Все чаще заказчики обращаются к нам за помощью в автоматизации учета финансов на базе сервиса ПланФакт и портала Битрикс24. Как использовать связку этих платформ для отеля и управляющей компании, мы недавно рассказывали в блоге. Сегодня речь пойдет о кейсе юридической компании, на примере которой разберем, как настроить интеграцию ПланФакт и Битрикс24 для учета частичных оплат.
1. Проблема учета приходов без автоматического обмена между Битрикс24 и ПланФакт
Итак, наш заказчик пользуется порталом Битрикс24, где ведет сделки и формирует счета. Платежи клиентов приходят на расчетный счет банка и автоматически учитываются в приходных финоперациях в ПланФакте.
Далее, при поступлении прихода в ПланФакт заказчик вручную ищет счет и сделку по сумме прихода. Последнюю двигать или закрывать приходится вручную. Если сумма не бьется (при частичной оплате), это превращается в утомительный процесс, который отвлекает от других задач.
Если же в ПланФакт есть планируемая финансовая операция (которую опять же заказчик создал вручную при отправке счета клиенту), то она задублирует фактическую финансовую операцию после поступления средств на расчетный счет банка. Тогда планируемую финансовую операцию нужно вручную искать и удалять из ПланФакта. А это снова лишняя работа руками.
Получается, информация о счетах, сделках и контрагентах хранится в Битрикс24, а учет фактических платежей — в ПланФакт. Синхронизации между данными нет: невозможно узнать, кто оплатил счет и какую сделку нужно закрыть. Платежи учитываются в системе ПланФакт, но без пометки о том, к какому счету и сделке в Битрикс24 они относятся. Тут уже объем ручного труда становится с приставкой "мега".
Чуть не забыли! Подборку других кейсов по ПланФакт посмотреть можно здесь.
Во-первых, заказчику нужно выгружать сделки, созданные на стороне Битрикс24, в планируемые операции ПланФакт. Во-вторых, эти сделки нужно автоматически двигать или помечать оплаченными при поступлении платежей в банк. В-третьих, сам способ создания планируемой финоперации меняется в зависимости от типа оплаты: наличные или безнал.
Важно отметить, что в качестве проектов заказчик использует не контрагентов, а юридические практики (например, недвижимость и строительство, взыскание долгов, интеллектуальная собственность и другое). По этим направлениям ведутся воронки сделок в Битрикс24 и аналитика.
Как же автоматически синхронизировать данные?
Мы предложили решить проблему несколькими интеграциями:
1.1. Битрикс24 и ПланФакт: создание планируемой финоперации из Битрикс24 в ПланФакт при переводе сделки на нужную стадию.
1.2. Битрикс24 и ПланФакт: создание планируемой финоперации из Битрикс24 в ПланФакт при переводе старого счета или нового счета на нужную стадию (функционал счетов в Битрикс24 отличается, и мы поддерживаем оба формата).
1.3. ПланФакт и ПланФакт: схлопывание планируемой финоперации в ПланФакт при подгрузке выписки из банк-клиента по фактическим операциям.
1.4. ПланФакт и ПланФакт: учет частичной предоплаты в ПланФакт.
1.5. ПланФакт и Битрикс24: выгрузка фактической финансовой операции из ПланФакт в соответствующую сделку (счет) Битрикс24
Далее расскажем подробнее о каждой интеграции.
2. Полная автоматизация управленческого учета на базе ПланФакт и Битрикс24 (с частичными предоплатами)
2.1. ПланФакт и Битрикс24: создание планируемой финоперации из Битрикс24 в ПланФакт
Автоматизацию будем настраивать с помощью облачной платформы для простых интеграций - Пинкит (потребуется регистрация).
При создании сделки нам нужно забирать данные из Битрикс24 и передавать их в ПланФакт. Для этого указываем на первом шаге настройки интеграции свой портал Битрикс24 в качестве источника данных. Подключаем к нему доступы. Триггер - создание сделки, а на шаге 3 указываем приемником ПланФакт с доступом к его учетке. В качестве действия выбираем "Создать операцию".
Подробно о настройке читайте здесь.
Первая интеграция (связка) нужна, чтобы автоматически создавать планируемые доходы и сопоставлять их в аналитике с фактическими платежами для предотвращения ситуации кассового разрыва.
Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
2.2. Выгрузка фактической финансовой операции из ПланФакт в соответствующую сделку Битрикс24
Тут логика такая:
- берем фактическую финоперацию (поступление, которое создается в ПланФакт автоматически клиент-банком) и ищем соответствующую сделку в Битрикс24 по сумме и контрагенту,
- находим в сделке счет на эту сумму и помечаем его оплаченным,
- закрываем сделку ибо двигаем на следующую стадию, в зависимости от воронки.
Для настройки на первом шаге указываем ПланФакт, триггером будет создание новой операции типа поступление, на третьем шаге укажем Битрикс24 и действие - "Обновить сделку".
На данном этапе при поступлении платежа по новой сделке возникает дублирование планируемой и фактической операции, поэтому нам необходимо схлопнуть планируемую операцию, то есть, удалить ее третьей интеграцией.
2.3. ПланФакт и ПланФакт: схлопывание планируемой финоперации в ПланФакт
Здесь на шаге 1 и 3 указываем ПланФакт. Триггером на первом шаге будет новое поступление, а действие на третьем шаге — "Удалить операцию".
Финоперацию ищем либо по ИНН, либо по назначению счета с помощью инструментов Пинкит. Так вы увидите актуальную картину, сколько у вас фактически поступило средств на счет и сколько еще должно поступить.
А теперь самое интересное - то, что всегда создает проблемы у наших заказчиков: это учеты частичных предоплат.
2.4. ПланФакт и ПланФакт: учет частичной предоплаты в ПланФакт
В данном случае, если клиент оплатил счет не полностью, а частично, необходимо уменьшить планируемую финансовую операцию на сумму оплаты.
Алгоритм такой: происходит поступление (фактическая финоперация) в ПланФакт, и для выборки данных на этом этапе мы указываем триггер "Новые операции":
На втором шаге настройки используем инструмент Пинкит "Математическое действие":
Здесь прописываем формулу для вычитания суммы фактической финоперации из суммы планируемой финоперации. Для этого на следующем шаге (опять же в ПланФакт) указываем действие "Обновить операцию":
3. Вывод
Мы начинали работать с этим заказчиком с того, что настроили автосоздание задачи для менеджеров после поступления частичной оплаты. Теперь процесс учета финопераций в ПланФакт и Битрикс24 происходит автоматически и заказчику больше не нужно искать соответствующую оплату в куче сделок по разным контрагентам.
Если вам необходимо обновлять не сделки и счета, а другие сущности, например, смарт-процессы в Битрикс24 при создании фактических финопераций, наш функционал также позволяет это настроить.
Также настраивается подробная аналитика по всем поступлениям и выплатам из ПланФакт, чтобы вы могли не только сопоставлять плановые показатели с фактическими, но и отслеживать узкие места в своем бизнесе в разрезе сотрудников, плательщиков, сделок и так далее.
Попробовать настроить интеграции можно в личном кабинете Пинкит.
Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #планфакт #пинкит_планфакт_битрикс24