Сохраняйте продуктивность и уравновешенность, независимо от того, новичок ли вы в удаленной работе или просто нуждаетесь в обновлении знаний о том, как делать это лучше.
Начиная с марта 2020 года все больше людей, чем когда-либо прежде, начали работать дома, причем большинство из них практически без предупреждения. У организаций и отдельных людей не было времени подготовиться к удаленной работе или подумать о том, как лучше перевести команды, процессы и культуру в онлайн-среду. С тех пор некоторые компании усовершенствовали свои стратегии удаленной работы, а некоторые перешли на гибридный подход, но общее мнение таково, что удаленная работа не исчезнет в ближайшее время.
Я работаю на 100% удаленно с 2015 года, а до этого несколько лет работал частично. Большая часть моего опыта удаленной работы произошла задолго до пандемии COVID-19. Я написал книгу под названием "Все руководство по удаленной работе", в которой невероятно подробно рассказывается о различных аспектах удаленной работы. Каждый из нас сталкивается с уникальными проблемами при удаленной работе, причем не только из-за различий в характере, но и из-за разного образа жизни и типа работы. Тем не менее, многие из основных проблем, с которыми мы сталкиваемся как удаленные работники, схожи.
Всем, кто работает удаленно, приходится решать, когда работать, где работать и как установить границы между работой и личной жизнью. Не стоит забывать и об офисном оборудовании, карьерном росте, возможностях обучения и построении отношений с коллегами в удаленном режиме.
Удаленная работа, особенно если большую часть времени вы работаете из дома, подразумевает решение этих и других вопросов. Вот 20 советов, как вести более успешную и продуктивную жизнь в удаленном режиме, основанных на моем опыте и на том, что я узнал за годы работы над статьями об удаленной работе.
1. Придерживайтесь регулярного графика... большую часть времени
Установите расписание и придерживайтесь его... большую часть времени. Наличие четких указаний, когда работать, а когда заканчивать, помогает многим удаленным сотрудникам поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
При этом одним из лучших преимуществ удаленной работы является гибкость, когда работа позволяет это сделать. Иногда вам нужно продлить рабочий день или начать пораньше, чтобы приспособиться к чужому часовому поясу. В таком случае не забудьте завершить работу раньше обычного или немного поспать на следующее утро, чтобы компенсировать это.
Автоматические приложения для отслеживания времени, такие как RescueTime, позволят вам проверить, придерживаетесь ли вы своего графика. Они также помогут вам определить, в какое время суток вы наиболее продуктивны, а в какое - халтурите. Вы можете использовать эту информацию в своих интересах, выделив часы, когда у вас больше всего шансов выполнить сложную работу. Например, если вы склонны к высокой продуктивности между 9:30 и 11:30 утра, не назначайте встречи на это время.
2. Создайте утренний распорядок дня
Решить, что вы сядете за стол и начнете работу в определенное время, - это одно. Другое дело - создать распорядок, по которому вы будете садиться в кресло.
Рутина может быть более действенной, чем часы, чтобы помочь вам начать каждый день. Что в вашем утреннем распорядке указывает на то, что вы собираетесь приступить к работе? Возможно, это приготовление чашки кофе перед тем, как взяться за список дел. Это может быть возвращение домой после пробежки или одевание. (Ношение пижамы - это преимущество работы на дому для одних, но плохая стратегия для других). Найдите уже существующую привычку, например чистку зубов или приход с прогулки с собакой, которая станет для вас сигналом. Таким образом, вы сможете добавить новую привычку - начинать рабочий день.
Я говорю "утренняя рутина", но не все, кто работает дома, придерживаются графика с девяти до пяти. Возможно, вы начинаете работать в другое время суток. Тем не менее, найдите уже существующую у вас привычку и попробуйте начинать свой рабочий день с нее.
3. Установите основные правила с людьми в вашем пространстве
Установите основные правила с другими людьми, которые находятся в вашем доме или делят ваше пространство, когда вы работаете.
Например, если у вас есть дети, которые учатся дома или приходят домой из школы, когда вы еще работаете, им нужны четкие правила, что они могут делать в это время, а что нет.
Если вы делите помещение с другим взрослым, который в то же время находится дома, вам, возможно, придется договариваться о тихом времени, времени встреч и любом общем оборудовании, таком как столы и стулья. Простое знание о том, что у другого человека встреча в определенное время, поможет вам подготовиться к работе в это время. Возможно, вам понадобится взять пару носков из спальни до того, как другой человек войдет туда и закроет дверь на время встречи.
