Добрый день, Коллеги!
В сегодняшней статье мы рады представить вам следующие модули, решения и процессы:
1. Модуль «Принятие решений из писем»;
2. Решение «Постановка поручений по нескольким документам из картотеки»;
3. Блок «Заявки», процессы «Заявка на заказ визиток, бланков и сувенирной продукции» и «Заявка на заказ печатей».
Принятие решений из писем.
Модуль позволяет принимать решения по документам из писем-оповещений системы, не открывая карточки в WSS Docs. Это особенно удобно, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте и не имеет доступа к системе. Обработка документов в таком случае не приостанавливается.
В почту пользователя приходит письмо по документу, по которому ему необходимо принять какое-либо решение и в тексте данного письма в виде ссылок, выведены доступные пользователю решения:
При нажатии на ссылку-решение формируется ответное письмо, которое направляется на определенный почтовый ящик. При необходимости можно ввести текст в теле письма, который будет являться комментарием к выбранному решению. С определенной периодичностью система обращается к данному почтовому ящику, обрабатывает письма и принимает соответствующие решения в карточках документов.
Постановка поручений по нескольким документам из картотеки.
Данное решение позволяет ставить вложенные поручения из картотеки WSS Docs сразу по нескольким документам. В качестве примера можно привести процесс «Входящие документы». Адресаты имеют возможность ставить поручения одновременно по нескольким входящим документам и таким образом обрабатывать письма более быстро и удобно. Для этого в интерфейсе «Входящие документы», в папке «Адресованы мне» реализуется возможность выбора карточек входящих писем. Далее по кнопке «Решения» открывается окно принятия решения «Рассмотрено, отправить далее» для основного адресата и «Рассмотрено» для дополнительных адресатов.
После нажатия на «Ок» в данном окне, в каждом ранее выбранном входящем документе принимается решение о рассмотрении и ставятся вложенные поручения
Блок «Заявки»
Процесс «Заявка на заказ визиток, бланков и сувенирной продукции».
При необходимости заказа визиток, сувенирной продукции или бланков (А4, А6), сотрудник создает в системе данную заявку. В карточке указывается тип заявки и требования. Далее заявка отправляется на согласование. После согласования заявка отправляется на исполнение в хозяйственный отдел. По исполнению оповещается инициатор заявки.
Процесс «Заявка на заказ печатей».
Сотрудник создаёт заявку и заполняет требования к печати: наименование печати, количество печатей, юридическое лицо, для которого должна быть изготовлена печать. В загруженном файле указывается оттиск печати. Далее заявка отправляется на согласование. После согласования заявка поступает ответственному сотруднику в хозяйственный отдел на исполнение. По готовности печати заявка исполняется, оповещается инициатор.
Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!
Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107
Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru
Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal
Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01