Что такое счет на оплату, что в нем должно быть и обязаны ли компании его предоставлять. На все вопросы отвечаем в этой статье.
Счет на оплату – это документ, который компания-продавец выставляет компании-покупателю для оплаты последним товаров или услуг, прописанных в договоре.
На данный момент не существует стандартизированной формы счета, поэтому предприниматели и организации имеют право разработать собственный шаблон.
Однако документ обязательно должен включать в себя следующие сведения:
- дата составления и номер счета,
- наименование и адрес плательщика, его ИНН и КПП,
- наименование и адрес получателя денежных средств, а также его банковские реквизиты,
- наименование товаров, работ или услуг,
- количество и стоимость по каждому наименованию,
- итоговая сумма с учетом НДС (если НДС отсутствует, это тоже нужно указать),
- должность и подпись лица, составившего счет, а также печать компании,
- срок действия счета.
Счет не является первичным учетным документом, поэтому выставлять его необязательно, так как он не подтверждает хозяйственные операции в отличие от акта, накладной или счета-фактуры. Как правило, компании делают это для удобства оплаты. К тому же счет помогает поставщику защитить себя, если покупатель не оплачивает товары или услуги вовремя, ведь в нем прописаны сроки оплаты и неустойка за просрочку.
Однако в некоторых случаях выставление счета является обязательным:
1. Если обязательство выставить счет прописано в договоре, который включает в себя условие об оплате на основании счетов. Это касается, например, счетов по коммунальным услугам, потому что узнать их количество и сумму за месяц можно только из этого документа. Также зачастую счет необходим покупателю для внутреннего учета, поэтому он и требует добавить данный пункт в договор.
2. Если счет заменяет договор: представляет собой оферту и включает в себя все существенные условия контракта (наименования и цену товара или услуг, порядок и сроки расчетов). В таком случае договор считается подписанным в простой письменной форме. Акцептом контрагента по счету-оферте может стать:
- подпись,
- частичная или полная оплата,
- возврат документа продавцу в письме по электронной почте, где он полностью соглашается с условиями договора. Данный способ сработает только в том случае, если можно будет достоверно установить, что письмо написал именно покупатель.
Еще один частый вопрос – может ли счет-фактура заменить счет на оплату? Счет-фактура – это налоговый документ установленного образца, который подтверждает факт передачи товаров или оказания услуг. Оформляет счет-фактуру продавец, а покупатель на его основании может принять к вычету НДС. Данный документ можно использовать вместо счета на оплату, если в нем указаны все необходимые сведения: стоимость услуг, реквизиты, сроки оплаты и т.д.
Иногда в ходе проверок налоговая служба требует от компании предоставить счета на оплату. Однако если вы не получали их от контрагента, то нужно просто указать это в письме и отметить, что оплата проходила по другим документам, например, накладным. Налоговая не имеет права требовать счета, если их нет. Но если подобное случилось с Вами, то приходите на юридическую консультацию в Центр Защиты Бизнеса Ирины Смирновой, и наши специалисты расскажут, как вести себя в этой ситуации и не получить штраф.