Кроме того, если вы находитесь дома и можете впустить обслуживающий персонал или позаботиться о домашних животных, это не значит, что другие члены семьи должны считать, что вы всегда будете это делать. Как я выразилась в своей книге, "вы - удаленный работник, а не управляющий домом". Если вы решили взять на себя основную часть домашней работы, потому что работаете из дома, это прекрасно, но если вы просто берете ее на себя по умолчанию, потому что находитесь дома, вы можете почувствовать, что вами воспользовались, и ваша способность выполнять свою работу может пострадать.
4. Планируйте перерывы
Если вы работаете в организации, ознакомьтесь с правилами перерывов и пользуйтесь ими. Если вы работаете на себя, выделите себе достаточно времени в течение дня, чтобы оторваться от экрана компьютера и телефона. Обеденный перерыв и два 15-минутных перерыва являются стандартом для американских работников, занятых полный рабочий день. При работе за компьютером и другой малоподвижной работе важно вставать и двигаться, чтобы кровь циркулировала хотя бы раз в час. Также полезно регулярно отводить взгляд от экрана, даже если это микроперерыв на 10-20 секунд.
5. Делайте перерывы полностью
Не сокращайте время перерывов, особенно обеденного перерыва или перерыва на еду.
Существуют приложения, такие как TimeOut для Mac и Smart Break для Windows, которые позволяют установить расписание, когда вы будете отлучаться от компьютера. В RescueTime также есть функция паузы, позволяющая определять время 15-минутных и часовых перерывов. Вам больше не нужны приложения? Установите будильник или таймер на телефоне или следите за временем с помощью обычных часов. Независимо от того, как вы отслеживаете свои перерывы, обязательно делайте их полностью. Например, если вы запланировали часовой перерыв, а вернулись за стол только через 40 минут, уйдите еще на 20.
6. Уходите из дома
По мере возможности выходите из дома и двигайте своим телом. Вашему телу необходима циркуляция крови. Кроме того, свежий воздух и естественный свет пойдут вам на пользу. В идеале выходите на улицу хотя бы ненадолго до, во время и после рабочего дня.
Этот совет в равной степени относится и к тем, кто работает лично. Выходите из здания хотя бы раз в день в рабочее время.
Если вам позволяют обстоятельства и условия, вы также можете посещать кафе, библиотеки и коворкинги, чтобы разбавить монотонность домашнего пребывания. Это замечательно, но самое важное - выйти из дома, подышать воздухом и естественным светом и подвигаться.
Чтобы отвлечься от одиночной работы, не обязательно посещать людные места. Прогуляйтесь. Прополоть огород. Посидите на крыльце. В общем, вы поняли.
7. Не стесняйтесь просить о том, что вам нужно
Если вы работаете в компании или организации, которая поддерживает ваш вариант работы на дому, попросите предоставить вам необходимое оборудование, как только вы начнете работать на дому или в течение нескольких дней после того, как поймете, что вам нужно что-то новое.
Очень важно заранее установить прецедент, что вы будете просить то, что вам нужно для комфортной работы. Это может быть подходящий монитор, клавиатура, мышь, стул, стол, принтер, программное обеспечение и так далее. Организации, привыкшие к удаленным сотрудникам, часто выделяют бюджет на оборудование для домашнего офиса. Спросите, что это такое и как часто оно обновляется. Не помешает также поинтересоваться, есть ли договор займа или кто будет оплачивать обратную доставку или утилизацию устаревшего оборудования. Некоторые удаленные организации позволяют сотрудникам пригласить консультанта, чтобы убедиться, что их рабочие места оборудованы с учетом эргономики.
Если вы работаете дома недолго и должны вернуться в офис, когда это будет безопасно, попросите все, что вам нужно, но будьте готовы пойти на приемлемые компромиссы. Заказ нового офисного кресла и стола может оказаться не по карману. Вместо этого можно купить мышь, клавиатуру, подставку для ноутбука и поддерживающую спину подушку - все это может обойтись менее чем в 200 долларов. Есть и другие дешевые и простые способы улучшить свой домашний офис.
8. Держите выделенное офисное пространство
В идеальном мире у удаленных сотрудников должен быть не только выделенный офис, но и два компьютера - один для работы, другой для личного пользования. Это более безопасно для работодателя и позволяет вам делать все свои NSFW-акции в уединении.
Но не у всех есть свободная комната в доме, которую можно использовать в качестве офиса, а держать две машины не всегда реально. Вместо этого выделите место для стола или тумбы и некоторых периферийных устройств, которые будут использоваться только для работы. Например, когда ваш ноутбук подключен к монитору и внешней клавиатуре, это рабочее время. Когда он лежит у вас на коленях, это личное время. Возможно, вы захотите завести отдельную учетную запись для работы (или школы). Даже небольшие различия между рабочим и личным временем помогут вашему мозгу понять, когда вы не работаете, а это способствует лучшему балансу между работой и личной жизнью.
