На первый взгляд, внедрение кадрового электронного документооборота – сложный и многоэтапный процесс. Однако с правильной последовательностью действий и вниманием к деталям компания и ее сотрудники смогут безболезненно перейти на КЭДО в предельно короткие сроки. Более того, положительный эффект от цифровизации кадровых процессов не заставит себя ждать.
1. Подготовка к внедрению КЭДО
Перед началом процедуры работодатель должен оценить готовность своей компании к внедрению системы электронного кадрового документооборота (КЭДО) и при необходимости откорректировать или перестроить существующие кадровые процессы.
Для начала необходимо опросить персонал компании о их желании и возможности подключиться к системе КЭДО. Также следует провести анализ штата сотрудников в контексте возраста, характера работы, места проживания, доступности и навыка использования интернет-сервисов. Например, сотрудники, работающие на удаленке, скорее всего, поддержат переход на электронный документооборот. Для сотрудников без компьютеров или смартфонов может потребоваться организация отдельных рабочих мест или киосков для работы с личным кабинетом КЭДО.
Введение КЭДО принесет положительные результаты только при поддержке максимального числа сотрудников. Поэтому необходимо проанализировать текущие кадровые процессы, проследить маршруты документов и этапы согласования. Две компании редко имеют одинаковые процессы. Следует также оценить, насколько провайдер КЭДО сможет адаптироваться к существующим процессам вашей компании или насколько вы готовы изменить свои процессы с целью соответствия требованиям системы КЭДО.
2. Адаптация кадрового учета к электронному документообороту
Время внедрения кадрового электронного документооборота зависит от размера компании, количества сотрудников, финансовых, технических и технологических возможностей. Этот процесс может занять от нескольких дней до 1-2 месяцев. Тем не менее, независимо от этих факторов, внедрение КЭДО проходит через следующие этапы.
1. Назначение ответственного лица или формировании рабочей группы, которая будет заниматься внедрением КЭДО.
В зависимости от размеров компании, ответственность за организационные вопросы внедрения кадрового ЭДО может быть возложена на одного или нескольких сотрудников. Если речь идет о крупных компаниях, то для успешного внедрения кадрового ЭДО необходимо привлечение специалистов не только по кадровым вопросам, но и по информационной безопасности и юристов. Их задача – проанализировать возможные проблемы с разных точек зрения и принять меры для их разрешения.
3. Выбор поставщика услуг КЭДО
Работодатели могут самостоятельно выбирать сервис для ведения кадрового ЭДО, учитывая следующие критерии:
· Возможность работы в сервисе через мобильные устройства, а не только на стационарном компьютере.
· Наличие интеграции с учетной системой компании.
· Возможность работать из учетной системы без необходимости переключаться в систему кадрового ЭДО.
· Возможность добавления шаблонов документов для сотрудников и исполнителей.
· Возможность просмотра истории согласования документов.
· Возможность настройки маршрутов согласования документов.
· Автоматическое формирование документов в учетной системе из документов в системе кадрового ЭДО, таких как заявления и служебные записки.
· Стоимость приобретения, обновления и использования системы кадрового ЭДО.
· Возможность выбора соответствующего типа электронной подписи для сотрудников в зависимости от подписываемых документов (ПЭП/УНЭП/УКЭП).
· Выпуск квалифицированных сертификатов, включая мобильную электронную подпись, для представителей работодателя, подписывающих документы по доверенности.
· Кадровые документы, сформированные в системе кадрового ЭДО, должны соответствовать требованиям XML-схемы, определенной Приказом Минтруда № 578н. Поэтому компаниям, которые разрабатывают собственную систему кадрового ЭДО, необходимо периодически обновлять ее, следуя новым версиям XML-схемы, опубликованной на официальном сайте Минтруда.
4. Создание стандартного процесса работы с КЭДО
Для осуществления цифровизации кадровых процессов потребуется дополнительный документ – Регламент работы с кадровым электронным документооборотом (КЭДО). Положения данного регламента фиксируются в Локальных нормативных актах о кадровой электронной документооборотной системе (статья 22.2 Трудового кодекса). В данном регламенте необходимо определить:
· Какая платформа будет использоваться для функционирования КЭДО.
