В статье «О рациональном использовании времени» мы писали о причинах нехватки времени на выполнение работы или других дел. В той статье мы коснулись темы приоритетов, но не раскрыли её полностью. Поэтому сегодня мы решили заполнить этот пробел и посвятить этой теме нашу первую в 2024 году публикацию.
Расстановка приоритетов это один из главных принципов тайм-менеджмента, который помогает выполнять важные задачи в установленные сроки. Это может касаться как работы, так и личных дел. Суть этого принципа заключается в выявлении первоочередных задач и определении правильного порядка их выполнения.
Для правильного определения приоритетности задач руководствуются следующими критериями:
- важность
- срочность
- сложность (дополнительный критерий, который можно использовать для корректировки приоритетности)
Например, руководителю отдела к концу дня необходимо подготовить ежемесячный отчёт о результатах работы отдела, так же ему необходимо провести собрание с сотрудниками своего отдела и принять участие в рабочем совещании у директора. Исходя из критериев, важной, срочной и сложной задачей является написание отчёта. Следующая задача по важности и срочности это участие в рабочем совещании и далее в списке приоритетов идёт собрание с сотрудниками.
Возможно, на этом примере всё просто, но в реальности задач может быть и не три, а пять или десять, но они не все могут быть важными.
Поэтому дадим вам одну рекомендацию. Не держите все задачи в голове, так как при большом объёме работы можно что-то забыть, упустить или выполнить ненужную работу. Лучше всего для начала выписать задачи на лист бумаги, чтобы было понимание сколько стоит задач перед вами.
Идём дальше.
Правильная расстановка приоритетов. Матрица Эйзенхауэра.
Выше мы дали совет выписать все задачи на лист бумаги, но что с ними делать дальше? Как понять какие задачи действительно важные, а какие пустая трата драгоценного времени?
Для того чтобы подобных вопросов не возникало, существует матрица Эйзенхауэра (показана на картинке к этой статье). Правда до сих пор неизвестно кто её на самом деле придумал, но нам сейчас это и не важно. А важно то, что эта матрица позволяет выделить с одной стороны действительно важные задачи, а с другой стороны не тратить своё время на пустую работу, которая в итоге не принесёт никаких результатов.
Что представляет из себя эта матрица?
В матрицу включено 4 вида критериев (блока) срочности и важности задач:
- важные и срочные;
- важные и не срочные;
- не важные, но срочные;
- не важные и не срочные.
Остановимся подробнее на каждом:
1. "Важные и срочные" – задачи, которые нужно выполнить буквально «вчера». В этот блок вносят «кризисные» задачи, которые вовремя решить не удалось или которые появились внезапно и требуют немедленного решения, так как могут помешать достижению общей цели. Часто такие задачи выполняются в стрессовых условиях, поэтому желательно, чтобы в этом блоке было как можно меньше задач, так как они могут отнимать много нервов и времени.
2. "Важные и не срочные" – задачи, которые выполняются в рамках общей стратегии и плана. Мы бы назвали этот блок «островом стабильности», так как сюда вносятся задачи, которые способствуют достижению поставленных целей и имеют запас времени для их выполнения. Но важно не откладывать их «в долгий ящик», так как они легко могут перейти в первый блок и стать «кризисными».
3. "Не важные, но срочные" – задачи, которые имеют косвенное отношение к достижению поставленных целей и отвлекают от основной работы. Например, вам необходимо распечатать важный документ и передать его, но у вас закончилась краска в принтере. И вместо того, чтобы распечатать этот документ в другом месте вы занимаетесь обслуживанием принтера. С одной стороны вы считаете, что принтер срочно нужно ввести в строй чтобы выполнить задачу, с другой стороны это не так уж и важно, так как есть возможность распечатать документ в другом месте, и тем самым выполнить первоочередную задачу, а потом уже заняться принтером. Обращаем ваше внимание, что такие задачи легко перепутать со «срочными и важными», хотя на самом деле они таковыми не являются.
4. "Не важные и не срочные" – задачи – «пожиратели времени». Это то, что отвлекает от основной работы и не приносит пользы. Такой «задачей», например, может быть просмотр контента на ютубе или в соцсетях или звонок другу. Это не значит, что от них нужно отказаться. Главное чтобы такие задачи не приносили вреда общему делу.
Таким образом, определив для себя важность и срочность задач, при помощи матрицы Эйзенхауэра мы можем распределить все задачи по приоритетности. А главное отделить действительно важные задачи от задач – «пожирателей времени». Эта матрица с одной стороны простой и универсальный инструмент расстановки приоритетов, а с другой она позволяет повысить эффективность каждого отдельно взятого человека вне зависимости от вида деятельности. И конечно применять её можно не только для эффективной работы, но и на бытовом уровне.
Всё гениальное – просто!