О том как проводить эффективные совещания можно прочитать в этой статье. А эти шаблоны и примеры документов позволят вам лучше подготовиться и провести эффективное совещание.
Чек-лист руководителя для эффективного проведения совещания
Дата совещания: ______________________
Тема совещания: ______________________
Участники совещания: ______________________
Перед совещанием:
[ ] Определи цель и задачи совещания, а также необходимость его проведения.
[ ] Выбери подходящий формат и участников совещания, а также определи их роли и ответственности.
[ ] Составь и распространи повестку дня совещания, в которой укажи время, место, темы и порядок обсуждения каждого пункта.
[ ] Подготовь необходимые материалы, технические средства и инструменты для проведения совещания, а также убедись, что они работают исправно и доступны для всех участников.
[ ] Информируй и мотивируй участников совещания, предоставляя им дополнительную информацию, задания или вопросы по теме совещания, а также признавая их компетенции и вклад.
Во время совещания:
[ ] Открой совещание вовремя, приветствуя участников, представляя цели и задачи совещания, повторяя повестку дня, уточняя роли и ответственности, а также устанавливая правила и ожидания.
[ ] Проведи совещание в соответствии с повесткой дня, управляя временем, обеспечивая конструктивное обсуждение и принятие решений, а также используя различные техники и инструменты для фасилитации и модерации процесса.
[ ] Закрой совещание, подводя итоги, оценивая эффективность, а также договариваясь о дальнейших действиях, а также благодаря участников за их присутствие и участие.
После совещания:
[ ] Запиши и документируй ход и результаты совещания, подготовив и распространив протокол совещания, а также определив план и ответственных за реализацию решений и действий.
[ ] Следи за выполнением и реализацией результатов и решений совещания, устанавливая сроки, способы контроля и отчетности, а также назначая следующее совещание, если необходимо.
Пример информационного письма для участников совещания
Подготовь информационное письмо перед проведением совещания, на основании этого пример, и разошли его участникам.
Уважаемые коллеги!
Приглашаем вас принять участие в совещании, которое состоится 15 февраля 2024 года в 10:00 в конференц-зале нашего офиса. Цель совещания - обсудить результаты работы за прошлый год и планы на будущий.
На совещании будут рассмотрены следующие вопросы:
- Анализ выполнения плана по объему продаж, прибыли и рентабельности;
- Оценка качества обслуживания клиентов и уровня их удовлетворенности;
- Разработка стратегии развития и продвижения нашего бренда на рынке;
- Определение приоритетных направлений и задач на 2024 год;
- Награждение лучших сотрудников и подразделений.
Прошу вас подготовиться к совещанию и предоставить отчеты о своей деятельности, а также предложения по улучшению работы компании. Просьба подтвердить свое участие в совещании по электронной почте до 10 февраля 2024 года.
С уважением,
Директор по маркетингу ООО "Рога и копыта"
Иванов Иван Иванович
Пример протокола совещания
Подготовь протокол после проведения совещания, на основании этого пример, и разошли его участникам.
ООО "Рога и копыта"
Отдел маркетинга
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ № 2
г. Москва
«20» февраля 2024 года
Присутствовали: Смирнов С.М. - менеджер по маркетингу, Иванова И.И. - специалист по рекламе, Петрова П.П. - специалист по SMM, Сидорова С.С. - специалист по SEO, Васильева В.В. - специалист по аналитике.
Председательствовал: Смирнов С.М.
Вел протокол: Васильева В.В.
Повестка дня:
1. Оценка эффективности рекламной кампании в интернете и СМИ.
2. Разработка плана продвижения нашего бренда на новых рынках.
3. Подготовка к участию в выставке "Мир рекламы 2024".
4. Решение текущих вопросов и проблем.
Ход совещания и принятые решения:
1. По первому вопросу выступила Васильева В.В., которая представила отчет об эффективности рекламной кампании в интернете и СМИ. Из отчета следовало, что рекламная кампания привлекла более 100 тысяч посетителей на наш сайт, из которых 10 тысяч совершили покупку, а также увеличила узнаваемость нашего бренда на 15%. Участники совещания оценили результаты рекламной кампании как положительные и поблагодарили Васильеву В.В. за ее работу. Решено: продолжить рекламную кампанию в интернете и СМИ, а также провести дополнительный анализ поведения и отзывов клиентов.
2. По второму вопросу выступил Смирнов С.М., который представил проект плана продвижения нашего бренда на новых рынках. Из проекта следовало, что компания планирует войти на рынки Китая, Индии и Бразилии, для чего необходимо адаптировать нашу продукцию и сервис к местным особенностям, а также разработать специальные предложения и акции для потенциальных клиентов. Участники совещания обсудили проект плана продвижения и высказали свои замечания и предложения по его улучшению и реализации. Решено: утвердить проект плана продвижения с учетом внесенных поправок и назначить ответственных за его исполнение.
3. По третьему вопросу выступила Иванова И.И., которая представила проект подготовки к участию в выставке "Мир рекламы 2024". Из проекта следовало, что компания зарегистрировалась на выставке, которая пройдет с 10 по 15 марта 2024 года в Москве, и получила стенд площадью 20 кв. м. Для участия в выставке необходимо подготовить презентационные материалы, сувениры, каталоги и визитки, а также обеспечить доставку, монтаж и демонтаж стенда. Участники совещания одобрили проект подготовки к участию в выставке и высказали свою готовность к сотрудничеству. Решено: утвердить проект подготовки к участию в выставке и разработать план мероприятий по его реализации.
4. По четвертому вопросу выступили Петрова П.П. и Сидорова С.С., которые представили свои текущие вопросы и проблемы. Петрова П.П. сообщила, что она столкнулась с трудностями в продвижении нашего бренда в социальных сетях, так как конкуренты активно используют негативный маркетинг и распространяют ложную информацию о нашей компании. Сидорова С.С. сообщила, что она заметила снижение позиций нашего сайта в поисковых системах, так как поисковые алгоритмы изменились и требуют новых подходов к оптимизации. Участники совещания выслушали вопросы и проблемы Петровой П.П. и Сидоровой С.С. и предложили свои решения и советы. Решено: разработать стратегию по борьбе с негативным маркетингом и восстановлению репутации нашего бренда в социальных сетях, а также провести аудит и корректировку нашего сайта в соответствии с новыми требованиями поисковых систем.
Совещание продолжалось 2 часа и закончилось в 12:00. Протокол совещания будет распространен среди участников по электронной почте в течение дня. Следующее совещание запланировано на 27 февраля 2024 года в 10:00.
С уважением,
Менеджер по маркетингу ООО "Рога и копыта"
Смирнов Сергей Михайлович
А если материал понравился, не забудьте поставить палец вверх 👍 и подписаться на канал.