В статье приводятся функции характерные для систем управления знаниями, разделенные на блоки по назначению. Каждая функция описывается кратко и если она является в больше степени рекомендованной с точки зрения целостной KMS, то указывается курсивом. Для каждого блока функций обозначается тип системы, для которой он наиболее характерен и для которой качественная реализация такого функционала наиболее значима: система управления контентом – CMS, система управления знаниями – KMS, платформа сервисов управления знаниями – KSP.
Базовый функционал [CMS]
- Функции низкоуровневой работы с системой хранения информации (данных) в рамках текущего контекста (база данных, файловое хранилище, кэш)
- Управление конфигурированием на уровне системного администратора
- Обработка ссылок и параметрических запросов на получение информации (данных)
- Кэширование (вывода, значений, сеансов клиентов, запросов, элементов интерфейса)
- Инфраструктура подключения сторонних библиотек кода
- Управление потоком системных задач (при необходимости распределения вычислительной нагрузки)
- Функции импорта/экспорта данных в типовые или целевые форматы
- Управление ресурсными файлами системы (загружаемые скрипты, изображения, шрифты, стили, строки)
- Управление системными и пользовательскими сообщениями (о событиях, действиях)
- Поддержка электронной почты (подтверждение почтового адреса, уведомления на почту, рассылки)
- Получение метаданных о системе, об информации в системе
- Поддержка совместимости с актуальными ИТ-стандартами по выводу через UI (для web – XHTML, HTML5, UTF-8) и API (REST, JSON, XML, CSV, RSS)
- Набор сервисных программных инструментов для контроля целостности и работоспособности системы, для выполнения задач системного администратора
- Программные инструменты развертывания экземпляра системы и поддержки его актуальной версии из репозитория кода (при необходимости)
Безопасность [CMS]
- Защита от спама (включая «черные» списки)
- Защита от вандализма (включая авторизацию клиента системы и ограничения по количеству и объему изменений)
- Блокировка доступа по учетным записям или по IP
- Модерация до и/или после публикации
Управление ролями и учетными записями [CMS]
- Политика, процедуры и инструменты идентификации, аутентификации, авторизации пользователей (включая правила паролей, входа, сеансов)
- Администрирование учетных записей (выделение, приглашение, объединение, удаление, проверка активности)
- Различные типовые и настраиваемые уровни разрешений по работе с информацией (данными) и функционалом
- Назначение постоянных или временных разрешений пользователям
Интерфейс пользователя [CMS]
- Гибкие настройки макета и формата интерфейса пользователя: персонализация стилей (CSS), форматирование в зависимости от содержания, изменение макета, переключение между обложками
- Персональные настройки для интерфейса пользователя: применение персональных стилей (CSS), переключатели поведения, настройка шрифтов и языка интерфейса
- Персонализированный вывод сводной информации пользователю (панель инструментов) по задачам, контенту, взаимодействию, отслеживаемым индикатором
- Настраиваемое меню пользователя и персонализация основного и дополнительных меню и панелей инструментов
- Многоязыковая поддержка
- Настройка правил приватности пользователя (согласие, уведомление)
- Справочная подсистема с описанием возможностей функционала и правил работы, с подсказками по работе c UI для пользователей и с API для разработчиков
Редактирование контента [CMS]
- Форматирование контента (шрифт, начертание, цвет) с помощью визуального редактора и/или разметкой (например, HTML-теги или markdown-разметка)
- Возможность редактировать единицу контента целиком и по фрагментам (с функцией предпросмотра)
- Комментирование вносимых изменений
- Поддержка управляющих инструкций (разметки) для включения динамических данных и переменных
- Поддержка управляющих инструкций (разметки) для изменения способа и формата ввода, хранения и вывода контента
- Поддержка цитирований и ссылок на источники (внешние ресурсы)
- Управление предыдущими версиями контента и маркировка версий
- Маркировка несуществующей единицы контента
Структурирование контента [CMS]
- Возможность создавать и управлять разделами знаний
- Возможность создавать и управлять типовыми и служебными разделами
- Включение одних элементов контента в другие
- Подчинение одних элементов контента другим
- Специальная разметка ссылок на единицы контента и их фрагменты с параметрами или без (внутри системы и на внешние ресурсы)
- Автоматическая сборка содержания (единиц контента для вывода)
- Иерархические и фасетные классификации единиц контента и их фрагментов (распределение по категориям и назначение содержательных тегов)
- Списки и заголовки с автоматической нумерацией и с несколькими уровнями вложения
- Автоматическое построение указателей, перечней, структур и схем связей единиц контента и их фрагментов
Управление семантической моделью [KMS]
- Описание семантических элементов и их отношений (семантическая аннотация в формате RDF/SPARQL или аналогичном)
- Контроль семантической модели (корректность описания, целостность, связанность)
