Тайм-менеджмент как понятие появился ещё в 30-е годы прошлого столетия. Сейчас об управлении временем не слышал разве что глухой. Тайм-менеджмент прочно вписался в современные образовательные программы, коучинг и системы личностного развития. Но тем не менее едва ли не каждый первый всё ещё продолжает «ничего не успевать». Причина – в психологии. Ведь мало знать техники управления временем, их нужно подружить с собственными рабочими привычками.
Матрица Эйзенхауэра, тайм-менеджмент по помидору, канбан… Техник управления временем множество, и каждая из них по-своему хороша и находит ценителей, для которых становится рабочим инструментом. Объединяет их, пожалуй, одно: нужно определить задачи, а дальше – работать с ними по схеме. Так что же мешает?
Неучтёнка
1. Небольшая, но обязательная.
Помимо непосредственных рабочих задач каждый день любого сотрудника ждут вроде бы небольшие, но тем не менее обязательные к выполнению таски. Проверка почты, совещания, планёрки, летучки…
2. Социальная.
Если работа в офисе, есть коллеги, которые требуют общения, причём не всегда по рабочим вопросам. Добавляем сюда соцсети, постоянную проверку телефона, получится вполне внушительная по времени нагрузка.
3. Для души.
Каждый что-то использует для переключения и передышки. Например, онлайн-играм в рабочее время отдают предпочтение 15% сотрудников отечественных компаний. Сюда же отнесём дополнительные просмотр непрофильного видеоконтента, кофе-брейки и чаепития.
Каждое из этих небольших дел вроде бы отнимает не так много времени. Другой вопрос, что объективно оценить затраты без точного подсчёта сложно. Может казаться, что проверка электронной почты отнимает всего 10-15 минут, а на деле на это уходит гораздо больше времени.
Берём под контроль
Главное – понять, сколько времени уходит в действительности на рабочие задачи и обоснованные или необоснованные отвлечения. Сделать это можно самыми разными способами: записывать в блокноте, запускать счётчик времени. Но самым объективным и простым с точки зрения трудозатрат и психологии становится автоматический учёт рабочих часов и минут.
Всё, что нужно – это установить систему учёта рабочего времени. Например, CrocoTime. Почему говорим именно о системе: такое ПО работает как бы само по себе – не отвлекает и не требует постоянной концентрации на отметках времени, зато в финале даёт исчерпывающую информацию о потраченных часах. CrocoTime, к примеру, покажет:
- чем именно занимались каждую минуту рабочего дня;
- разделит время на продуктивное (в которое шла работа над непосредственными задачами) и отвлечения (когда уж откровенно не работалось);
- обозначит самые массивные временные затраты прямо с указанием использованных ресурсов: затянул «ютубчик» своими роликами про котиков или одна серия сериала превратилась в марафон – это точно станет очевидным.
Такой поминутный расклад даст понимание собственных рабочих привычек, а это – залог повышения эффективности. Главное – не паниковать, а адекватно отреагировать на беспристрастную статистику и начать «работу над ошибками».
Что делать?
Конечно, всё зависит от конкретных результатов, но по опыту можно сказать, что действенным оказывается:
- вписать в список задач даже самые мелкие профессиональные таски: проверку почты, летучки, планёрки и т.п. В конце концов, это обязательные дела;
- регулярно обращаться к данным учёта рабочего времени, чтобы отслеживать динамику изменений: удалось сократить количество кофе-брейков – отлично, так держать; сэкономленное время пошло на профильные задачи – очень хорошо, нет – продолжаем работать с концентрацией.
Понимание собственных рабочих привычек, которое появляется с детальным учётом рабочего времени – мощный инструмент повышения продуктивности. Тем более, что любые привычки можно как внедрить, так и изменить, считают психологи, при этом отдавая ключевую роль именно учёту изменений. А в этом деле система CrocoTime – идеальный инструмент для фиксирования прогресса.