9. Заведите отдельный номер телефона
Если ваша работа связана со старыми добрыми телефонными звонками, заведите номер телефона, который вы используете только для разговоров с коллегами и клиентами. Это не обязательно должен быть стационарный или второй мобильный телефон или даже SIM-карта. Это может быть VoIP-сервис, например Google Voice или Skype.
Как и некоторые другие советы, наличие отдельного телефонного номера поможет вам поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
10. Используйте VPN
Используйте VPN всегда, когда подключаетесь к сети, которую не контролируете. Это касается Wi-Fi в местах совместной работы, кафе, библиотеках, аэропортах, отелях и так далее. В организациях часто есть собственные VPN, которые нужны сотрудникам, находящимся вне офиса, для доступа к определенным серверам или веб-сайтам, на которых хранится информация, предназначенная только для внутреннего использования. В таких случаях вам придется использовать VPN и дома. Неплохо бы взять за привычку оставлять VPN подключенным как можно чаще, потому что всегда безопаснее иметь его включенным, чем нет.
VPN - это одна из мер безопасности, но есть и другие шаги, которые вы можете предпринять для повышения безопасности при работе из дома. Еще один момент, касающийся VPN: Когда вы подключены к сети организации, ваш работодатель вполне может видеть, что вы делаете, поэтому не смотрите порно через корпоративную VPN.
11. Общайтесь с коллегами
Одиночество, разобщенность и изоляция - распространенные проблемы удаленной работы, особенно для экстравертов. Компании с культурой удаленной работы обычно предлагают способы общения. Например, у них могут быть каналы в командном приложении для обмена сообщениями, таком как Slack, для обсуждения общих интересов или организации встреч для людей из одного региона.
Сколько межличностного взаимодействия вам нужно, чтобы чувствовать себя связанным и включенным в жизнь на работе? Ответ на этот вопрос не одинаков для всех. Даже если вы интроверт или не любите общаться на работе, попробуйте несколько интерактивных мероприятий, будь то онлайн-счастливые часы или книжный клуб, чтобы иметь представление о них, если вы когда-нибудь решите, что они вам нужны. Если на вашем рабочем месте не развита культура удаленного общения, вам, возможно, придется более активно развивать отношения.
Несмотря на то что приложения для обмена сообщениями в команде являются отличным местом для общения, они также имеют тенденцию отвлекать внимание; ознакомьтесь с этими советами о том, как не перегрузиться Slack.
12. Приходите на совещания и будьте услышаны
Конечно, работая удаленно, вы будете участвовать в видеоконференциях и конференц-связи. Неплохо время от времени посещать дополнительные встречи, чтобы вас заметили. Во время встреч обязательно говорите громко, чтобы все знали, что вы участвуете в разговоре. Простое "Всем спасибо. Пока!" в конце разговора поможет сделать ваше присутствие заметным.
Если ваша компания использует Zoom Meetings для проведения видеоконференций, вы сможете быстро освоить все тонкости этого приложения, воспользовавшись нашей статьей Top Zoom Tips for Better Video Calls.
13. Добивайтесь личного времени
Если ваш работодатель не очень охотно приглашает вас в комнату с другими сотрудниками, попросите включить в ваш контракт ежегодную или полугодовую поездку. Это может быть поездка для планирования, обучения или создания команды. Или приурочьте ее к какому-нибудь другому деловому мероприятию, например к ежегодному финансовому собранию, ближайшей конференции или офисному празднику. Не ждите, пока кто-то пригласит вас в офис или на мероприятие. Будьте проактивны. Сделайте запрос.
Для тех, кто неожиданно работает дома и старается сократить количество личных контактов, организуйте видеозвонок с коллегами или руководителем раз в неделю, чтобы узнать, как дела. Не бойтесь, что встречи будут настолько короткими, насколько это необходимо. Иногда достаточно пятиминутного разговора, чтобы оставаться на связи.
14. Берите больничные дни
Когда вам нездоровится, берите отгулы. Если больничные дни входят в ваш компенсационный пакет, берите отгулы, которые вам необходимы. Не брать его - все равно что выбрасывать деньги на ветер!
Если вы работаете на себя и не получаете оплачиваемых больничных, может возникнуть соблазн пережить болезнь и продолжать работать. Помните, что для вашего долгосрочного здоровья и продуктивности лучше отдохнуть и подлечиться, чтобы вернуться к работе с полной отдачей.
15. Ищите возможности для тренировок и обучения
Когда вы не находитесь в офисе вместе со своими коллегами, вы можете пропустить тренинги и курсы повышения квалификации, которые проводятся лично. Ваша компания может даже забыть добавить вас в свои онлайн-курсы. Заманчиво считать это упущением, но вы можете упустить возможность научиться чему-то полезному. Говорите и добивайтесь, чтобы вас включили в список.