· Категории работников, которые будут подключены к КЭДО.
· Тип электронной подписи, который будут использовать работники в КЭДО.
· Перечень документов, которые будут формироваться в электронном виде. Указанные документы должны соответствовать единым требованиям к электронным документам, о которых мы ранее сообщали здесь.
· Перечень документов, которые компания будет продолжать создавать на бумаге.
Для электронного документооборота с удаленными сотрудниками не требуется переход на КЭДО в соответствии со статьями 22.1, 22.2 и 22.3 ТК, так как это регулируется статьей 312.3 ТК. Ответственность за включение удаленных сотрудников в регламент КЭДО лежит полностью на работодателе.
Преимущество такого подхода – возможность работы всех сотрудников организации по единым правилам, включая дистанционных сотрудников. Это облегчает взаимодействие и контроль документов с удаленными сотрудниками. Однако использование КЭДО влечет за собой больше обязательств для работодателя и ограничивает его возможности. Например, в электронной форме нельзя подписывать акт о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении или инструктажи по охране труда.
У дистанционных сотрудников также есть больше возможностей при использовании ПЭП (простой электронной подписи). Они могут подписывать документы, такие как договор на получение образования, согласие на перевод, заявление об увольнении или отзыв заявления об увольнении, уведомление об изменении условий трудового договора, а также приказы (распоряжения) о применении дисциплинарных взысканий.
5. Утверждение ЛНА и ознакомление с ним сотрудников
После разработки регламента о КЭДО работодатель утверждает его с помощью приказа. В этом приказе устанавливаются сроки, когда работники должны быть уведомлены, и определяется дата начала работы в КЭДО.
Работодатель обязан ознакомить всех сотрудников с локальным нормативным актом и послать письменные уведомления о дате перехода на КЭДО.
В таком уведомлении должны быть указаны следующие детали:
· Дата и номер приказа, с помощью которого было утверждено решение о переходе на КЭДО.
· Дата, когда произойдет переход на КЭДО.
· Возможность для работников отказаться от перехода на КЭДО.
Конкретные сроки, в которые работники должны быть ознакомлены с документами, принятыми в составе ЛНА, не устанавливаются трудовым законодательством, если эти документы не затрагивают условия трудовых договоров. В связи с этим работодатель самостоятельно может установить сроки ознакомления работников с вновь принимаемыми ЛНА в инструкции по делопроизводству, согласно ст. 8 и абз. 7 ч. 1 ст. 22, абз. 4 ч. 1 ст. 53 ТК.
Важно отметить, что КЭДО нельзя запускать раньше, чем уведомлять об этом работников.
6. Сбор согласий на внедрение кадрового электронного документооборота
Для взаимодействия с действующими сотрудниками и новыми работниками, имеющими трудовой стаж, необходимо получить согласие на переход на систему КЭДО. Форма согласия может быть произвольной.
Этот документ является важным для работодателя, так как он устанавливает:
· Юридическую значимость электронной подписи в соответствии с законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
· Юридическую значимость доставки электронных документов через систему КЭДО в соответствии с требованиями ГК. Это особенно важно в случае возникновения трудовых споров, когда работник пытается доказать, что не получил документ от работодателя вовремя.
· Право работодателя на передачу персональных данных сотрудника в информационную систему КЭДО в соответствии с законом № 152-ФЗ.
Работодателю стоит обратить особое внимание на подписание сотрудниками согласия о переходе на КЭДО и хранение этого документа. В случае возникновения трудовых споров этот документ будет основным подтверждением юридической значимости электронных кадровых документов.
Также важно обратить внимание на способы подписания согласий. Согласно закону № 63-ФЗ, только стороны, которые имеют квалифицированную электронную подпись, могут принять ее без предварительного соглашения об использовании этого типа подписи.
