Я впервые применила хронометраж в 1998 году, когда грянул кризис. Очень помогло. Почему? Что мне это дает? Не мешает ли жить? Не чувствую ли себя скованной? Хочу подробно (время чтения составит около 10 минут) рассказать, к каким выводам пришла относительно хронометража, и поделиться парой практических идей на эту тему.
Из всех инструментов тайм-менеджмента хронометраж, пожалуй, самый «зажигательный». Он может привести к настоящему прорыву в понимании взаимоотношений со временем. Я это знаю по опыту.
Но, несмотря на эффективность этого метода, я его очень редко рекомендую, потому что не все могут его принять. Хронометраж на первый взгляд суров, и поэтически настроенные граждане сравнивают его с клеткой, оковами и так далее. А меня стесняет, наоборот, отсутствие объективных данных о том, куда делись время и силы.
Поэтому я делаю хронометраж периодами. Бывало, что я делала его практически постоянно, иногда брала паузу на пару месяцев, но потом снова возвращалась. Особенно это важно было в самые сложные годы.
Причины вести хронометраж
- Мониторинг. Этот метод даёт объективное представление о том, на что вы на самом деле тратите время день за днём, есть ли какая-то динамика. Например, можно вовремя заметить, что вы меньше стали заниматься стратегическими задачами или меньше спать.
- Мотивация. Хронометраж способен очень мощно встряхнуть, если правильно обработать его результаты и осознать их.
- Измерение. Благодаря учёту можно определить реальные затраты времени на какие-то отдельные работы. Например, если вы знаете, за какое время расшифровываете 10 минут диктофонной записи, то примерно можете сказать, сколько времени нужно для расшифровки серии интервью.
- Перестраховка. Хронометраж выявит ваш характерный набор воров времени — тех дыр, через которые день может весь вытечь, едва начавшись.
Что нужно для применения
Я не пишу про способы хронометража, для которых нужны специальные гаджеты или приложения. Такого софта полно и для маков, и под windows, но я его не использую, так же как и будильники, которые противно пиликают, или кухонные таймеры, поставленные на 10 минут.
Мне для хронометража нужны только часы, блокнот или бланк, ручка и маленькая табличка на домашнем компьютере. Результаты вносятся из бланков три-семь раз в неделю.
Сначала я просто писала в блокнот, чем была занята и сколько потратила времени. Потом стала использовать бланки — с ними обработка идёт быстрее.
В результате длительных экспериментов у меня получился бланк из четырёх столбцов. Он распечатывается на листах А4 и сгибается пополам. Вот одна его сторона:
С чего начать
Уже на этапе записи хорошо бы понимать, как вы будете обрабатывать результаты.
Я впервые попробовала хронометраж в 1998 году, вела его 2,5 года вообще не прерываясь ни на день, но толку было маловато. Почему? Потому что я жадничала и писала в деталях, чем именно я занимаюсь: «Пишу диссертацию, 75 минут» или «Мою посуду, 20 минут».
Было полтора десятка категорий: домашние дела, подготовка к занятиям в университете, чтение лекций, дорога, чтение профессиональной литературы и так далее. Это — избыточная информация, и ее трудно обработать и осмыслить. Но на самом деле это все полезно только в первые две-три недели, когда вы ловите главных и самых наглых воришек времени.
Я пришла к выводу, что такие подробности и детали для регулярного мониторинга не нужны. В итоге у меня все затраты времени относятся к одной из всего четырёх категорий: потери, главное, рутины, сон и отдых. Всё. Мне этого достаточно. Что попало в эти категории?
Потери:
- Дорога (если не читаю, не слушаю аудиокнигу и не специально гуляю)
- Бессмысленный и беспощадный интернет-сёрфинг (вот он, мой главный вор времени!)
- Ненужные дела. Если быть честной, то сюда надо записывать всё, что не дало вообще никакого полезного результата ни уму, ни сердцу, ни душе, ни телу, ни проектам, ничему вообще
- Ненужные разговоры. Когда нет ни удовольствия, ни пользы, ни любви, ни дружбы, ни новой информации.
