стили».
Поэтому я бы предпочел описывать только самые сложные вещи, в предположении, что читатель уже знаком со стилями. Но всё же я решил написать вводную статью.
Материал изложен на примере интерфейса Word 2016, но он подходит для любых версий, начиная с Word 2007, поскольку описаны только те элементы интерфейса, которые совпадают в разных версиях Word.
1 Прямое форматирование и его недостатки
Форматирование текста – процесс изменения его внешнего вида без изменения содержания.
Под форматированием может подразумеваться также сам внешний вид текста (т.е. результат процесса форматирования).
В редакторе Word доступно два способа форматирования:
- прямое форматирование;
- форматирование с использованием стилей.
Прямое форматирование – это когда пользователь выделяет текст, а затем последовательно задает и применяет отдельные параметры форматирования: шрифт, выравнивание текста, отступы, интервалы и т.д.
Недостатки прямого форматирования:
- постоянно применять множество параметров форматирования – утомительно и требует много времени;
- чтобы изменить форматирование, требуется переформатировать абзацы отдельно;
- сложно обеспечить единообразие оформления документов;
- заголовки, оформленные прямым форматированием, хотя и могут иметь нужный внешний вид, но они не видны в режиме «Структура», отсутствуют в навигации и на их основе нельзя сделать автоматическое оглавление.
Если говорить кратко, то использование прямого форматирования неэффективно. Оно трудоемко и утомительно, а результат такого форматирования оставляет желать лучшего. И все эти недостатки проявляется тем сильнее, чем больше и сложнее документ и чем чаще он редактируется.
Конечно, прямое форматирование в некоторых случаях полезно. Однако в редакторе Word есть более эффективный инструмент для форматирования – стили.
2 Что такое стили Word
Стиль в MS Word это сохраненный под определенным именем набор параметров форматирования, которые могут быть применены к тексту одновременно (в одно действие).
Стили хранятся в документе Word или в шаблоне документа Word (шаблон это особый вид документа Word), поэтому правильнее говорить не «стиль редактора Word», а «стиль документа Word». В разных документах могут быть разные наборы стилей с разными свойствами.
Существует пять типов стилей в редакторе Word:
- стиль абзаца, стиль знака, связанный стиль. Эти стили видны в галерее стилей (Style gallery) или в окне «Стили» (Styles pane), которое вызывается кнопкой «Стили» (рис. 1);
- стиль таблицы. Эти стили видны на вкладке «Конструктор», которая появляется на ленте Word при выделении любой таблицы;
- стиль списка. Эти стили видны в меню «Многоуровневый список» в группе «Абзац» на вкладке «Главная» (рис. 3).
В настоящей статье рассматриваются только стили абзаца и знака. Стиль абзаца применяется ко всему абзацу, стиль знака – к отдельным символам.
Любой фрагмент текста в документе Word имеет какой-то стиль. Если пользователь не выбирает никакого стиля, то применяется стиль по умолчанию.
Стилем по умолчанию является стиль «Обычный» (Normal).
Чтобы узнать, какой стиль применен к тексту, щелкните по нему и посмотрите, какая кнопка подсвечена в окне «Стили» (рис. 4). С помощью этого окна можно также применять стили, изменять, создавать и удалять их, а также выполнять некоторые другие действия.
3 Преимущества использования стилей
Существует много преимуществ форматирования с использованием стилей Word, вот некоторые из них:
- стиль позволяет изменить формат текста в одно действие;
- изменение стиля приводит к автоматическому изменению всего текста, к которому ранее был применен этот стиль;
- стили можно повторно использовать в других документах, для этого надо сохранить стили в шаблоне;
- стили позволяют создать множество единообразных документов, удовлетворяющих заданному стандарту оформления;
- встроенные стили заголовков позволяют использовать режим «Структура», навигацию по документу, а также позволяют создать автоматическое оглавление Word.
К недостаткам стилей можно отнести то, что их сначала надо создать и сохранить в шаблоне. Однако этот недостаток представляется несущественным, поскольку стили используются многократно в разных документах и значительно повышают скорость и качество форматирования.
4 Применение стилей в Word
Применение стиля выполняется так же, как прямое форматирование:
- выделите текст, который надо отформатировать;
- в галерее стилей (см. рис. 1) или в окне «Стили» (см. рис. 4) щелкните по нужному стилю.
Чтобы еще больше упростить форматирование, воспользуйтесь следующим:
- стили абзаца можно применять к абзацам без выделения этого абзаца, достаточно просто щелкнуть по абзацу, а затем щелкнуть по стилю в окне «Стили»;
- если нужно применить тот же стиль к заранее набранным фрагментам текста, которые отделены друг от друга (как, например, заголовки), используйте клавишу F4 для повтора предыдущего действия.
5 Как создать стиль в Word
Чтобы создать пользовательский стиль, нажмите кнопку «Создать стиль» в левой нижней части окна «Стили» (см. рис. 4), выберите имя, тип стиля (обычно выбирается стиль абзаца), основание стиля и другие свойства.
Свойства стилей я рассмотрю в других статьях, а пока расскажу про такое свойство как «основание стиля». Если в стиле «Стиль 2» указано основание «Стиль 1» (рис. 5), то изменение «Стиль 1» приведет к автоматическому изменению «Стиль 2», но только в тех свойствах, значения которых совпадали до изменения «Стиль 1».
Выбор основания для стиля – вопрос неоднозначный:
- с одной стороны, может быть удобно при создании набора стилей использовать длинную цепочку оснований (когда один стиль основан на другом, другой на третьем и т.д.), поскольку так потребуется меньше времени на настройку стилей;
- но, с другой стороны, цепочки оснований могут затруднить последующее изменение стилей, поскольку вы меняете один стиль, а у вас при этом меняются другие стили, хотя вам, может быть, это не нужно. К тому же, нужно следить, чтобы ничего лишнего не изменилось.
