▶ Возможности: в случае истребования документы, оформленные в электронном виде по форматам, утвержденным ФНС, рекомендуется представлять в налоговые органы в исходном виде. Документы, которые изначально составлены в электронной форме, но не по формату ФНС, а затем визуализированы на бумажный носитель можно представить в виде скан-образов.
В соответствии с НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы (п.1 ст.93 НК РФ). Порядок представления истребуемых документов закреплен в п.2 ст.93 НК РФ, согласно которому документы могут быть:
- представлены проверяемым лицом лично или через представителя;
- направлены в налоговый орган по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика, в том числе в электронной форме по форматам, установленным ФНС.
В Письме от 08.11.2023 N ЕА-4-26/14162@ ФНС разъяснила порядок передачи истребуемых документов в электронном виде.
Порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика утвержден Приказом ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@.
Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика в электронной форме:
- в виде скан-образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов), в том числе, визуализированных на бумажный носитель в случае изначального составления в электронной форме,
- по форматам, установленным ФНС России - в том виде, в котором они составлены налогоплательщиком.
В связи с этим, ФНС рекомендует, представлять документы, составленные по установленным форматам в исходном виде без преобразования в скан-образы.
Актуальный перечень утвержденных ФНС форматов электронных документов приведен в Приложении к письму.
▶ На заметку: ФНС ежегодно разрабатывает и утверждает электронные форматы для различных документов. Отмечается, что использование электронных форматов документов позволяет бизнесу автоматизировать внутренние процессы работы с документами, ускоряет взаимодействие с контрагентами и помогает сэкономить деньги, учитывая возрастающие затраты на бумажные документы.
Напомним, что налоговое законодательство не обязывает организации составлять первичные документы в электронном виде только по утвержденным ФНС форматам. В случае истребования такие документы можно представить в бумажном виде с отметкой о подписании электронной подписью либо в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью.
В Письме ФНС от 29.09.2023 N Д-5-26/56@, направленном для использования в работе нижестоящими налоговыми органами, ФНС сообщала о недопустимости истребования налоговыми органами скан-образов документов или визуализированных на бумаге документов в случаях, когда такие документы были составлены налогоплательщиком в XML-форматах, утвержденных ФНС России.
* Статья содержит ссылки на правовые акты и аналитические материалы СПС КонсультантПлюс. Для полноценного изучения материала оставьте заявку на сайте и получите демо-доступ к системе на 48 часов.