Важное:
- Всё, что можно назвать стратегическим вложением времени и сил — включая самые главные и новые части работы
- Всё, что связано с семьей и отношениями, с любимыми людьми, друзьями, заботой о главных ценностях
- Всё новое, связанное с обучением (но не рутины), развитие, рационализация разных процессов
- Новые контакты (но не болтовня)
- Развивающие удовольствия* — например, чтение, фотографирование, рисование
- Всё, что связано со здоровьем* и хорошим самочувствием, включая тренировки и зарядку (они для меня пока не стали рутинами)
- Всё, что связано с тайм-менеджментом и эффективностью. Например, сам хронометраж (еженедельная обработка результатов), а также планирование
Время для размышления. Не путать с моментами, когда под видом «я думаю» просто сидишь и ... не думаешь 🙂 - Дневники
* Так как я вообще по своему характеру не очень склонна развлекаться, то удовольствия и развлечения я записываю в «Важное». Это напоминает мне, что надо выныривать из трясины дел и просто рисовать, к примеру, или гулять. Или смотреть кино. Рисование и прогулка будут зачтены по высшему разряду 🙂
Рутины:
- Все домашние дела (кроме разных стратегических дел, типа инициации ремонта, и чистого наслаждения, например, «наведения красоты» на книжных полках)
- Все повторяющиеся регулярные рабочие дела, когда я не делаю ничего нового
- Подавляющее большинство совещаний, собраний, рабочих встреч, отчётов и прочее в том же духе (кроме стратегии и того, что делается в первый раз. «Проторить лыжню» — это почти всегда «Важное» ).
- Оплата счетов
- Проверка почты
Как решаю, важное это дело или рутина? Если работает на развитие — то «Важное». Если просто поддерживает какие-то текущие процессы на нужном уровне — то «Рутина».
Сон и отдых:
Сюда относится только такой отдых, который может быть приравнен ко сну или превосходит сон. Например, медитации, визуализации, дыхательные упражнения, практики осознанности и аутогенная тренировка.
Работа с хронометражем строится в три этапа:
- Запись — учёт
- Обработка результатов, осознание;
- Выводы и изменения в планах.
Пройдёмся по первым двум этапам, потому что с третьим всё и так ясно.
Заполнение бланка (учёт времени)
Если вы пользуетесь бланками типа того, что показан выше, то по идее надо просто каждые 10 минут отмечать в бланке соответствующую ячейку. Даже не писать ничего — просто крестик поставить в нужной ячейке или заштриховать её.
Сложно отмечать что-то каждые 10 минут? Верю! Честно говоря, и мне сложно. Я так никогда и не делала.
Вообще очень не люблю отвлекаться, если уж начинаю что-то делать. И на хронометраж тоже не люблю отвлекаться. Поэтому я просто начинаю дело, отметив начало в бланке. А когда заканчиваю дело или прерываюсь (потому что устала) — сразу отмечаю, сколько 10-минутных промежутков времени на него потрачено. Если я отвлеклась — ставлю отметку, что дело прервано.
Бланк просто лежит рядом, когда я работаю за компьютером, или вложен в блокнот, если я где-то на встрече.
Пример
Предположим, в полдень я начала писать какой-то проходной рабочий текст или отчёт и делала это 30 минут (три пометки в столбце «Рутины»).
Потом пошла пообедать на 40 минут (четыре отметки подряд — и тоже в столбце «Рутины», потому что нет серьезной разницы между обедом и рядовым, проходным текстом). Потом вернулась с обеда и ответила на письмо (ещё один 10-минутный промежуток «Рутин»).
Потом перешла по какой-то ссылке и 15 минут читала какие-то глупости в интернете в полной бессознательности. Это уже не «Рутины», это — «Потери», две ячейки по 10 минут (на самом деле, было потрачено 15 минут, но округляем до 20 минут).
Потом я снова взялась за рабочий текст и работала 50 минут (пять отметок в столбце «Рутины» я поставлю, когда допишу текст). Затем я решу прогуляться и отдохнуть, отпраздновав завершение отчёта (20 минут в столбце «Важное», если я именно гуляла, или в столбце «Потери», если вместо отдыха опять был бестолковый сёрфинг в интернете).
Потом я пошла к коллеге и мы 60 минут обсуждали какой-то важный проект, по-настоящему думали, придумали нечто новое. Вернулась и поставила шесть меток в столбце «Важное». В результате заполненный за день бланк выглядит так:
Если же вместо распечатанного заранее бланка у меня — простой блокнот с табличкой, то выглядеть это будет так:
Обработка и осмысление результатов
Бланк даёт возможность очень быстро подсчитывать затраты времени по категориям: просто считаем, сколько ячеек отмечено в каждом столбце, и умножаем это число на 10. Получаем затраты времени в минутах.
Рукописные таблицы не намного сложнее. Обратите внимание, второй столбец в рукописном варианте — это не время окончания дела, а длительность, с точностью до пяти минут.
При каждом из этих двух вариантов (бланк и блокнот) на сам хронометраж и перенесение результатов в таблицу уходит 10 минут в сутки. И ещё около часа в неделю полезно выделять на планирование, анализ результатов. То есть, 20 минут в день.