Помимо обучения "сверху", вы можете заказать онлайн-курсы или очные занятия, тренинги и коучинг, если вам это необходимо. Кроме того, существует множество сайтов онлайн-обучения, где преподают "мягкие" навыки ведения бизнеса, программирование, навыки работы с программным обеспечением и другие курсы. У удаленных компаний часто есть бюджет на обучение и тренинги. Если в вашей организации такого бюджета нет, спросите, могут ли они его добавить.
В непандемические времена люди, работающие на 100% удаленно, могут искать возможности обучения в головном офисе организации или поблизости. Таким образом, вы получите и обучение, и общение с коллегами за один раз.
16. Избыточная коммуникация
Работа в удаленном режиме требует от каждого человека чрезмерной коммуникабельности.
Почаще сообщайте всем, кому нужно, о своем графике и наличии свободных мест. Не надейтесь, что они вспомнят. Когда вы заканчиваете проект или важное задание, скажите об этом. Излишняя коммуникабельность не обязательно означает, что вы должны писать эссе из пяти параграфов, объясняя каждый свой шаг, но это означает, что вы должны повторяться. Пошутите, что вы, должно быть, уже шесть раз упомянули о предстоящем отпуске, а потом упомяните о нем снова.
17. Будьте позитивны
В условиях удаленного общения очень сложно уловить тон в письменных сообщениях. Чем меньше времени вы общаетесь с людьми, тем больше намеренно лаконичное сообщение может показаться резким и невыдержанным.
В условиях удаленной работы все должны быть настроены позитивно, вплоть до того, что вам может показаться, что вы слишком позитивны, даже слишком. В противном случае вы рискуете показаться придурком. Это прискорбно, но факт. Поэтому возьмите на вооружение восклицательный знак! Найдите свои любимые эмодзи. Они вам понадобятся :D
18. Пользуйтесь своими преимуществами
На протяжении многих лет я пекла буханку хлеба почти каждую неделю, и обычно в течение рабочей недели. Почему? Потому что я дома и могу. Я люблю печь хлеб, но вам нужно быть рядом с ним раз в час или около того, чтобы выбить тесто, придать ему форму и дать испечься. Это не занимает много времени, но нужно быть рядом. Когда я работала в офисе полный рабочий день, мне с трудом удавалось выкроить полдня, когда я была дома, чтобы заняться выпечкой.
Удаленная работа дает уникальные преимущества. Воспользуйтесь ими. Вы этого заслуживаете.
19. Не будьте слишком строги к себе и другим
Успешные удаленные сотрудники имеют репутацию чрезвычайно дисциплинированных. В конце концов, чтобы выполнять любую работу на полную ставку из нестандартного пространства, требуется серьезная сосредоточенность.
Тем не менее, каждый человек иногда позволяет своему вниманию рассеиваться. Если вы обнаружите, что в одну минуту работаете, а в другую - изучаете информацию об аренде домов для отдыха, не стоит слишком строго себя осуждать. Вместо этого спросите себя, делают ли люди в офисе то же самое. Если ответ положительный, дайте себе поблажку, а затем возвращайтесь к работе. Прежде всего, помните, что вам нужно балансировать между продуктивностью и заботой о себе. В противном случае вы рискуете перегореть.
Во время пандемии COVID-19 - а на самом деле постоянно - мы должны проявлять такую же доброту и снисходительное отношение к своим коллегам, клиентам и начальству. Во время глобальной пандемии возникает огромное количество стресса и беспокойства. Не забывайте, что вы не можете знать, что переживает другой человек не только в жизни, но и в своей рабочей обстановке. Будьте снисходительны к ним.
20. Завершайте день по распорядку
Так же как вы должны начинать свой день с рутины, создайте привычку, которая будет сигнализировать о завершении рабочего дня. Это может быть регистрация в приложении для обмена деловыми сообщениями, вечерняя прогулка с собакой или домашнее занятие йогой. Подойдет и такое простое действие, как выключение компьютера и включение любимого подкаста. Что бы вы ни выбрали, делайте это постоянно, чтобы отметить окончание рабочего дня.
Сделайте это личным
Прежде всего, выясните, что лучше всего подходит именно вам. Иногда ответ очевиден, а иногда вам может понадобиться вдохновение от других удаленных работников, которые находятся в той же лодке. Сообщество поддержки существует, независимо от того, найдете ли вы его в канале Slack вашей организации или в Интернете через блоги или Twitter. Подумайте также о том, что вам, возможно, придется время от времени встряхивать свою рутину, чтобы она не стала слишком... рутинной.