Вот так работаешь, живёшь обычной офисной жизнью, взаимодействуешь с коллегами, улучшаешь офис для них, но, вдруг, обнаруживаешь местами по офису маленькие филиалы свалок. Кто-то поставил коробку, которая пока нужна, нельзя выбрасывать, но она там уже стоит третью неделю. Кто-то собирает отправки клиентам, вытащил часть со склада и разложил почти на проходе, сузив его до минимальных размеров. Или недавно произошел переезд (здесь подробнее про переезды офисов), но так коробки и не разобрали. И так по всему офису. Всё нужно, всё полезно, всё скоро уберем.
Как быть в таких случаях?
Многое зависит от размеров офиса и наличия мест для складирования. По-хорошему, для офиса нужно иметь два склада или разделить один склад на две части – оперативную и долгого хранения. Оперативная, понятное дело, нужна для тех вещей, которые нужны часто, к примеру, канцтовары, разные расходники, рекламная полиграфия для клиентов. Склад долгого хранения для тех вещей, которые нужны, но не очень часто или сезонно, вроде новогодней ёлки.
Кроме того, оба склада нужно с некоторой периодичностью, примерно раз в квартал, перебирать. Это нужно делать для нескольких целей:
- инвентаризация. Актуализируем остатки, заказываем новое;
- оптимизация размещения. То, что занимает мало места, не должно лежать в большой коробке. Занимательный процесс для любителей игры в тетрис;
- проверка необходимости. Возможно, некоторые вещи уже могут переехать из оперативной части в долгую;
- поиск хлама. Вещи стали ненужными и нуждаются в утилизации. Это могут быть календари за прошлый год, неактуальная рекламная полиграфия, расходники для вышедшего из строя оборудования.
Регулярные работы такого рода на складе помогут быть ему актуальным, удобным и незахламленным.
Если склад маленький и большинство вещей хранится в офисе, в шкафах или на столах сотрудников, нужно во время регулярных обходов офиса (а это обязательная часть работы сотрудника АХО) осматривать места возможных стихийных складов и оперативно устранять их.
Зачастую помогают беседы с сотрудниками, нужно объяснить им, помочь в устранении этого мини-склада. Иногда приходится привлекать руководителей подразделений или «творить добро именем короля», то есть, объяснять сотруднику, что генеральный директор или собственник компании не любит хлама на рабочих местах. В подавляющем большинстве так и есть. Да и самим сотрудникам, которые возьмут себе за правило очищать рабочее место от ненужных вещей, будет легче работать. В качестве помощи людям можно устраивать лекции, где рассказывать об искусстве избавления от ненужных вещей, есть множество книг и описаний теорий расхламления дома и жизни. С офисом немного сложнее, но тоже работает.
Большинство из этих теорий работают по принципам разделения вещей по степени необходимости, по категориям вещей и приносимой радости от каждой из них. Адаптируя к офисной жизни, можно изменить радость на приносимую пользу.
К примеру, часть документов бухгалтерии можно сдать на хранение в специальные организации, также переход на электронный документооборот существенно уменьшает потребление бумаги, а, соответственно и место для их хранения. Рекламную продукцию в минимальном формате оставить в отделе продаж для раздачи клиентам, пополняя раз в определенный период, остальное переместить на оперативный склад. И так можно с разными отделами поработать.
Отдельной строкой можно подумать про оборудование ИТ. Если компания существует давно, возможно, на складах до сих пор стоит нерабочее оборудование, которое уже никто не будет чинить, лучшим исходом для него будет поездка в утилизацию. Сейчас достаточно много компаний, которые с удовольствием заберут ваш электронный хлам, да еще и заплатят за это. Освободится место с прибылью для компании.
Резюмируя написанное, скажу, что держать офис в порядке – тоже своеобразное искусство, включающее в себя умение убеждать людей, расставлять приоритеты, постоянное желание сделать офис лучше и иметь системность в выполнении всего вышесказанного.