Сколько реально времени экономит хронометраж? Когда я работала в университете — освобождалось до восьми часов в день. Я не шучу.
Очень полезно сравнивать результаты по неделям, по месяцам. Например, однажды я сравнила май с сентябрём и поняла, что что-то я совсем расслабилась: май был продуктивнее почти в два (!) раза, если смотреть на время, выделенное для важных дел. Хотя формально я в сентябре вроде бы больше работала.
Плюсы методики
- Держит в тонусе. Это — главный плюс.
- Даёт объективную картину реальности
Ограничения методики
- Недостаток — продолжение достоинств: нужно быть в тонусе. Даже отправляясь в расслабленное ничегонеделание, нужно сначала сделать пометку об этом, и уж потом начинать расслабляться. Это не всем нравится. Такое чувство, что сам у себя стоишь над душой.
- Хронометраж не приносит пользы, если результаты не обрабатывать, не анализировать, если не сравнивать день со днём, месяц с месяцем. Тут нужна систематическая работа, регулярная аналитика.
- При использовании в первые 10-12 дней с перепугу люди иногда начинают работать, как машины, практически без потерь. Сказывается Хоторнский эффект. Но это быстро проходит 🙂
- Некоторые люди считают, что хронометраж лишает спонтанности, или что ваши друзья и близкие будут чувствовать себя скованно, если будут знать, что вы ведете хронометраж. На самом деле это никому не мешает. Вы же не будете совать людям в лицо свои бланки, правда? Так что никуда спонтанность не денется.
- Эмоциональные ограничения: некоторые впечатлительные люди впадают в тоску и печаль, увидев результаты. Ну что тут скажешь? Знание — сила. Я уверена, что всё-таки лучше знать правду, чем обманывать себя.
Как усовершенствовать методику?
- Если человек впервые проводит хронометраж, то первые три недели полезно просто записывать всё без категорий, чтобы как раз эти категории и выявить. Чтобы это были именно ваши категории.
- Может быть, кому-то удобнее будет использовать программы для автоматического хронометража. Есть несколько приложений для смартфонов, которые помогают в этом.
- Может быть, вы усовершенствуете бланк, что-то из него убрав (добавить-то как раз проще всего).
- Можно использовать напоминающие сигналы — например, регулярно пикающий будильник, просто чтобы не забывать отмечать, чем вы заняты.
Дополнительная информация
Информации о разных методиках хронометража можно найти очень много. Вот лишь некоторые источники:
- Документальная повесть Даниила Гранина «Эта странная жизнь» — биография Александра Любищева и описание его системы учёта времени. Наверное, главный текст, объясняющий идеология хронометража, на русском языке.
- Книга Глеба Архангельского «Тайм-драйв». Наиболее известное и до сих пор одно из самых толковых русскоязычных руководств по инструментам тайм-менеджмента. Архангельский рекомендует провести хронометраж длительностью две-три недели, чтобы просто начать трезво смотреть на то, сколько же времени вы тратите на прогресс в делах, сколько — на непродуктивные рутины, а сколько просто теряете (или у вас его отнимают без вашего согласия).
В какие моменты начинать и когда прекращать хронометраж?
Чаще всего хронометраж прерывают во время отпуска — и это, пожалуй, правильно.
Перед защитой магистерской диссертации в 2013 году я переставала делать ежедневный хронометраж — это хоть и очень мощный инструмент, но его стимулирующее влияние похоже на действие кофе. Можно переборщить, как и с кофеином. В тот период мне нужно было скорее снять напряжение, блокирующее работу, и вызвать творческий подъём, а не закручивать гайки.
В конце мая 2017 года, наоборот, пришлось находить время и силы для всего, что требуется делать перед началом лета, плюс ещё придумывать и запускать много нового. Короче говоря, нужно было собраться, и тогда я снова начала хронометраж. Вот запись того времени:
«...уже неделя прошла, как делаю сплошной хронометраж, то есть все 24 часа все 7 дней в неделю. В очередной раз радуюсь, что в моём распоряжении есть эта кнопка «Форсаж». Стало заметно легче, хотя успевать я сразу стала больше. И удалось найти время, чтобы не только делать почти всё, что я должна, но даже и отдыхать. Это первая неделя за долгое время, когда я сплю по восемь часов в сутки 🙂»
Вообще техники тайм-менеджмента очень помогают мобилизовать силы. В том числе — в сложные периоды жизни, когда ресурсов не хватает, а задач много. А когда нужно просто отдыхать — можно и нужно ослабить самоконтроль.
Что вы думаете о хронометраже? Доводилось ли его делать в личной жизни или на работе? Буду рада вашим комментариям и вопросам.