Есть стереотип, что финансы – область сложная и практическая невозможная для исследования и изучения. Есть много факторов, значительно влияющих на эту корпоративную составляющую. Операции, как правило, сквозные и проходят через несколько служб/департаментов, из-за чего сложно максимально детализировать процесс. Но это только стереотип.
Для правильного управления финансами нужно получить все данные и аккумулировать их в одном пространстве, чтобы точно контролировать нужные метрики, способные влиять на расходы и рост оборотного капитала.
Процессная аналитика – или Process Mining – как раз нацелена именно на это. Любые «трения» финдепа могут быть ликвидированы благодаря анализу процессов realtime и постоянному улучшению. Это позволяет значительно экономить за счет дополнительного оборотного капитала и искусственного интеллекта, которые уменьшают время обработки и разрешают «узкие места». Так сильно проще контролировать процесс для получения актуальных отчетов и его соответствию внутренним регламентам, убрать дублирование информации и адаптировать пользователей к ERP.
Проблемные места в управлении финансами
- Отчетность в Excel
Давайте начнем с того, что сохранение целостности данных в рамках ERP-системы становится ключевым аспектом для успешной отчетности. Тем не менее, внедрение ERP часто сталкивается с трудностями, и до половины проектов не соответствуют ожиданиям. Смоделированные процессы не всегда согласуются с реальностью, а существующие процессы вынуждены адаптироваться под систему. В результате сотрудники упускают необходимые данные при заполнении документов, вносят информацию, которая не всегда является достоверной, но необходима для «согласования» отчетности, и при этом продолжают использовать Excel параллельно с системой.
- Ошибки, связанные с человеческим фактором
«Кредиторка» и «дебиторка» играют важную роль в оптимизации оборотного капитала. Обычно клиенты, оплачивающие наличными со скидками, независимо от просроченных сроков оплаты, долгого времени выставления счетов и различных сложностей значительно замедляют процесс получения средств. Получаем, что кредиторская задолженность борется с задержками из-за пресловутого «человеческого фактора», что подвергает риску своевременные платежи и систему формирования скидок.
Польза Process Mining в управлении финансами
Процессная аналитика дает возможность получения фактических данных из корпоративных информационных систем, их анализа и реакции на изменения в режиме реального времени. Это позволяет:
- Гарантировать соответствие требованиям и формировать точные актуальные отчеты.
Глубинный анализ бизнес-процессов демонстрирует реальную картину, как выполняются процессы внутри компании. Выявляются «узкие места», где возможны дублирование информации и отчетности, что делает видимыми потенциальные улучшения, направленные на избежание избыточности. Пользователи могут быстрее адаптироваться к системе, исключив лишние шаги.
- Оптимизировать оборотный капитал.
На четких конкретных основаниях намного легче разработать план по совершенствованию бизнес-процессов, а именно – исключения необязательных этапов или автоматизацию рутины. Это помогает сократить время обработки запросов, следить за сроками оплаты и точно рассчитывать размеры скидок для клиентов, основываясь на актуальной информации.
- Внедрить «бесконтактное» выставление счетов.
Process Mining помогает выделять возможности для автоматизации, что приводит к внедрению «бесконтактного» выставления счетов. Уменьшение ручного труда и связанных с ним ошибок позволяет команде фокусироваться на ключевых задачах, требующих человеческого мышления вместо рутинной работы.
- Исключить дублирование оплат.
Современные инструменты класса процессной аналитики позволяют настроить сценарии реагирования на различные события в системе. В сочетании с искусственным интеллектом, эта технология выявляет дважды оплаченные счета и предотвращает подобные ошибки в будущем.
По материалам ProcessMi