Для того чтобы простая электронная подпись и усиленная неквалифицированная электронная подпись имели юридическую значимость, стороны должны предварительно договориться о применении таких подписей. В обычных обстоятельствах сотрудник может подписать документ только собственноручно, используя чистый лист бумаги и чернила.
Работодателю следует быть осторожным, если провайдер КЭДО предлагает работникам подписывать согласие о переходе на КЭДО простой электронной подписью через получение кода в СМС или с помощью поставленной «галочки» при регистрации в сервисе КЭДО. Здесь могут возникнуть две проблемы:
· Код в СМС является простой электронной подписью. Для того чтобы она имела юридическую значимость, необходимо предварительно подписанное соглашение, согласно закону № 63-ФЗ.
· При подписании должен оставаться «след», чтобы работодатель мог доказать в суде, что работник подписал согласие.
Следует помнить, что работники имеют право отказаться от перехода на систему КЭДО и работодатель не может уволить или отказать в трудоустройстве из-за этого (согласно ч. 6 ст. 22.2 ТК). Они также имеют право пересмотреть вопрос электронного взаимодействия с работодателем и присоединиться к системе КЭДО в будущем. Возможно, разъяснение преимуществ электронного документооборота и безопасности использования электронных подписей поможет ускорить процесс внедрения цифровизации кадровых процессов.
Возможность отказа от согласия на переход на КЭДО не относится к случаю приема нового сотрудника в организацию, который ранее нигде не работал.
7. Занесение информации о сотрудниках в базу данных КЭДО
После того, как сотрудник дал свое согласие на переход на КЭДО, работодатель может отправить ему приглашение для регистрации в этой системе. Обычно на этом этапе происходит передача персональных данных сотрудника из учетной системы в КЭДО. Поэтому очень важно, чтобы согласие сотрудника включало разрешение на передачу его персональных данных провайдеру КЭДО.
Также работодатель должен обратить внимание на то, что функционал провайдера КЭДО позволяет выгружать персональные данные из учетной системы только тех сотрудников, которые дали на это свое согласие. Если провайдер КЭДО не предоставляет возможность разграничить выгрузку персональных данных только для тех сотрудников, кто дал на это свое согласие, то работодатель может неосознанно нарушить требования федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных». Согласно этому закону, передача персональных данных третьим лицам может осуществляться только с согласия субъекта персональных данных.
8. Предоставление сотрудникам электронных подписей
Электронная подпись – неотъемлемая часть ЭДО, включая кадровую сферу. Одна из задач работодателя – обеспечение сотрудников и должностных лиц электронными подписями.
Согласно законодательству, сотрудники должны использовать один из трех типов электронной подписи, определенных федеральным законом №63-ФЗ «Об электронной подписи»:
· Простая электронная подпись (ПЭП);
· Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
· Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
Вот простой алгоритм для определения необходимого типа электронной подписи:
· Если необходимо подписать трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности, согласие на перевод или заявление об увольнении, требуется использование УНЭП или УКЭП.
· Если перед приемом на работу у работодателя есть возможность подписать сотрудником согласие с переходом на КЭДО, можно использовать УНЭП.
· Если такая возможность отсутствует, требуется использование УКЭП.
· В случаях, когда необходимость использования усиленной электронной подписи отсутствует, можно использовать простую электронную подпись (ПЭП). ПЭП подходит для исполнителей по договорам гражданско-правового характера, самозанятых, индивидуальных предпринимателей и сотрудников, с которыми не требуется заключение трудовых договоров.
В остальных случаях необходимо использовать усиленную электронную подпись (УНЭП или УКЭП).
Если у сотрудника уже есть усиленная квалифицированная электронная подпись на USB-токене, то нет необходимости выпускать дополнительную электронную подпись для использования в системе КЭДО.
На Одиннадцатой конференции «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике», которая пройдет 18 апреля 2024 года в Москве, вы узнаете, почему кадровый ЭДО нужно внедрять уже сегодня, с чего начать реализацию проекта ЭКДО в компании, как использовать государственные сервисы и многое другое.