Поэтому в качестве основания я рекомендую в большинстве случаев выбирать стиль «Обычный». В этом случае эффективный способ создания стиля описывается следующими шагами:
- применяете к тексту команду «Очистить всё форматирование», чтобы применить стиль «Обычный»;
- прямым форматированием настраиваете внешний вид абзаца, как вам нужно;
- нажимаете кнопку «Создать стиль» в окне «Стили».
В результате в окне «Создание стиля» все свойства (или большинство свойств) будут уже настроены как в выделенном абзаце, а в качестве основания будет стиль «Обычный» (потому что выделенный абзац имеет стиль «Обычный» с наложенным сверху прямым форматированием).
6 Изменение стиля Word
Чтобы изменить стиль Word, можно воспользоваться меню в окне «Стили», выбрав «Изменить…» (рис. 6).
Но более удобным способом изменения стиля может оказаться применение к абзацу прямого форматирования, а затем выбор «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом» в окне «Стили» (см. рис. 6). В результате в свойства стиля будут записаны параметры форматирования выделенного абзаца.
7 Настройка стилей по умолчанию для новых документов
Про опции «Только в этом документе» и «В новых документах, использующих этот шаблон» (рис. 7) я уже рассказывал в предыдущих своих статьях:
Эти опции есть как в окне «Создание стиля», так и в окне «Изменение стиля».
Если выбрать «Только в этом документе», то стиль будет изменен только в текущем документе.
Если же выбрать «В новых документах, использующих этот шаблон», то стиль будет изменен не только в текущем документе, но в том шаблоне, на основе которого создан этот документ.
Для хранения стилей следует создать личный шаблон, о чем я подробно расскажу в следующей статье.
Упомянутую опцию «В новых документах, использующих этот шаблон» я не рекомендую использовать для изменения стиля «Обычный», поскольку это может вызвать ошибки в редакторе Word (для других стилей – не знаю).
Рекомендую на всякий случай всегда использовать опцию «Только в этом документе». Открыть шаблон для редактирования стилей нетрудно: можно создать ярлык или закрепить файл шаблона в меню «Файл» редактора Word.
8 Повышение удобства использования окна «Стили»
Иногда в окне «Стили» отображается прямое форматирование. Например, на рис. 8 видно, что:
- к выделенному абзацу, имеющему стиль «Обычный», применено выравнивание по ширине и отступ первой строки 1,25 см;
- к абзацу, имеющему стиль «Стиль 1», применено выравнивание по центру.
Если отображение прямого форматирования в окне «Стили» мешает вам применять стили, то нажмите кнопку «Параметры» (см. рис. 8) и в окне «Параметры области стилей» (Style Pane Options dialog) снимите флажки «Отображать как стили» (рис. 9).
В этом окне обратите внимание на опции «Только в этом документе» и «В новых документах, использующих этот шаблон» (см. рис. 9). Смысл этих опций такой же, как и в других окнах. Наличие этих опций говорит о том, что параметры области стилей, хранятся не где-то в настройках редактора Word, а в конкретном документе или шаблоне, так же как в нём хранятся и сами стили.
9 Встроенные стили заголовков
Для нумерованных заголовков следует обязательно использовать встроенные стили заголовков: «Заголовок 1», «Заголовок 2», … , «Заголовок 9» (Heading 1, Heading 2, … , Heading 9).
Так следует делать не только ради навигации (Ctrl+F) по заголовкам, но еще и потому, что автоматическая нумерация названий в пределах номера главы возможна только если используются встроенные стили заголовков.
Поэтому если вы планируете использовать автоматическую нумерацию рисунков, таблиц и формул в пределах раздела (например, рис. 1.1, рис. 1.2 и т.д.) или в пределах приложения (например, рис. А.1, рис. А.2 и т.д.), то вам потребуются именно встроенные заголовки в документе.
Забегая вперед, отмечу, что для многоуровневой нумерации заголовков необходимо обязательно (!) создать стиль списка и связать его уровни со встроенными заголовками. Кроме того, в стиле списка обязательно нужно задать имя LISTNUM. Эти вопросы я рассмотрю в отдельных статьях.
Заключение
Cтили в MS Word это инструмент, упрощающий форматирование текста в документе Word.
Стиль документа MS Word можно определить как нечто, с помощью чего можно пометить текст в этом документе, и тем самым придать этому тексту определенный вид.
В этой статье изложены основы работы с стилями Word. В принципе, этого уже достаточно, чтобы начать использовать стили, но прежде лучше разобраться с шаблонами, с автоматической нумерацией заголовков, а также со стратегией использования стилей, о чем я планирую написать отдельные статьи.
Стили Word – тема с одной стороны очень простая, а с другой стороны очень сложная. Начать использовать стили очень легко, но чтобы мастерски ими овладеть, нужно очень много времени (если у вас под рукой нет эксперта, который вам всё объяснит и даст готовый шаблон со стилями).
Если вас нет желания или времени разбираться со стилями, создавать их, настраивать и т.д., то вы можете воспользоваться моим шаблоном (рис. 10).
Мой шаблон не только содержит настроенные стили и удобный интерфейс для их применения, но также устраняет все недостатки автоматической нумерации и перекрестных ссылок Word, а еще содержит рамки ГОСТ и многое другое, что необходимо для создания сложных научно-технических документов. Мой шаблон платный, но есть бесплатная версия.