Бывает ли, что вам будто не хватает нескольких дополнительных часов в сутках, чтобы успевать все в срок? Скорее всего, все дело в неэффективном распределении времени. Чтобы не теряться в потоке задач и успевать закрывать их в срок, достаточно придерживаться всего 8 правил тайм-менеджмента:
⏱ ПРАВИЛО ВАЖНЫХ ДЕЛ
Для начала расставьте приоритеты и начните с самого важного. Помочь с рациональной организацией задач поможет «матрица Эйзенхауэра», который делил свои задачи на четыре категории:
• срочные, важные;
• важные, несрочные;
• срочные, неважные;
• неважные, несрочные.
С первым пунктом нужно разобраться сразу и самостоятельно, второй пункт можно выполнять в комфортном для себя режиме, третий – делегировать, а четвертый – отбросить.
⏱ПРАВИЛО ПИСЬМЕННЫХ ЗАМЕТОК
Человеческая память не безгранична. Записывайте все, что вам нужно сделать, а затем вычеркивайте выполненное. Это поможет систематизировать задачи и четко идти по намеченному плану. По истечении определенного периода – дня или недели – проанализируйте выполнение задач: поняв, на что тратите больше всего времени, вы сможете спланировать следующий период более эффективным для себя образом.
⏱ПРАВИЛО ОДНОГО БЛОКА
Постарайтесь сгруппировать дела тематически. Таким образом вы сэкономите на подготовке к выполнению задачи. Например, отвечать на каждое письмо по отдельности нецелесообразно, выделите определенное время на просмотр почты и рассылку сразу нескольких писем. Главное – не отвлекаться от однородного блока дел. Наш мозг быстро выходить из режима максимальной концентрации, а чтобы заново настроиться на работу, придется потратить гораздо больше времени и усилий.
⏱ПРАВИЛО «+1»
После того как выполнена важная задача, подумайте: возможно, есть небольшая, связанная с ней подзадача, которую можно сделать заодно.
К примеру, если вы вошли в почту и отправили необходимые письма, можно почистить папку «спам». Если ищете какой-то предмет – навести порядок на столе. Так вы не будете отвлекаться на мелкие дела в будущем и значительно сэкономите время.
⏱ПРАВИЛО ЧЕТКОЙ УСТАНОВКИ
Минимизируйте бесполезные дела и ненужные усилия, ставьте четкие цели даже в мелочах. Не стоит садиться за компьютер просто оттого, что вам нечем заняться: вы потеряете в информационном водовороте несколько часов, которые можно было бы потратить на более конструктивные занятия или отдых. Включайте компьютер, установив себе определенную задачу и обозначив время на ее выполнение. Закончив, приступайте к другому делу.
⏱ПРАВИЛО ЛОГИЧЕСКОГО ЗАВЕРШЕНИЯ
Как бы странно это ни звучало, перфекционизм иногда мешает эффективному планированию времени. Над любым проектом, презентацией, статьей можно работать бесконечно, пытаясь найти более привлекательный дизайн или яркий заголовок. Тем не менее, любое дело должно иметь логическое завершение и временные рамки. Изучить всю информацию невозможно – важно извлечь максимум из доступного материала и уметь вовремя остановиться.
⏱ПРАВИЛО ПЛАНИРОВАНИЯ ОЖИДАНИЯ
Огромное количество времени мы проводим в ожидании – поезд, самолет, пробка, очередь за кофе. Это время можно считать упущенным. Однако, периоды ожидания можно провести с пользой: проработать необходимые материалы, сделать рассылку писем, совершить звонки, законспектировать идеи, составить план на день или просто почитать хорошую книгу – вариантов великое множество. Например, вы запланировали поход ко врачу в грядущий четверг – выберете пару дел, которые сможете сделать в период ожидания в очереди.
⏱ПРАВИЛО ОТДЫХА
Эффективная работа невозможна без отдыха. Планируйте перерывы как минимум каждые девяносто минут, причем они должны проходить без гаджетов и интернета. Совершите небольшую прогулку и отвлекитесь от рутинных дел. Если самостоятельно заставить себя сделать перерыв вам трудно, попробуйте ставить напоминания. Например, вы работаете 25 минут, затем пять минут отдыхаете, а после трех циклов делаете более долгий перерыв – на 20-30 минут.
#business #бизнес #предпринимательство #таймменеджмент #управлениеперсоналом #управлениевременем #личнаяэффективность