«Инструкция пехотного полка Полковнику», утверждённая 8-го декабря 1764 года, предписывала Командирам полков отсылать объявления о смерти нижних чинов по месту их жительства :
«… а когда солдаты, быв в службе или при полку, умирать станут, а жены их и прижитые в крестьянстве дети находятся не при них, а в тех деревнях, откуда они в солдаты отданы, о таковых от полков в те города, для обьявления женам их о смерти писать, дабы они, бывши сведомы, за других за муж беспрепятственно идти могли…».
Подобные сообщения должны были оформляться на официальных бланках.
Так, 13-го июля 1845 года Командир Гренадерского Его Королевского Высочества принца Евгения Виртемергского полка полковник И. П. Зезевитов отправил донесение в Рязанское Губернское Правление, в котором сообщал о смерти солдата:
«…Минувшего Мая месяца 4-го числа помер в полковом лазарете рядовой вверенного мне полка Николай Еремеев, который по формулярному списку показывается:
Рязанской губернии, Зарайского уезда, сельца Арсеньева из крестьян княгини Коллежской Ассесорши Марьи Черкасской, оставил на родине жену Прасковью Павлову.
Довожу о сём до сведения Рязанского Губернского Правления, для зависящего от онаго распоряжения, по объявлению упомянутой солдатке о смерти мужа её и выдаче ей билета, на получение из Рязанского Гарнизонного Батальона паспорта, о снабжении коим Командиру Гарнизонного Батальона сообщено с сим вместе..» .
В свою очередь 4-го августа Губернское Правление предписало объявить о смерти Зарайскому Земскому Суду:
«…г. Командир Гренадерского Его Королевского Высочества принца Евгения Виртемергского полка уведомляет о смерти рядового вверенного ему полка Николая Еремеева, который по формулярному списку показывается Рязанской губернии, Зарайского уезда, сельца Арсеньева, где осталась жена его Прасковья Павлова, (о) снабжении которую вдовьим паспортом сообщено уже к Командиру Рязанского Гарнизонного Батальона.
Почему 1-е Отделение Рязанского Губернского Правления, сообщая онаму Суду, требует объявить о сём солдатке Прасковье Павловой и выдать ей билет на получение от Командира здешнего Гарнизонного Батальона вдовьего паспорта с тем, чтобы он, сей Суд о исполнении сего уведомил прямо от себя г. Командира онаго полка, квартирующего в лагере при крпости Нарве и сие отделение…» .
29-го сентября Зарайский Земский Суд отчитался о выполнении:
«… Во исполнении предписания онаго Правления от 4 августа 1845 года сей Суд доносит, что Зарайской округи села Срезнева солдатке Прасковье Павловой о смерти мужа ея рядового Гренадерского Его Королевского Высочества принца Евгения Виртемергского полка Николая Еремеева объявлено, о чём Командир того полка уведомлен отношением сего числа…» .