Цель электронного актирования в ЕИС – сделать приемку ТРУ прозрачной и удобной для поставщиков и заказчиков. На практике бывают сложности. Подготовили инструкцию для поставщиков по формированию электронных закрывающих документов.
Пошаговое руководство по формированию электронного акта в ЕИС для поставщика
Изучение документов
Внимательно прочитайте проект контракта, в частности – условия приемки:
- как осуществляется приемка;
- какие требуются документы и т.д.
В некоторых случаях заказчик может запрашивать сертификаты о соответствии товара. Эти сертификаты поставщик должен подготовить заранее.
Также необходимо подготовить все закрывающие документы в бумажном виде (как это делалось раньше). Затем распечатать, подписать и отсканировать. Обязательно сохраните их на рабочем столе ПК.
- Как было: вы доставляли товар заказчику, и вместе с товаром подавали акт сдачи-приемки.
- Как стало: вы готовите закрывающие формы + формируете электронный акт и туда прикладываете все эти документы.
Таким образом, сначала внимательно читайте документацию, потому что все формы, которые необходимо приложить, даются в проекте контракта.
Формирование электронного акта в ЕИС
Действие 1. Зайдите в личный кабинет участника закупки на сайте ЕИС.
Действие 2. Откройте раздел «Исполнение контрактов», а затем выберите подраздел «Контракты».
Действие 3. Из списка высветившихся контрактов выберите тот, который необходимо закрыть – направить закрывающие документы в электронной форме.
Действие 4. В рамках выбранного контракта выберите нужный этап. Напротив этапа будет висеть системная надпись «В рамках этапа не сформировано ни одного документа».
Действие 5. Нажмите на «три вертикальных точки» в правой части экрана (напротив строки с наименованием этапа).
Действие 6. В выпавшем окошке выберите действие «Создать документ о приемке».
Вас перебросит на страницу, вверху которой перечислены 7 этапов для формирования закрывающих форм. Вы последовательно пройдете через каждый этап, и по итогу направите закрывающие документы.
Если вы направите электронный акт с ошибками, то заказчик вам вернет его, указав на эти ошибки. Эти ошибки вы можете исправить, нажав на «три точки» напротив данного этапа. То есть у вас есть возможность отредактировать акт, который вы уже направляли.
При направлении электронного акта рекомендуем сразу проинформировать заказчика о том, что вы направили ему закрывающие формы.
Обратите внимание, что сейчас заказчики требуют, чтобы дата на ваших отсканированных документах и в электронном акте по 44-ФЗ в ЕИС была одной и той же (однотипной). Сформировать акт задним числом у вас не выйдет (если у вас, конечно, были такие мысли).
Заполнение 7-ми основных разделов
Начните заполнять необходимые разделы:
Раздел 1. «Общая информация»
Подраздел «Общая информация о документе» – наименование специализации, идентификационный код закупки (ИКЗ), наименование документа (например, документ о выполнении работ), наименование поставщика (победителя), порядковый номер документа о приемке (согласно вашему внутреннему документообороту), дата составления документа о приемке.
Подраздел «Документы о приемке» – прикрепите файл, который заранее подготовили на бумаге, подписали и отсканировали. Если есть иные формы, то тоже их прикрепите – они пойдут в дополнение к акту.
Подраздел «Информация о платежно-расчетных документах» – прикрепите соответствующие данные (в появившемся окне укажите номер ПРД, дату составления и сумму по документу) и нажмите «Добавить».
Раздел 2. «Контрагенты»
Перед вами появятся две вкладки «Заказчик» и «Поставщик».
Во вкладке «Заказчик» сведения формируются автоматически.
- Внизу вкладки «Заказчик» необходимо заполнить окно «Место выполненных работ». Нажмите «Скопировать адрес местонахождения» и в графе «Населенный пункт» вбейте название своего города, например, Санкт-Петербург. Нажмите кнопку «Добавить».
- Теперь переходите во вкладку «Поставщик». Укажите свои банковские реквизиты и нажмите кнопку «Далее».
Раздел 3. «Конструктивные решения и виды работ»
На этом этапе необходимо сформировать отчет о работе.
- Поставьте галочку напротив нужного значения – работаете с НДС или без НДС.
- Информация об объекте строительства подтягивается автоматически.
- В графе «Конструктивные решения и виды работ» необходимо внести по смете те работы, которые выполнялись в рамках контракта. Примечание: смета должна быть подготовлена в соответствии с начальной сметой, размещенной в закупке.
- Нажмите «Добавить» и поставьте «галочку» напротив наименования ТРУ (выбираются все позиции по смете).
... Друзья, на этом статья не заканчивается. Переходите на наш сайт онлайн-школы для поставщиков и тендерных специалистов "Азбука тендеров" и читайте до конца.
Подписывайтесь на открытый Телеграм-чат для тендерных специалистов и участников закупок