Правила работы с отчетом ЕФС-1 изменились — разбираемся, как теперь выглядит форма и как её заполнять.
Коротко о том, что такое ЕФС-1
ЕФС-1 расшифровывается как «Единая форма сведений». Полное название — «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Это отчет, объединивший в себе сразу несколько отчетов для двух бывших социальных фондов: ФСС и ПФР. Сейчас эти фонды объединены в один — Социальный фонд России. Документ содержит информацию о трудовой деятельности работников, их страховом стаже и взносах. Он состоит из титульного листа и двух разделов, каждый из них нужно подавать в свое время.
Форма отчета начала действовать с 1 января 2023 года и остается обязательной для всех работодателей, у которых в подчинении есть наемные сотрудники.
1 января 2024 года в силу вступила новая форма отчета — сегодня разберемся, что конкретно изменилось, как теперь заполнять и подавать ЕФС-1.
Новая форма отчета ЕФС-1 с 1 января 2024 года
Обновленные правила составления отчета приводятся в Приказе Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации от 17.11.2023 № 2281. Разберем ключевые моменты.
Новые коды
Важное изменение — появление новых кодов в отчете. Их нужно указывать на титульном листе и в подразделе 1.1.
Новые коды для титульного листа нужно вписывать в поле «Код категории страхователя – физлица».
Вот что нужно указывать в этом поле:
ИП01 — ИП,
ИП02 — главы крестьянских (фермерских) хозяйств, зарегистрированные как ИП,
ФЛ01 — физлица, производящие выплаты физлицам,
ФЛ02 — адвокаты,
ФЛ03 — нотариусы,
ФЛ04 — арбитражные управляющие,
ФЛ05 — патентные поверенные,
ФЛ06 — оценщики,
ФЛ07 — медиаторы.
Появились новые коды для графы 5 «Трудовая функция»:
0 — бессрочный трудовой договор,
0.1 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев,
0.2 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев,
1 — трудовой договор по совместительству,
1.1 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев,
1.2 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.
А вот новые коды для графы 6 «Код выполняемой функции»:
ОСОБ — для некоторых сотрудников государственных органов,
ДИСТ — дистанционная работа,
НДОМ — надомная работа,
НЕПД — неполный рабочий день,
НЕПН — неполная рабочая неделя,
ДГПХФЛНС — договор гражданско-правового характера, по которому ИП должен уплачивать страховые взносы на травматизм,
ДАВТФЛНС — договор авторского заказа, по которому ИП уплачивает страховые взносы на травматизм.
Как теперь указывать код ОКЗ
В подразделе 1.1 мы видим графу 6 «Код выполняемой функции». В этой графе также пишется код по Общему классификатору занятий (кратко ОКЗ).
В прошлом году этот код был нужен для 7 кадровых мероприятий, с 1 января к списку прибавилось еще одно. Вот полный перечень:
- Прием;
- Перевод;
- Увольнение;
- Приостановление;
- Возобновление;
- Начало договора ГПХ;
- Окончание договора ГПХ;
- Установление (присвоение) — это добавленное мероприятие, которое означает получение работником второй и последующих профессий/специальностей/квалификаций.
Для нового мероприятия нужно будет указать полученный работником класс, категорию, чин и так далее.
Новые правила для кадрового мероприятия «Переименование»
В 2023 году в подразделе 1.1 компании должны были указывать мероприятие «Переименование» в том случае, если бизнес менял название. С 1 января 2024 года для этого появились дополнительные основания:
- перевод сотрудника в другое обособленное подразделение;
- закрытие обособленного подразделения.
Важно не забыть указать регистрационные номера страхователя: старый и новый. Если он не изменился — указываем два одинаковых номера.
Дополнительный отчет подаем только на работниц в декрете
Форма ЕФС-1 содержит раздел о стаже (подраздел 1.2), внутри которого есть поле для досрочной сдачи отчета с основанием «Назначение выплат по ОСС». Дополнительный отчет нужен для того, чтобы можно было включить пособия в срок работы за текущий год, а не переносить их на следующий.
Напомним, что во всех остальных случаях раздел о стаже работников подается до 25 января следующего года.
Ранее предполагалось, что дополнительный отчет нужно будет подготавливать на всех сотрудников, которые заболели. В изначальном проекте формы законодатели указали два основания для подачи отчета:
- если сотрудник заболел и получил листок нетрудоспособности;
- если сотрудник подавал заявление о назначении ему пособия по уходу за ребенком.
В итоговом варианте основание осталось, но изменились случаи, когда нужно подавать отчет. Теперь его нужно отправлять только на беременных сотрудниц. То есть осталось два случая, когда нужно подавать ЕФС-1 дополнительно:
- если сотрудница подала заявление о предоставлении ей отпуска по беременности и родам до 1,5 лет,
- если сотрудник подавал заявление о назначении ему пособия по уходу за ребенком.
Как не пропустить сроки сдачи ЕФС-1
Сегодня мы разобрались в том, как изменился отчет ЕФС-1 с 1 января, но кроме изменений формы важно также помнить о сроках подачи подразделов. Ежемесячно в блоге мы публикуем календарь с видами и датами сдачи отчетов — предлагаем перейти и изучить список отчетности на январь.
А если не хотите изучать полный список со всеми отчетами — посмотрите только сроки отправки разделов ЕФС-1.
Напомним, что новая форма отчета ЕФС-1 реализована в программах:
— «1С:Бухгалтерия»
— «1С:Зарплата и управление персоналом»
Если вы заметили, что форма устарела — обновите программы. Так вы сможете избежать возможных ошибок при отправке и вопросов от налоговой. В нашем сервисе аренды 1С в облаке доступно три типа обновления: ручное, полуавтоматическое и автоматическое. Последний вариант позволит настроить установку обновлений на определенное время. За них не нужно доплачивать — обновления уже включены в стоимость выбранного тарифа.
Обе программы можно арендовать в облаке, а если никогда не пользовались этой версией 1С — подключите бесплатный пробный период на 14 дней. Этого времени будет достаточно, чтобы изучить функционал программ и оценить все преимущества.