- Специальный режим приема информации в систему с автоматической разметкой элементов семантической модели (UI-формы, API-функции)
- Поддержка семантической модели для подсистемы поиска и запросов
- Обзор семантической модели (метаданные, семантические единицы, связи, типы, параметры, правила вывода, обработки)
- Поддержка параметризированных типов и форматов вывода данных на основе обработки семантической модели
Мультимедиа [CMS]
- Управление загрузкой файлов (загрузка одного и множества файлов, просмотр/прослушивание и добавление описания, управление размером и форматом, журнал загрузки, проверка прав пользователя для загрузки)
- Организация хранения файлов и управление хранилищем (поиск, обновление, дубликаты, версии, контроль размера)
- Встраивание мультимедиа в контент с возможностью привязки управляющих инструкций (разметки)
- Поддержка форматированного вывода графиков, схем, математических формул, специальных символов, иероглифов, иконок и других элементов визуализации
Контроль контента [CMS]
- Отслеживание пользователем сделанных изменений другими клиентами системы (управление списком отслеживаемых единиц контента)
- Отслеживание действий пользователя с контентом (вносимых изменений), журнал изменений контента
- Поэлементное сравнение изменений, внесенных в единицу контент (в интерфейсе пользователя или выгрузкой изменений через API)
- Поэлементное сравнение нескольких единиц контента (с учетом их версий)
- Автоматические списки добавленных и измененных единиц контента
- Автоматические списки устаревших единиц контента или фрагментов (по сроку давности изменений, пользовательские установки)
- Автоматические списки типовых ошибок контента
- Контроль ссылок между единицами контента и их фрагментами
- Контроль обработки информации на различных этапах модели сборки, поиск ошибок обработки
- Управление журналами событий системы и действий пользователей по отдельным видам и по группам
Поиск и запросы [CMS]
- Полнотекстовый поиск
- Поиск по заголовкам элементов контента
- Поиск единиц контента, ссылающихся на заданную единицу контента или её фрагмент
- Поиск информации о пользователе
- Поиск мультимедиа
- Форма поиска и запросов с указанием параметров и с использованием формального языка запросов (UI)
- Возможность получение результатов поиска и обработки запросов через API
- Поддержка разных уровней доступа к результатам поиска
- Статистическая информация о контенте и пользователях
Обратная связь [CMS]
- Контроль и журналирование исключительных ситуаций
- Инструменты предварительного тестирования и отладки контента и функционала
- Мониторинг использования (метрики и инструменты наблюдения за поведением пользователя на веб-ресурсе или в приложении, метрики по API-запросам)
- Сбор отзывов пользователей (например, для веб-ресурса такие функции как «была ли страница полезной» или «сообщить об ошибке на странице»)
- Система контекстных опросов пользователей или подключающихся по API систем
- Анализ рекомендаций, рейтингования и обсуждения единиц контента
Поддержка совместной работы (комьюнити) [KMS]
- Система межпользовательских сообщений, уведомлений и напоминаний
- Разрешение конфликтов совместного редактирования (блокировка, синхронизация, сравнение)
- Ведение обсуждений и комментирование содержания (с возможностью уведомления о ходе обсуждения и комментирования)
- Мониторинг и отображение действий пользователей в системе, включая список пользователей, читающих и изменяющих единицу контента
- Мониторинг (оценка) вклада пользователя (редактирование, комментирование, участие в опросах, рейтингование контента)
- Стандартные и пользовательские процедуры совместной работы с единицей описания знаний или её фрагментами
- Передача задачи по редактированию единицы описания знаний назначенному пользователю
- Управление потоком задач совместной работы со знаниями
- Возможность итеративной проверки (модерирования) и утверждения информации с контролем версии и времени публикации
- Автоматическое подписание (указание авторства) вносимых правок, сообщений и комментариев
- Возможность ведения личного или совместного блога
- Рейтингование единиц описания знаний
- Взаимное оценивание пользователей
- Система рекомендаций автоматическая и пользовательская
Инфраструктура расширения функционала [KSP]
- Программируемые элементы, встраиваемые в единицы описания знаний (на одном из скриптовых языков или с помощью управляющих инструкций)
- Определение пользовательских переменных и вычисляемых выражений
- Добавление пользовательских управляющих инструкций (разметки) и настройка предустановленных в системе
- Возможность расширения API
- Возможность перехвата программных событий системы
- Правила и программная инфраструктура подключения специализированных дополнительных программных модулей (плагинов, библиотек, расширений), расширяющих функционал (включая управление, конфигурирование, связывание, извлечение метаданных, контроль версий)
- Инструменты эффективной локализации
Автор: Владислав Тюрин, эксперт по цифровой трансформации.
Примечание:
Определения некоторых используемых понятий приведены в статье: «40 понятий менеджмента знаний и компетенций».
Рекомендуются также для ознакомления статьи: «Знания, управление знаниями и системы управления знаниями» и «Модель сборки знаний».