В начале рабочего пути бухгалтер-калькулятор должен привыкнуть к десяткам нюансов: от отслеживания финансовых операций в заведении до выявления недостач при инвентаризации. Однако чем глубже погружаешься в профессию, тем больше тонкостей можешь обнаружить — и они помогут работать проще и продуктивнее. В статье — несколько таких нюансов.
Кассовые отчёты
Бухгалтер-калькулятор не должен работать с кассовыми отчётами. В вашу зону ответственности входит только то, что относится к товарно-складскому учёту, что связано с товародвижением. Вы должны уметь показать картину товарооборота в заведении и представить каждый этап производства в цифровом выражении. Кроме того, следите за данными инвентаризации и изменениями закупочных цен.
Инвентаризации
Желательно не затягивать разбор инвентаризации и проводить его за 3 дня:
День 1 — внесение данных в учётную систему.
День 2 — разбор документов и анализ движения товаров.
День 3 — сдача отчётности.
Бывает так, что у ресторана несколько филиалов и между ними происходят частые перемещения продуктов. Если при этом бухгалтеру передают информацию нерегулярно, разбор может занимать до 10 дней. Лучше избегать таких ситуаций, потому что результаты будут необъективными.
Объединение позиций
Чтобы на этапе внесения товаров в базу не было пересортицы, вы можете их объединить. Есть два способа сделать это:
№1:
- Создать новый товар «Х в ассортименте».
- Пересчитать остатки по товарам, которые вы будете объединять.
- Провести инвентаризацию и обнулить «старые» товары. Зафиксировать фактическое количество «нового» товара.
- В последней приходной накладной перед инвентаризацией поставить на приход «Х в ассортименте».
- Проверить техкарты со старыми позициями, заменить их на новые.
Способ 2:
- Создать новый товар «Х в ассортименте».
- Создать акт переработки старых позиций на одну новую. У вас появится остаток и цена этого товара.
- Проверить техкарты со старыми позициями, заменить их на новые.
Если вы хотите разъединить несколько схожих позиций, те же действия нужно произвести в обратном порядке.
Учёт разных материальных ценностей
В программу учёта можно добавлять не только продукты, из которых вы готовите, но и другие товары: губки, средство для мытья посуды, пластиковые тарелки и т. д. Кроме того, чтобы считать эти товары во время инвентаризации, можно делать это не вручную, а по весу: измерить вес целой упаковки и одной штуки. Это сократит ваше время и упростит инвентаризацию.
Рецептура новых блюд
Когда шеф-повар создаёт новое блюдо, он должен передавать вам следующие данные: брутто, нетто и выход. После этого вы должны уметь самостоятельно посчитать процент отходов. Если вам не дадут все нужные цифры, придётся додумывать за производством или даже искать данные в интернете. В теории это может сработать, но скорее всего, картина в учёте не будет соответствовать реальности.
Эталонные полуфабрикаты
Расчёт полуфабрикатов на 1 кг считается эталонным. Иногда это удобно, но, как правило, на производстве создаётся гораздо больше продуктов: например, 10 кг теста в пиццерии. Будет проще оформить техкарту именно с этим количеством продукта. Это сделает оцифровку производства в учётной системе быстрее и в целом реалистичнее.
Вода в техкарте
Воду в ТТК указывать необходимо: она влияет на выход блюд и является неотъемлемой частью технологического процесса. Например, указывать в техкарте американо только кофейное зерно было бы странно — вода играет не менее важную роль. Она не влияет на себестоимость, но по требованию проверяющих органов её необходимо указывать в документах, так же, как и лёд.
И последний совет: обязательно используйте сервисы автоматизации документооборота, чтобы в несколько раз сократить издержки на рутинные задачи. Это поможет вам настроить процессы в бухгалтерии заведения и работать быстрее и эффективнее.