Добрый день, Коллеги!
В данной статье мы хотели бы рассказать о возможностях упрощения работы делопроизводителя в WSS Docs.
Пакетная регистрация документов
Пакетная регистрация позволяет регистрировать одновременно неограниченное количество документов, к примеру, входящей корреспонденции.
Для пакетной регистрации достаточно задать либо количество регистрируемых документов, либо свободный диапазон регистрационных номеров. Для этого, в стандартном окне регистрации добавляется новый режим «Пакетно»:
При переходе в данный режим в окне регистрации отображаются новые поля:
- Кол-во — указывается кол-во карточек, которые должны быть созданы при пакетной регистрации;
- Диапазон — поле недоступно для редактирования, заполняется автоматически, в том случае если пользователь нажал на ссылку диапазона зарезервированных регистрационных номеров.
После заполнения одного из полей и выполнения регистрации, в WSS Docs автоматически создаются, регистрируются и распечатываются наклейки штрих-кодов для указанного количества карточек или для всех карточек из указанного диапазона.
Наклейки штрих кодов наклеиваются на первые страницы документов. Далее запускается процедура поточного сканирования документов и документы прикрепляются в карточки.
Поточное сканирование документов
Поточное сканирование предполагает сканирование бумажных документов и их загрузку в карточки с помощью наклеек со штрих-кодами. Данная возможность позволяет значительно сократить трудозатраты на ввод информации.
Краткое описание работы модуля:
1. Из карточки документа печатается штрих-код. Для этого необходимо нажать кнопку «Распечатать штрих-код» в поле файлов «Сканированный оригинал»
2. При нажатии на эту кнопку на специальном принтере наклеек распечатается штрих-код;
3. На наклейке, помимо самого штрих-кода, распечатается регистрационный номер карточки документа, в котором была нажата кнопка «Распечатать штрих-код»:
4. Наклейка со штрих-кодом наклеивается на первую страницу документа, скан. копию которого необходимо прикрепить в данную карточку.
5. Чтобы прикрепить документы в карточку необходимо открыть программу «WSS Docs поточное сканирование» и нажать «Сканировать».
6. Ход выполнения сканирования отображается в правой части окна программы.
7. Все страницы, находящиеся в сканере, будут сохраняться в данный документ до тех пор, пока сканер не дойдет до очередной титульной страницы со штрих-кодом.
8. Система автоматически распознает штрих-код на титульной странице и автоматически прикрепляет отсканированный документ к соответствующей карточке СЭД в поле «Сканированный оригинал».
Массовая печать документов для передачи на подпись
Для удобства печати файлов из карточек, поступивших для передачи на подпись реализована массовая печать таких файлов. Для этого в интерфейсе Регистратора «Делопроизводство» реализована:
- Возможность множественного выбора карточек в папке «На подпись»;
- Новая ссылка «Отправить на печать» в блоке с кнопками:
При клике на ссылку «Отправить на печать» открывается стандартное окно для выбора принтера. Пример:
При нажатии на кнопку «Печать» файлы из полей «Файлы документа», из выбранных карточек отправляются на печать.
Обращаем внимание, что подобную логику печати можно реализовать в любой папке, в любом интерфейсе WSS Docs!
Уважаемые коллеги, если вас заинтересовало одно из решений, обращайтесь, пожалуйста, к нам. С радостью ответим на все вопросы и расскажем о других интересных решениях!
Телефон: +7 (495) 269 07 38 доб. 107
Свяжитесь с нами: ezadorozhniy@wss-consulting.ru
Внедрение систем электронного документооборота WSS Docs и корпоративного Интранет портала WSS Portal
Офис в Москве: Варшавское шоссе, д. 26
Офис в Екатеринбурге: ул. Малышева, д. 51 БЦ «Высоцкий», офис № 23/01