Организация хранения документов в архиве суда - комплекс мероприятий уполномоченных работников аппарата суда, включающих приём документов, надлежащий учёт и рациональное их размещение, контроль за физическим состоянием документов и временным использованием единиц архивного хранения.
Все материалы, хранящиеся в архиве суда, должны быть учтены и описаны.
УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ МОЖЕТ ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ НА ОСНОВАНИИ:
- Описей дел;
- Номенклатуры дел суда;
- Актов об обнаружении документов;
- Актов об утрате документов;
- Актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
- Актов о неисправимых повреждениях архивных документов.
На основании перечисленных документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учётные документы архива.
ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ:
- Паспорт архива;
- Сводная номенклатура дел (нарядов) суда;
- Описи дел (нарядов) постоянного хранения;
- Книга учета поступления и выбытия документов;
- Книга учета выдачи документов во временное служебное пользование;
- Акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;
- Акты приема-передачи документов на хранение в государственный архив;
- Акты проверки наличия и состояния дел (нарядов);
- Книги учета дел (нарядов) постоянного хранения;
- Книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения.
В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда производится проверка наличия и состояния дел (нарядов).
ТАКИЕ ПРОВЕРКИ ПРОВОДЯТСЯ В ЦЕЛЯХ:
- Установления фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
- Выявления и устранения недостатков в учете документов;
- Выявления отсутствующих документов и организация их розыска;
- Выявления и учета документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.
РАБОТНИК ОТДЕЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА РАБОТУ АРХИВА:
- Выдает для служебного использования документальные материалы в структурные подразделения;
- Направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию председателя суда (судебной коллегии);
- Информирует председателя суда (судебной коллегии) о составе и содержании документальных материалов;
- Выдает справки о реабилитации и выписки из архивных документов.
Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование.
На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более одного месяца.
Судебные дела (иные материалы), находящиеся на архивном хранении, выдаются для ознакомления в помещении суда на основании письменного заявления.
Ознакомление с судебными делами должно проходить в специально оборудованном для этой цели помещении в присутствии и под контролем уполномоченного на то работника суда в условиях, которые исключают возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.
Об ознакомлении с делом лицо делает письменную отметку о своем ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности) лица, послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом.
После ознакомления с судебным делом уполномоченный работник архива суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом, проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда либо его заместителю.
С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые заверяются подписями судьи и секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда и гербовой печатью суда.
В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «КОПИЯ».
В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка.
В данном вопросе необходимо руководствоваться Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 N 56 (ред. от 14.06.2022) "Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции".
Благодарю вас за прочтение статьи! Если вам понравилось, не забудьте подписаться на канал и поставить лайк. Мы ценим вашу поддержку!